ペーパーレス化の実施状況
職場におけるペーパーレス化、半数以上がこの1年で「進んでいない」 推進してほしいのは、「脱印鑑」がトップペーパーレス化のメリット、「あり」と考える人は８割
一般社団法人日本能率協会（JMA、会長：中村正己）は、2013年より全国のビジネスパーソン1000人に対し、職場や仕事に対する考えについて意識調査を行っています。この調査は、働く人びとに焦点を当て、その時々の旬の話題をデータで紹介するシリーズです。
今回は、コロナ禍でオフィス以外での働き方が広がる中、職場における「ペーパーレス化の取り組み・実施状況」について調査しました。
＜トピック＞
- 「電子化されていない」比率、「印鑑」・「FAX」で６割超。「契約書」も５割近く
- ペーパーレス化、半数以上がこの１年で「進んでいない」
- ４割超が、ペーパーレス化が進むことで業務の生産性が「向上する」職場のペーパーレス化が進んでいる人ほど、生産性が「向上する」と回答
- 職場におけるペーパーレス化に「メリットがある」は８割超内訳は、「コスト削減」が７割超、「省スペース化」「業務効率化」も４割超
- 職場のペーパーレス化へ「不安がある」は6割超うち4割が、「ITスキル」、「セキュリティ」に不安
- 職場のペーパーレス化に向け推進してほしいのは、「脱印鑑」がトップ
- デジタル庁創設によるペーパーレス化（電子化）の加速：「期待する」と「期待しない」が拮抗ただし、職場のペーパーレス化が「とても進んでいる」人は、「期待する」が７割超
＜調査概要＞
調査名称：2021年「ビジネスパーソン1000人調査 」【ペーパレス化の実施状況】
調査期間：2021年8月13日～2021年8月23日
調査対象：全国の20歳～69歳までの正規の就業者
（企業や団体で働く正社員、役員、経営者。ただし、契約・嘱託社員、派遣社員、パート・アルバイト、
医師・弁護士などの専門職業、自由業を除く）
調査方法：「モニターリサーチ・システム」を活用したインターネット調査
回答数：1,000人
属性：性別：男性685人、女性315人
年代：20代162人、30代235人、40代276人、50代223人、60代104人
勤務先従業員数：5,000人以上167人、1,000～5,000人未満178人、300～1,000人未満140人、100～300人未満155人、100人未満360人
＜調査結果＞
※集計結果は百分率（単位：％）で表示し、小数点第２位を四捨五入しました。そのため、合計が100％にならないものがあります。
「電子化されていない」比率、「印鑑」・「FAX」で６割超。「契約書」も５割近く
Q1. あなたの会社は、どのような点が「電子化」されましたか。（SA）
- 「勤怠管理」は、「完全に電子化された」（51.8%）と「一部電子化された」（21.2％）をあわせると、全体の7割を超えました。2019年4月から義務化された「従業員の労働時間の把握」に伴い、他の業務より電子化が進んでいるといえます。
- 一方、「契約書」が「完全に電子化された」は、１割程度。約5割は「電子化されていない」と回答がありました。
- 「印鑑」、「FAX」の「完全に電子化された」は全体の１割。「一部電子化された」とあわせても4割程度。6割は、まだ「電子化されていない」と回答しています。・コロナ禍で、この1年、テレワーク等、オフィスにとらわれない新しい働き方が増えましたが、「契約書」、「印鑑」、「FAX」については、5割以上が、従来からの紙での運用を行っていると見られます。
ペーパーレス化、半数以上がこの１年で「進んでいない」
Q2. あなたの職場は、この1年「ペーパーレス化」が進んでいますか。（SA）
- この1年で職場におけるペーパーレス化が「進んでいる」（「とても進んでいる」「やや進んでいる」の合計）と回答した企業は、全体の4割程度。
- 一方、「進んでいない」（「あまり進んでいない」「まったく進んでいない」の合計）と回答した企業は、半数以上を占めました。
４割超が、ペーパーレス化が進むことで業務の生産性が「向上する」
職場のペーパーレス化が進んでいる人ほど、生産性が「向上する」と回答
Q3. あなたの職場の「ペーパーレス化」が進むと、業務の生産性が向上すると思いますか。（SA）
- 職場におけるペーパーレス化が進むと、業務の生産性が向上すると思うかと尋ねたところ、全体の4割超が「向上する」（「向上する」「やや向上する」の合計）と回答しました。その一方で、生産性が「落ちる」（「やや落ちる」「落ちる」の合計）と回答した人は全体の1割程度に留まりました。
- 本問では、「ペーパーレス化が進むと業務の生産性向上すると思うか」について、Q2で聞いた職場におけるペーパーレス化の進捗状況に分けて、その意識を尋ねました。Q2で、職場のペーパーレス化が「とても進んでいる」と回答した人は、全体の８割が業務の生産性が「向上する」（「向上する」「やや向上する」の合計）と回答しています。一方、Q2で「まったく進んでいない」と回答した人は、「向上する」（「向上する」「やや向上する」の合計）が全体の2割程度に留まり、60ポイント近い意識差がみられます。
- 職場におけるペーパーレス化が進んでいると回答した人ほど、「ペーパーレス化が進むと、業務の生産性が向上する」と、肯定的な意見が多くなる傾向が見られる結果となりました。
