マイナンバーの個人への通知開始まで、半年を切った。企業は限られた時間の中で、新制度への対応に向けた準備を進めなければならないが、その際にキーパーソンとなるのは、人事・総務部門の担当者。しかし、マイナンバーに関する業務について、「従業員から番号を教えてもらって、該当する書類に記載するだけでいいのでは」と安易に考えている人は未だに多いようだ。この状況に対して、「マイナンバーの取り扱いで情報漏洩のリスクが高い」と指摘するのが、オービックビジネスコンサルタント（以下、OBC）営業推進本部長の大原泉氏。会計システムの『勘定奉行』で知られる同社では、2015年10月、マイナンバーを、確実かつ安全に取り扱うための新たなサービス「OMSS＋ マイナンバー収集・保管サービス」の提供を開始する。企業のマイナンバー対策では実際にどんな業務が発生するのか、また、どのように準備を進めれば良いのか――。知っているようで知らないマイナンバーの“真実”を、OBCならではの新サービスの紹介も交えながら、大原氏に語っていただいた。
- 大原泉氏
- 株式会社オービックビジネスコンサルタント
取締役 営業推進本部 本部長
現在、OBC全体の戦略企画を立案・推進する取締役営業推進本部本部長に従事。
OBCの黎明期より営業本部責任者・販売推進本部責任者を歴任し、勘定奉行を中心とした「奉行シリーズ」の顧客認知および全国パートナー網の開拓に尽力する。
お客様に「奉行シリーズ」をお届けし、顧客満足度をどのように提供できるかをキーに、累計56万社の礎を築く。
企業にとってマイナンバーは“持っているだけでリスク”
OBCでは、企業向けにマイナンバーへの対応業務を実演・紹介する「マイナンバーセミナー」を全国各地で開催しています。反響はいかがですか。
マイナンバー制度に対する準備の進捗は、中堅・中小規模の企業では、まだ本格的には動き出していないように見受けられます。私たちの感覚でいうと、具体的な準備を始めている企業は全体の2割以下。それ以外の企業では、マイナンバー制度がもうすぐ始まるらしいという認識はあるものの、どういう内容なのかよく知らないとか、どうやって進めれば良いのかわからない、という状況にあるようです。
「実演でわかる！企業が行うマイナンバー収集・保管業務」セミナー
すべての企業に制度への対応が求められているなか、中堅・中小企業を中心に準備が遅れている原因は何ですか。
一番は私たちの努力不足も含め、制度に関する詳しい情報が企業の現場にきちんと提供されていない、浸透していないということでしょう。正確な情報を企業の人事・総務担当者が理解すれば、必ず危機感を感じて動かざるを得なくなるはずです。決してあおるつもりはありませんが、今回のマイナンバーへの対応は、あらゆる企業にとって大きな負担とリスクを伴うものなのです。「従業員から個人番号を教えてもらって、必要な書類に記入するだけじゃないの？」とよく聞かれますが、必要な番号を集めて照合するだけでも膨大な労力と時間がかかります。しかも担当者はその新たなタスクを、日々の業務と並行してこなさなければなりません。何よりもマイナンバーは、取り扱い全般に厳格な管理が求められ、万一漏えいや不正利用が発覚した場合には重い罰則が科せられる、特定個人情報です。企業にとっては、“持っているだけでリスク”と言っても過言ではありません。
制度開始までに、企業はどのような準備を行う必要があるのか教えてください。
マイナンバーの対応業務は、個人に配布された番号の取得から始まります。制度の運用開始までに、正社員だけでなく、準社員、パート・アルバイトなど非正社員を含めたすべての従業員本人とその扶養親族から、個人番号を収集し確認しなければなりません。たとえば従業員が30名ぐらいの企業だとしても、当然、結婚して家庭を持っている人がいるわけですから、その配偶者や扶養者を加えると、だいたい3～4倍になります。つまり、社内だけで100人近い個人番号を集めなければいけない。また、社外の有識者などに講演料や原稿料の支払いが発生する場合は、そうした個人支払先からの番号取得も必要です。誰が、どこで、どのような集め方をするかにもよりますが、仮に担当者一人が手作業で対応するとなると、法令に則った管理の徹底は困難でしょう。起こりうるリスクも増大するばかりです。
