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[人事サービス]

2016/10/18

PCやスマホで年末調整ができる「ペーパーレス年末調整機能」を公開~スマホでサクサク年末調整がペーパレスに:KUFU

株式会社KUFU(東京都港区、代表取締役 宮田昇始)は、10月17日よりクラウド労務ソフト「SmartHR」において、PCやスマホで年末調整ができる「ペーパーレス年末調整機能」を公開したことをお知らせいたします。

従業員はスマホからわかりやすい質問に答えていくだけ。年末調整に関する知識がなくても、損することなく、過剰に納めた所得税の還付を受けることが可能となります。また、人事労務担当者も、従業員から書類の書き方について質問や入力漏れもなくなり、書類の配布や回収、内容確認やデータ化に要する時間やコストを大幅に短縮することができます。

 

■ 構想5年、「ペーパーレス年末調整機能」開発の背景
年末調整は、人事労務担当者にとって、限られた期間に全従業員の税額の調整をしなければならない大変な負荷とコストのかかる作業です。

SmartHRの開発責任者(プロダクトマネージャー)・副島(そえじま)は、KUFUに入社するまで、さまざまな規模・業種の企業で人事労務の経験があり、毎年、年末調整業務の煩わしさに悩まされていました。

副島が過去に、従業員1,300名規模の飲食チェーン系企業で実際に行った年末調整作業と、SmartHRで年末調整作業を行った場合を比較すると次のようになります。
※時間・費用は一般的な目安です。

【従業員1,300名、73店舗をもつ飲食チェーン系企業が年末調整をアウトソースした場合】

1. 時間
 →  一人あたり20分、全従業員で18日分の時間短縮が可能に
  従業員が手書きで年末調整をした場合 1,300名 ×30分 ≒27日
  従業員がSmartHRで年末調整をした場合 1,300名 ×10分 ≒9日

2. 費用
  →  1社で約140万円の費用削減が可能に
  (アウトソース費用)1,000円 /人×1,300人 =130万円
  (書類送付代)1,500円 × 73店舗 =10万9,500円

  SmartHRの場合、0円~
  「ペーパーレス年末調整機能」の利用による追加料金は発生しません。
  必要なのは月額0円から利用できるSmartHRの月額利用料金のみです。
  また、 税務署に申請すれば書類の提出を省略することができ、書類の送付が完全に不要になります。

3. 書類の量
  →  1社でA4コピー用紙 約4,000枚分のペーパーレスが可能に
  (準備する書類)3種類 × 1,300枚=3,900枚
  SmartHRの場合、0円
  税務署に申請すれば書類の提出を省略することができます。

 

また、年末調整の書類にはわかりにくい言葉が多く、人事労務担当者は従業員から大量の質問を受けます。それでも、記入漏れや記入ミスを防ぐことは難しく、正確な内容に修正するために、従業員やその家族に関するセンシティブな情報(家族の所得、婚姻関係の状態)など、なかなか聞きにくい質問をして確認する作業も発生します。

このような、従来のアナログな方法で行う年末調整の苦労を経て、従業員がスマホからカンタンに、わかりやすい質問に回答するだけで、申請内容がデータ化される年末調整の機能をサービス化できないかと、開発責任者の副島が、SmartHRが誕生する以前より5年ほどかけて構想した結果実現したのが、この「ペーパーレス年末調整機能」です。

人事労務担当者が年末調整の煩わしさから開放され、企業は大幅なコスト削減となり、従業員は年末調整に関する知識がなくても、損することなく、払いすぎた所得税の還付が受けられることを期待します。

 

■「ペーパーレス年末調整機能」の詳細
(1)従業員向け機能
・人事労務担当者からSmartHRの年末調整入力依頼画面に招待されます。あとは画面表示に従って進めていくだけなので、手書きよりカンタンに年末調整を行うことができます。
・Windows、Macともに対応していることはもちろん、スマホでもサクサク入力できます。
・入力は質問に回答する形式です。わかりにくい言葉には説明が表示されるなど、スムーズに進めることができます。
・入力漏れや入力ミスもなくなり、年末調整に関する知識がなくても、損することなく過剰に納めた所得税の還付を受けることが可能となります。

(2)人事労務担当者向け機能
・年末調整の入力依頼画面より、従業員を招待することができ、書類配布の時間を短縮することが可能になります。
・従業員が入力したデータをCSVファイルでエクスポートできるので、年末調整に必要な情報のデータ化作業を大幅に削減することができます。
・従業員は、SmartHRの画面に表示される質問に回答する形式になっています。これにより、従業員から書き方の質問や入力漏れがなくなり、確認に要する時間を大幅に短縮することができます。
・国税庁が定める「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を税務署に提出すれば、従業員による押印・書類での提出も省略が可能です。

 

■ 年末調整とは
年末調整とは、毎月の給与から天引き(源泉徴収)された所得税と本来収めるべき所得税との差額を調整するため、年末に行う作業です。一部の従業員を除いたほとんどの従業員が対象となります。天引き源泉徴収された所得税は、本来収めるべき額より多めに払っている場合が多く、その差額が還付されます。

 

■「SmartHR」の今後の展開
今後は、数千名を超える企業にも対応できるよう、細やかなカスタマイズ機能や、従業員データベース(DB)機能の強化を行ってまいります。
経営者は本業に、人事担当者は採用や制度づくりに集中でき、そこで働く従業員はよりよい環境で安心して働くことができる。そのような社会を、私達は SmartHR で実現します。

 

■「SmartHR」とは
「SmartHR」は企業が行う社会保険・雇用保険の手続きの自動化を目指すクラウド労務ソフトです。従業員情報を入力するだけで必要書類を自動作成し、総務省が提供するe-Gov APIと連携し、Web上から役所への申請も可能です。また、マイナンバーの収集・管理や、Web給与明細にも対応しており、煩雑で時間のかかる労務手続き・労務管理から経営者や人事担当者を解放します。正式版公開から11ヶ月で、2,000社を越える企業が登録しています。
クラウド労務ソフト「SmartHR

 

◆本リリースの詳細は、こちらをご覧ください。

( 株式会社KUFU http://kufuinc.com/ /10月17日発表・同社プレスリリースより転載)


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