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1on1を形骸化しないために、人事と上司ができることとは リクルートマネジメントソリューションズが語る、企業が陥りやすい課題の本質

注目の記事掲載日:2022/03/01

現場の対応力や組織の関係性の向上を目的に、1on1を導入する企業が増えています。一方で多くの企業において、上司が1on1で適切なコミュニケーションを取れているのか、人事は不安に感じています。今、1on1を行う上司は何に悩んでいて、どのような支援を求めているのでしょうか。部下一人ひとりの状態を可視化するとともに現場でのマネジメントを支援するサービス「INSIDES」を提供する、株式会社リクルートマネジメントソリューションズの荒金泰史さんにお話をうかがいました。

Profile
荒金 泰史さん
荒金 泰史さん
株式会社リクルートマネジメントソリューションズ HRアセスメントソリューション統括部 アセスメントサービス開発部 INSIDES企画開発グループ マネジャー

あらがね・やすし/入社以来アセスメントサービスに従事し、企業の人事課題に対し、データ/ソフトの両面からソリューションを提供。実証研究を重ねる。入社者の早期離職、メンタルヘルス不調の予防、エンゲージメント向上、組織開発に詳しい。現場マネジャーの対話力を向上させるHRテクノロジーサービス『INSIDES』の開発責任者を務める。

ビジネス環境の変化とコロナ禍における、1on1導入の狙い

ここ数年、1on1を導入する企業が増えていますが、どのような背景があるのでしょうか。

荒金 泰史さん(株式会社リクルートマネジメントソリューションズ HRアセスメントソリューション統括部 アセスメントサービス開発部 INSIDES企画開発グループ マネジャー)

当社が2022年1月に企業の人事担当者を対象に実施した「1on1導入に関する実態調査レポート」では、約70%の企業が1on1を導入していることがわかりました。1on1そのものは、かなり一般化してきていると感じます。

1on1導入の目的はさまざまな言葉で語られています。具体的には、従業員のエンゲージメント向上、ダイバーシティ&インクルージョンの推進、ハラスメントの防止、風通しの良い組織風土づくりなどです。掲げられる目的やテーマはさまざまですが、いずれも1on1の導入が打ち手として選ばれているというのは、上司と部下がきちんとコミュニケーションを取れること、従業員一人ひとりの声をきちんと捉えて活かしていくことが不可欠だという認識自体が一般的になってきているからなのではないかと思います。

コロナ禍における、1on1への期待感の変化はありますか。

「INSIDES」には利用している上司の方が私たちに直接マネジメントの悩みを相談できる機能があるのですが、その中で、2021年の夏以降に「部下がメンタルに不調を抱えているようだ」というご相談をいただくことが増えました。特に若手社員に心の問題を抱えて休職してしまう人が増えているというお話が多いです。

コロナ禍に入社した2020年卒、2021年卒の新入社員は、会社になかなか出社できない中で社会人生活をスタートしています。同期や先輩たちとの交流の機会が少なく、テレワークによってコミュニケーションも取りづらかったことを含めて、会社や職場への適応がうまくできず、悩みを抱え込んでしまうことも多いのかもしれません。

もちろんメンタルの不調は若手社員に限った話ではなく、「毎日出社すること」「毎日、上司や同僚と顔を合わせて話ができること」が当たり前ではなくなった今、どんな人にでも起こり得ることです。その中で、従業員の心の健康をケアすることはもちろんですが、何より業務そのものが円滑に進むようにしていくためにも、上司は部下とのコミュニケーションを増やしていく必要がある。そのための手段として、1on1に期待が寄せられているように思います。

仕事をしている様子が見えにくいので、上司は部下の話をきちんと聞かなければ、状況がよくわかりません。以前のように、毎日同じ場所で働き、何かあればすぐに声をかけたり、落ち込んでいそうなら食事に連れて行ったりといったアプローチができない中で、マネジメントの難度が増しているという悩みが多く寄せられています。

1on1を実践する上で、現場の上司が抱える悩みとは

具体的にどのような悩みが寄せられているのでしょうか。

悩みには、大きく三つのタイプがあります。

一つ目は、「まさか、そんなことを感じていたとは……」というパターン。上司としては必要十分なフォローをして部下の負担をケアしていたつもりが、部下自身は想像以上に心的に大変な負荷を感じていたのだと、「INSIDES」によるレポートで初めて知ったという方も多いですね。