手作業ではミスや漏えいが生じ、担当者の負担も過大に
手作業で対応した場合、具体的にはどういうリスクや懸念事項が想定されるのでしょうか。
マイナンバーを取得する際に対面や郵送で集めようとすると、担当者はまず従業員一人ひとりと、都合を調整しなければなりません。従業員も業務の合間を縫って対応し、提出することになりますから、なかなか情報が集まらず、取得漏れや確認漏れが発生するリスクが高まります。また、営業所など拠点が遠隔地に分散している場合、多くは各拠点の責任者が番号を集めることになりますが、それをメールなどで本社の人事部に集約する際に、番号や本人確認書類の漏えい・紛失のリスクがあります。
マイナンバー取得後の業務プロセスについても、手作業ではやはり危険ですか。
番号を集めた後は保管作業が発生しますが、その方法として、例えば紙の台帳やExcelファイルで管理するのは、やはりセキュリティ面で不安です。漏えいや紛失、不正使用などのリスクは避けられないでしょう。番号を預かったり、修正したりといった作業履歴を逐一管理するのも、手作業では大変です。特にパートやアルバイトが多く、人の出入りが激しい会社では、漏れやミスが出やすく、担当者にとって過大な負担になりかねません。保管するマイナンバーを実務で利用する際も、法令遵守は絶対です。企業では社会保障と税の各種手続きを行うために、番号を必要書類に記載し、関係機関に提出するわけですが、先ほども申し上げたとおり、マイナンバーは特定個人情報ですから、定められた範囲を超えて使用することは許されません。違反した場合は罰則もあります。また、退職者や、従業員の扶養から外れた扶養親族が出た場合は、番号のデータや番号が記載された帳票等の廃棄を、迅速かつ確実に実行しなければなりません。利用から廃棄のプロセスにおいても、利用範囲の誤りや記載漏れ、廃棄漏れが起こりやすいので、手作業ではそのリスクを抑えるどころか、高めてしまうだけなのです。
なるほど。「持っているだけでリスク」とおっしゃった意味がわかってきました。
番号を集めて管理、利用する企業にとってリスクであるだけでなく、集められて管理、利用される側、つまり従業員の方々にとっても、この制度への対応は大きなリスクと言えるでしょう。何しろ、個人情報に通じる“カギ”を預けるわけですから。「とりあえず集めるので提出してください」などと、安易に進めるわけにはいきません。番号の取得を始める前に、まずは社内の管理体制やルールを確立し、なぜマイナンバーを集めなければいけないのか、誰がどのように管理し、何の目的に使うのか、どういうリスクがあるのかといったことを、社内に向けてきちんと説明し、従業員の理解と合意を得ておく必要があるのです。制度への対応業務を手作業でやろうと、コンピュータでやろうと、準備に入る前の環境整備は欠かせません。番号を預かる側も預ける側も、制度への理解が深まれば深まるほど、手作業での対応には不安と限界を感じざるをえないでしょう。
やはり、システム化が不可避だということでしょうか。
はい。個人番号の収集・保管から利用・提供・廃棄までの業務プロセスを、「ミスなく、手間なく、リスクなく」実行する上で、システム化が有効であることは間違いありません。そこで弊社では、2015年10月から新しく「OMSS＋ マイナンバー収集・保管サービス」の提供をスタートします。とはいえ、マイナンバーに対する準備は収集前に、社内の整備が必要です。そこで、「OMSS＋ マイナンバー収集・保管サービス」を活用した規約の整理や社員教育のため、2015年6月より先行利用契約の申込みを開始します。 先行利用のお客様には、マイナンバー収集保管サービスの評価版と操作ガイドおよび2016年12月末までのサービス利用権を付与します。ぜひ、早期スタート準備のため、お申込みいただければと思います。申し込みは弊社各事業所にお問い合わせください。
中小企業のニーズに磨かれたシンプルで高機能なサービス
新サービスの特徴について、くわしくご説明ください。
