企業の業務状況調査

“紙・押印”の廃止や削減を検討したものの、半数以上の方が実現できていなかった

株式会社ニーズウェル（本社所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：船津 浩三）は、企業の決裁権限保持者（従業員1,000名以下）を対象に、「企業の業務状況」に関する調査を実施しました。

近年、あらゆる領域でDXが進んでいます。

ついこの間までは、「そんなのは大手のやることだ」と思っていた中小企業の方も、コロナ禍となった現在では、そうも言ってられない場合がほとんどでしょう。周囲の企業がテレワークへの移行などをどんどん済ませているなか、自社だけが紙ベースでの仕事を続けるわけにもいきません。

DXは今や、企業活動にとってのインフラや生命線のようなものになりつつある、と言ってもいいでしょう。

とはいえ、これからDXを進めていくとなると、課題にぶつかる企業も多いはずです。
あまりにも紙のままの情報やデータが多く、またそれらが未整理であるため、手が付けられなくなっているケースも多いかもしれません。

そこで今回、業務効率化ソリューション『ITリエンジニアリングサービス』を提供する株式会社ニーズウェルは、企業の決裁権限保持者（従業員1,000名以下）を対象に、「企業の業務状況」に関する調査を実施しました。

■企業の決裁権限保持者の業種に関して
今回の調査対象の方々の割合は以下の通りです。

＜業種＞
製造業（26.1％）
サービス業（19.9％）
建設業（12.3％）
卸売・小売・飲食業（10.2％）
金融・保険業（7.8％）
運輸・通信業（5.8％）
不動産業（5.8％）
電気・ガス（3.1％）
鉱業（1.4％）
農林・水産（1.1％）
漁業（1.0％）
林業（0.9％）
その他（4.6％）

＜従業員規模＞
1～50名（24.6％）
51～100名（9.3％）
101～200名（10.9％）
201～500名（16.3％）
501～800名（11.1％）
801～1,000名（27.8％）
 
■テレワーク状況に関して
はじめに、テレワークの状況について伺っていきたいと思います。

「現在、テレワークをできていますか？」と質問したところ、『できている（63.0％）』『できていない（37.0％）』という結果になりました。

コロナ禍となりもうすぐ丸2年が経ちますが、テレワークができていない企業も4割近くいることがわかりました。

では、テレワークができていない理由とは何なのでしょうか？

そこで、「テレワークをできていない理由を教えてください（上位3つ迄）」と質問したところ、『テレワーク環境が整備されていないから（29.1％）』と回答した方が最も多く、次いで『紙での処理が必要な仕事があるから（28.8％）』『情報共有がスムーズに進まず業務に支障がでるから（25.1％）』と続きました。

テレワーク環境が整っていないことや、紙を使う業務があるため、なかなかテレワークを行うことができないようです。
 
■紙を使う業務の見直しについて
では実際に紙を使う業務はどのくらいあるのでしょうか？

そこで、「紙を使う業務は残っていますか？」と質問したところ、『かなり残っている（36.6％）』『それなりに残っている（57.1％）』という結果になりました。

DXが進むなかで、紙を使う業務もまだ残っているようです。

では、紙を使う業務を廃止することや、減らすことは考えたことはあるのでしょうか？

『かなり残っている』『それなりに残っている』と回答した方に、「紙を使う業務を廃止、もしくは削減することを過去に検討したことがありますか？」と質問したところ、約8割の方が『はい（79.9％）』と回答しました。

実現できていないのにはどのような理由があるのでしょうか？

『はい』と回答した方に、「検討が進まなかった、もしくは実現しなかった理由について教えてください（上位3つ迄）」と質問したところ、『紙でしかできない業務だった（44.7％）』と回答した方が最も多く、次いで『適切な施策が見つからなかった（33.2％）』『費用・要員のリソースがなかった（25.5％）』『作業効率が下がりそうだった（25.4％）』と続きました。

手続きを行ったり提出したりする場合など、紙でないといけない業務があること自体が、DXへの移行ができない要因なのかもしれません。

また、適切な方法やルールが見つからず、現状のままでいる企業も多い様子がわかります。

■押印業務の見直しについて
紙ベースの業務が残っている背景には、日本特有の「ハンコ文化」も影響していると言われていますが、押印をなくす取り組みは進んでいるのでしょうか？

「毎日の仕事で押印をなくす取り組みは進んでいますか？」と質問したところ、『進んでいる（28.1％）』『若干進んでいるが改良の余地あり（45.0％）』『進んでいない（22.8％）』『ハンコを扱う業務がない（4.1％）』という結果になりました。

4割以上の企業が、押印をなくす取り組みは進んでいるものの、改良しなければならないことがあるようです。
また、押印をなくす取り組みが進んでいない企業も少なくないことがわかります。

ハンコ文化をなくすことは、スムーズにはいかないのかもしれません。

では、過去に押印をなくす検討をしたことがあるのでしょうか？

前の質問で『若干進んでいるが改良の余地あり』『進んでいない』と回答した方に、「過去に押印をなくす取り組みを検討したことがありますか？」と質問したところ、6割以上の方が『ある（61.2％）』と回答しました。
 

『ある』と回答した方に、「検討が進まなかった、もしくは実現しなかった理由について教えてください（上位3つ迄）」と質問したところ、『押印が必要な業務だった（33.1％）』と回答した方が最も多く、次いで『費用・要員のリソースがなかった（29.9％）』『適切な施策が見つからなかった（27.9％）』と続きました。

こちらも紙と同様に、費用やリソース、適切な施策がなかったこともありますが、押印自体を不要とする根幹からの見直しができない限りはDXは進まなそうです。
 

【まとめ】“紙・押印”の廃止や削減を検討したものの、半数以上の方が実現できていなかった 
多くの会社で「紙をなくす、押印をなくす」検討をされていますが、その実現まではできていない会社が多くいる事がわかりました。

「この業務をDXすれば良いのでは？」と思っても、業務フローや社内システムなど大きな改変が必要になる等で、簡単に切り替える事ができなかったのではないでしょうか。

ＤＸを取り入れて業務効率化や働き方改革を推進したい会社においては、ＤＸを一緒に考えてくれるパートナーに頼ってみてはいかがでしょうか。

調査概要：「企業の業務状況」に関する調査
【調査期間】2021年12月20日（月）～2021年12月21日（火）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,015人
【調査対象】企業の決裁権限保持者（従業員1,000名以下）
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

◆本リリースの詳細は、こちらをご覧ください。

（株式会社ニーズウェル／1月19日発表・同社プレスリリースより転載）