二つ目は、「やっぱりそういうふうに感じていたのか……」と懸念が的中してしまうパターンです。部下が「業務が集中していてつらい」「プロジェクトの意義やゴールが見えない」「今の部署から異動したい」などと口にしていたので心配していたところ、「INSIDES」によるレポートで本人が顕在的な悩みとして抱えていることが明らかになった、というケースは多いようです。

三つ目は、「わかってはいたけれど……」というパターン。職場環境や人間関係で不満を抱えている様子がうかがえるが、周りとの兼ね合いですぐに改善することは難しいといった状況下で起こりがちです。

現場のマネージャーから寄せられる相談の内容

特に一つ目と二つ目の悩みは、上司と部下の間で認識や温度感のズレが生じがちなタイプと言えそうです。

毎日出社して顔を合わせていても、部下が悩みのすべてを上司に伝えるとは限りません。上司から聞かれないので言わないこともあれば、「このくらいの悩みは飲み込むべきだ」「多忙な上司や同僚にこんな悩みを相談するのも申し訳ない……」と自分の気持ちを押し込めてしまうこともあるでしょう。

また、漠然と言葉にならない不満や不安を抱えている可能性もあると思います。そういう場合は、部下が「自分にとってどういうことが負担になっているのか」を正確に語ることは難しい。

当社が行っている管理職向けの導入ガイダンスでは、「海で溺れている人をイメージしてください」と、お話しすることがよくあります。岸から海で溺れている人に「大丈夫ですか?」と声をかけて、相手から「大丈夫です」と返答があっても、絶対に助けが必要だと誰もが思うでしょう。しかし、マネジメントの現場では、部下の「大丈夫です」という返答に安心してしまう上司が多い。言葉をそのまま受け取る前に、本人の状態をしっかりと見て、適切な働きかけを行うことが重要です。

上司が直面しているのは「1on1の難しさ」ではなく「部下に合わせたマネジメントそのものの難しさ」

マネジメントにおいて、上司が1on1をうまく活用するにはどうしたらよいのでしょうか。

1on1は、あくまでマネジメントを円滑に行うための手段です。上司が1on1に苦戦しているのであれば、きっとそれ以前にマネジメントに苦戦している。この視点が非常に大切だと思います。

部下の気持ちや視点を理解して、マネジメントしていくか。これができていないから、いざ1on1のシーンでも会話のネタやコミュニケーションに困るのです。そういった状態で「とにかく1on1をやれ」とばかり号令をかけても、上司はもちろんのこと、部下側から見ても「いつも雑談ばかりだけれど、目的は何なんだろうか」「特に話すことはないのに、どうしてもやらなくてはいけないのか」となりやすいのです。

言い方を変えれば、上司は1on1よりも前に、マネジメントが大変なのだということ。人事が1on1の定着を支援していくには、そもそもマネジャーが、一人ひとりのメンバーに向きあい、マネジメントしていくことの大変さに対するサポートが重要なのです。「1on1をやっているか」を管理するよりも、「この部下とは、こんな風に話してみては」というヒントや示唆こそが大切です。

難しいマネジメントの現実に向き合っている上司が、「こんなやり取りをしたことで、部下との関係性が深まった」「部下が抱える課題がクリアになり、改善のために一歩前進することができた」といった実感を積み上げていくこと。これを重ねていくことこそが、1on1が真に浸透・定着していくための一番のポイントです。

孤独に陥りがちな上司に、マネジメントの支援を

「INSIDES」を使うことで、上司をどのように支援できるのでしょうか。

「INSIDES」は、アンケートで部下一人ひとりの状態を測定する、現場上司のための1on1実践支援サービスです。30問程度の質問に回答するだけで、仕事にどのような心理状態(ワーク・メンタリティ)で向き合っているのかを5段階で測定することができます。また、仕事内容や職場環境、人間関係など「何に対して不満を抱いているのか」という阻害要因や、本人の性格タイプも一緒に測定できるのが特長です。

荒金 泰史さん(株式会社リクルートマネジメントソリューションズ HRアセスメントソリューション統括部 アセスメントサービス開発部 INSIDES企画開発グループ マネジャー)