「OMSS＋ マイナンバー収集・保管サービス」は、クラウド技術の活用で個人番号を正確、安全かつ効率的に取得・保管することにより、ミス削減・作業量削減・リスク低減に貢献します。法令対応だけでなく、企業のリスクマネジメントと業務生産性の向上まで考慮したサポートを、同時に実現できるサービスです。サービスの特徴は大きく三つあります。一つ目は、場所や時間に制約されず、個人番号の多様な取得パターンに対応できることです。さまざまな場所で働く従業員や個人支払先の個人番号を迅速かつ的確に収集するため、自宅や職場のPCや、各自のスマートフォンからでも入力できる「マルチデバイス入力」を採用しました。カメラ機能を利用すれば、通知カードと本人確認書類データの提出も可能になります。いつでもどこでも、従業員本人が自分で番号を登録できるため、人事担当者の業務量を抑え、取得漏れや確認漏れを防ぐことにもつながります。二つ目の特徴は、取得した番号や確認書類データを自社内ではなく、セキュアなクラウド上に暗号化された状態で保管することにより、漏えいや不正使用などのリスクを低減できることです。高度なセキュリティ環境で、厳格な安全管理措置の徹底を実現します。さらに、個人番号の実務への利用を担う基幹業務システムとの連携については、当社の「奉行シリーズ」だけでなく、他のさまざまな基幹システムと連携も可能です。これが三つ目の特徴で、現在お使いのシステムとも一緒にご利用になれます。もちろん奉行シリーズとあわせて導入する場合は、番号の利用や廃棄の都度、システムが自動的に連携するので、より安全かつ効率的な運用が可能になります。
マイナンバー対応システムを開発・提供するにあたり、中堅・中小企業向け基幹業務パッケージのリーディングカンパニーとして、OBCならではの強みを意識された部分はありますか。
冒頭でも申し上げたように、マイナンバー制度への対応は規模の小さい企業ほど遅れているのが現状です。中堅・中小企業はわが国の経済の土台ですから、そのサポートに長年フォーカスしてきた当社としても、やはり何とか間に合って欲しいし、お役に立ちたい。そういった使命感から、サービスをご提供しています。もちろん、「奉行シリーズ」を始めとする中堅・中小企業向けパッケージの豊富な導入実績の裏付けが、弊社最大の強みであることは言うまでもありません。
多くのお客様のニーズに磨かれ、培われた高度な標準化モデルの開発スキルを活かし、とにかくシンプルに、誰が使っても使いやすい仕組みづくりを心掛けました。中小企業の中には人事部もなければ、総務部もなく、その手の業務はすべて代表の奥様が一人で引き受けている、というような企業も珍しくありません。そこに新しくマイナンバー対応業務が加わるわけですから、これはもう大変な負担です。そういう企業にこそ、高機能でありながらシンプルに徹した弊社のサービスをご利用いただきたいのです。創業以来、基幹業務システムひと筋に歩んできた弊社が、基幹業務につながるマイナンバーへの対応で社会に貢献できなければ、企業としての存在意義を問われます。それぐらいの覚悟で取り組んでいます。
ありがとうございます。では、最後にマイナンバー制度に対応するシステムの導入を検討している企業の担当者の方々に向けて、メッセージをお願いします。
まずはぜひ、弊社の「マイナンバーセミナー」にご参加ください。社内での体制づくりやルールの整備、制度に対する周知徹底といった環境整備は、システムを選定する前に必ず進めておかなければなりません。遅くとも、番号配布の4～5ヵ月前には動かないとすべての準備が後手に回り、ミスや漏えいのリスクも高まります。セミナーは全国で開催中ですから、まずは最寄りの会場にお運びください。「OMSS＋マイナンバー収集・保管サービス」の実演を通じて、制度対応に伴う実際の業務の流れも確認することができます。理解を深め、社内にお持ち帰りになれば、きっと取り組みの進捗にも弾みがつくはずです。
（2015年4月 東京都新宿区 株式会社オービックビジネスコンサルタント 本社にて）
奉行シリーズは、累計56万社の導入実績。人事労務システム「給与奉行」「人事奉行」「就業奉行」は、さまざまな規模の企業、幅広い業界・業種で運用されています。多様化する雇用形態への対応が急務となっている今日、迅速な法令対応、お客様のニーズに沿った管理機能を実装することで、企業の労務管理を強力にサポートします。企業の成長に合わせたラインナップを揃え、成長し続ける企業が永続的に安心してご利用になれるシステムです。
