介護休業取得時に、要介護状態の証明書類を提出させてもよいか

配偶者は父母、子どもなど一定範囲の家族が要介護状態となり、介護が必要となった場合には介護休業ができます。しかし、本当に従業員の家族が要介護状態なのか、企業では判断できません。

制度の不正利用防止や、両立支援助成金などの申請のために証明書が必要になることもあり、家族が要介護状態であることを証明する書類を確認したいケースもあるでしょう。従業員が介護休業取得時に、家族が要介護状態であることを証明する書類を提出させることができるのかについて解説します。

通達にはどのように記載されているか

結論は、従業員が家族の要介護状態の証明書類の提出を拒否しても、会社側は介護休業の申し出を断ることはできません。就業規則の中の育児・介護休業規程で証明書の提出を求めるルールを作ることはできますが、介護休業は法律で定められたものであり、たとえそうしたルールを設けたとしても、介護休業の申し出を断ることはできません。

育児・介護休業法における要介護状態とは、「2週間以上の期間にわたり常時介護を必要とする状態」のことをいいます。常時介護が必要であることの判断基準は、厚生労働省の育児介護休業法に関する説明資料に示されていますが、さまざまな要件があり、専門家でなければ判断できないと思う人も多いでしょう。そのため、介護保険の被保険者証や、医師・看護師・保健師などが作成した証明書を提出してもらいたいと企業の担当者が考えても無理はありません。

しかし、厚生労働省の通達などでは、企業へ証明書類を提出させることを認めつつも、「労働者に過大な負担をかけることのないようにすべきもの」と臨機応変かつ柔軟な対応をするように記載されています。育児・介護休業規程で証明書の提出を求めるルールを作ったとしても、それを強制することはできず、介護保険の要介護認定の結果通知書や医師の診断書の提出を介護休業の条件にして、従業員の介護休業の取得を拒むことはできないとしています。

【参考】: 育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律の施行について｜厚生労働省

申請ルールをどのようにすべきか

上記の通達では、従業員の証明書類の提出を、介護休業の申請のルールとして定めることを禁止しているわけではありません。両立支援助成金などの助成金では、要介護状態が確認できる書類の提出が必要となるため、就業規則の介護休業の規定に「各種証明書の提出を求めることがある」と定めている企業も少なくありません。

証明書の提出を求めるのであれば、介護休業の申し出時に従業員が準備できる必要最小限の書類とし、申出書に記載する事項が確認できる程度のものにするのがよいでしょう。それでも、証明書の提出がないことを理由に介護休業を断ることはできません。

就業規則上のルールはどうすべきか

厚生労働省が作成した育児・介護休業等に関する規則の規定例では、以下のようになっています。

（介護休業の申出の手続等）
第11条

介護休業をすることを希望する従業員は、原則として介護休業開始予定日の2週間前までに、介護休業申出書（社内様式6）を人事部労務課に提出することにより申し出るものとする。なお、介護休業中の有期雇用従業員が労働契約を更新するに当たり、引き続き休業を希望する場合には、更新された労働契約期間の初日を介護休業開始予定日として、介護休業申出書により再度の申出を行うものとする。
申出は、対象家族1人につき3回までとする。ただし、本条第1項の後段の申出をしようとする場合にあっては、この限りでない。
会社は、介護休業申出書を受け取るに当たり、必要最小限度の各種証明書の提出を求めることがある。
介護休業申出書が提出されたときは、会社は速やかに当該介護休業申出書を提出した者（以下この章において「申出者」という。）に対し、介護休業取扱通知書（社内様式 2）を交付する。

【引用】: 就業規則への記載はもうお済みですか‐育児・介護休業等に関する規則の規定例‐（22ページ）｜厚生労働省

企業としては、助成金の必要書類として従業員に証明書の提出を求めるケースもあるでしょう。また、万が一の不正利用を防止するための観点も考えておかなければなりません。そのため、「各種証明書の提出を求めることがある」と上記規定例に定めていると考えられます。

従業員に証明書類の提出を命じて拒否するようなことがあれば、会社の命令に従わないことになり、業務命令違反で処罰の対象にすることも可能です。しかし、介護保険の要介護認定の審査を受けるのには時間がかかります。また、病院などの診断書の発行にも時間や費用がかかることから、家族の介護が必要で不安を抱えている従業員にとっては大きな負担になります。

証明書の提出を命じるケースは、不正防止や助成金申請の必要書類の提出など、ケースが限定されると考えたほうがよいでしょう。従業員が介護休業の申請をする際には、企業は臨機応変かつ柔軟に対応し、できるだけ協力するのが望ましいといえます。