アンケートから得られた結果は、個別のレポートとして現場の上司に配信。上司は部下がどのような本音を抱えているのか、それぞれの性格タイプに合わせた適切な声のかけ方はどのようなものかを知ることができます。

前述のとおり、マネジメントの専門家によるオンラインの「相談機能」も提供しています。「レポートを見て、部下にこういう対応しようと思っているのですが、問題はありませんか?」などと、気軽にご相談することができます。

例えば、以前から業務の負荷が大きくて心配していた部下が、予想以上につらさを抱えてしまっている場合。もしかするとこの部下は、業務そのものに加えて、「周りに迷惑をかけているのではないか」というプレッシャーがふくらんでしまっているかもしれません。業務負荷の確認だけではなく、部下それぞれのパーソナリティもふまえて、部下の心的負担を考えることが大事です。

また、期待をかけていた部下が、実は上司が気づかぬところで思い悩んでいたということもあるでしょう。仕事を任せてもらえていることでやりがいを感じながらも、実は現在の「働き方」に課題を感じていて、現在の会社で中長期的にキャリアを構築していけるのだろうかと不安を抱えているかもしれません。

当社には適性検査の提供により50年以上磨き続けている心理測定の技術があるので、課題を多角的に捉えて分析することができます。そのため、ご相談に対して「こういった問題を抱えているかもしれない」といった仮説も提示できます。

現場の上司の方からは、「異なる視点からの見解を提供した上で、部下の性格やパーソナリティも踏まえて本人にどのように伝えるべきかアドバイスしてくれる」というお声もいただいています。

上司のタイプや置かれている状況によってさまざまですが、「その視点は思いつかなかったが、言われてみればそうかもしれない」「自分の捉え方とだいたい一致していて安心した。自信を持ってアプローチできる」とった感想をいただいています。

サービスの中には、管理職同士のコミュニティ機能もあるとうかがいました。

毎月、参加任意のユーザーイベントを開催しており、10~20名程度の方が参加されています。お互いの所属や個人情報は伝えずに、マネジメントに関する悩みを共有できる場となっています。

さまざまな企業をご支援する中で感じているのは、マネジメントの悩みは企業の業種や人数規模が違っていても変わらない、ということです。

サービス導入時のガイダンスでも、他部署の管理職とのディスカッションの時間は非常に好評です。「隣の部署でこんな課題があると知ることができてよかった」「マネジメントの現場で抱える悩みを相談できて救われた」という感想を多くいただきます。共通言語を持って話せることは、大きな励みになるのでしょう。

悩みについて新しい視点を得られるだけでなく、悩みを打ち明けることで安心感も得られるんですね。

上司という立場は、本当に孤独を感じることが多いんです。自分の部下に対するアプローチについて、誰かに具体的なアドバイスをもらえる機会はほぼありません。マネジメントをうまく進めるためのコツやポイントも、基本的には自分で学んでいくしかありませんが、一般的なフレームワークや理論だけでは、目の前で起こっている個別具体の事象に対応できないこともあります。

「INSIDES」であれば、結果レポートを基に部下一人ひとりの状態に適切な声のかけ方などを確認でき、1on1におけるコミュニケーションを見直せます。また、相談機能やユーザーイベントを通じて新しい視点からアドバイスを得ることも可能です。

2021年10月には、結果レポートの一部を上司と部下が一緒に確認できる機能の提供を開始しました。1on1の際に活用することで、会話のきっかけになり、部下とコミュニケーションがしやすくなったという声もいただいています。

1on1という形だけにとらわれたり、一般的なマネジメントのノウハウだけを現場の上司に伝えたりするのではなく、部下一人ひとりにあった関わり方ができるように実践的なコミュニケーションの引き出しを増やしていく。それが1on1を定着させていくためのポイントだと思います。

荒金 泰史さん(株式会社リクルートマネジメントソリューションズ HRアセスメントソリューション統括部 アセスメントサービス開発部 INSIDES企画開発グループ マネジャー)
企業概要

3つの事業領域(人材開発・組織開発・制度構築)において、
3つのソリューション手法(アセスメント・トレーニング・コンサルティング)を
かけあわせて、経営・人事課題の解決を支援。

企業概要
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