職場におけるペーパーレス化に「メリットがある」は８割超
内訳は、「コスト削減」が７割超、「省スペース化」「業務効率化」も４割超
Q4. あなたの職場における「ペーパーレス化」のメリットについて教えてください。（MA）
- 職場におけるペーパーレス化に何らかのメリットを感じている人は、全体の8割超を占めました。
- ペーパーレス化へのメリットについては、「コスト削減」が2位以下を大きく引き離し、74.1％でトップ。続いて、「省スペース化」（46.1％）、「業務効率化」（45.9％）と続きました。
職場のペーパーレス化へ「不安がある」は6割超
うち4割が、「ITスキル」、「セキュリティ」に不安
Q5. あなたの職場における「ペーパーレス化」への不安点について教えてください。（MA）
- 職場におけるペーパーレス化への不安点について尋ねたところ、全体の64.3％が何らかの「不安がある」、35.7％が「不安がない」と回答しています。
- 不安点については、上位は「データ化に対するITスキル」（42.9％）、「セキュリティ」（41.8％）がいずれも4割を占め、拮抗しています。
- Q4で、ペーパーレス化に「メリットがあると感じている」人は全体の8割超という結果でしたが、メリットと同時に、不安も感じている人が多いことが本問で浮き彫りになりました。
職場のペーパーレス化に向け推進してほしいのは、「脱印鑑」がトップ
Q6. あなたの職場の「ペーパーレス化」に向け、今後どのようなことに重点（推進）してほしいですか。（MA）
- 職場におけるペーパーレス化に向け、どのようなことを推進してほしいかを尋ねたところ、全体の61.5％が何らかの推進を期待していました。「特にない」と回答した人は、全体の38.5％を占めました。
- ペーパーレス化に向け推進してほしいことの内訳で、もっとも多かったものは、「脱印鑑」で、38.4%を占めました。
- 2位以下は、「決済の電子化」（23.1%）、「脱FAX」（22.3％）、「契約書の電子化」（22.1％）、「手順書・マニュアルの電子化」（22.0％）と、20％台の拮抗した数字が続きます。
デジタル庁創設によるペーパーレス化（電子化）の加速：「期待する」と「期待しない」が拮抗 ただし、職場のペーパーレス化が「とても進んでいる」人は、「期待する」が７割超
Q7. 9月に「デジタル庁」創設され、行政事務の電子化が進むことで、企業においてもペーパーレス化（電子化）がより進むことを期待しますか？（SA）
- 「デジタル庁」が創設され、行政事務の電子化が進むなか、「企業においてもペーパーレス化（電子化）がより進むことを期待するか」について尋ねたところ、「期待する」は36.5％、「期待していない」も36.2％と拮抗状態です。
- さらに本問では、「企業においてもペーパーレス化（電子化）がより進むことを期待するか」について、Q2で聞いた職場におけるペーパーレス化の進捗状況に分けて、その意識を尋ねました。Q2でペーパーレス化の進捗状況が「とても進んでいる」と回答した人は、7割超が「期待する」と回答した一方、Q2で「まったく進んでいない」と回答した人は、「期待する」の回答が2割程度に留まり、50ポイント以上の差が出ました。
- 職場におけるペーパーレス化が「進んでいる」と回答した人ほど、「期待する」傾向が見られる結果となりましたが、これは、企業におけるペーパーレス化が進むほど、そのメリットを享受出来るということを実感しているからではないでしょうか。
＜結果を受けてのコメント＞
- 今回の調査では、コロナ禍によってリモートワークが広がった、この１年における「ペーパーレス化」の状況等について分析しました。
- まず、職場におけるペーパーレス化の状況として、「進んでいない」との回答が半数を超えたという結果が見られたのは、やや意外な結果と受け止めています。
- 特に、印鑑やFAXの利用、契約書において、「電子化されていない」との比率が多くなっていましたが、自社の都合だけではなく、顧客との取引関係や行政手続等の必要性から、簡単には電子化を進められないという課題が浮かび上がっていると言えるでしょう。
- 一方で、ペーパーレス化に「メリットがある」と感じている人が８割を超えており、とりわけペーパーレス化が「とても進んでいる」と回答した方において、業務の生産性が「向上する」と答えた比率が多数を占めているという結果は、今後のペーパーレス化の推進の励みとなるでしょう。
- 逆に、ペーパーレス化が「進んでいない」と答えた人では、業務の生産性は「変わらない」との回答が半数を超えていますが、今後はよりメリットを明確にして共有するとともに、今回の調査で明らかになったペーパーレス化を進めるうえでの不安点に対処していくことが不可欠となります。
- 既に職場でペーパーレス化が進んでいる人は、デジタル庁の創設によって、企業におけるペーパーレス化が進むことが「期待される」とも回答しています。今後、ますます進んでいくであろうペーパーレス化、電子化の流れに、企業として着実に対応していくことが期待されます。
◆本調査の詳細は、こちらをご覧ください。
（ 一般社団法人日本能率協会／11月1日発表・同協会プレスリリースより転載）