労働条件通知書
労働条件通知書とは？
労働条件通知書とは、労働者の採用時に企業が交付することが義務付けられている書類のことです。労働基準法第15条で、就業場所や業務内容など、記載するべき項目が定められています。あくまで通知を目的としているため、記名捺印は必要ありません。記載するべき項目が網羅されていれば、雇用契約書と兼用の書類を作成し、労働者と企業が記名・捺印する方法でも問題ありません。
労働条件通知書とは何か
労働条件通知書とは、労働者を採用する際、企業が必ず交付しなければいけない書類です。労働基準法第15条において、労働条件の明示は企業の義務とされています。雇い入れの際、労働条件を明確に通知することで、労働者は自身の労働条件を確認できます。また、労使間のトラブル防止にもつながります。
労働条件通知書と雇用契約書の違い
| 労働条件通知書 | 雇用契約書 |
|---|---|
|
|
労働条件通知書と混同しやすいものに、雇用契約書があります。労働条件通知書は、労働条件を明記し、労働者に伝える書類です。一方、雇用契約書は、雇用する側と雇用される側が結ぶ契約書です。二つの書類の大きな違いは、通知と契約という書類の性質にあります。
そのため、労働条件通知書は交付のみですが、契約書は双方が記名・捺印を行い、一部ずつ保管することが基本です。また、労働条件通知書は法律で義務付けられていますが、雇用契約書は企業の義務ではありません。ただし、雇用後のトラブルを回避するためにも、雇用契約書は作成したほうがよいでしょう。雇用契約書と労働条件通知書を兼ねる書式にしても問題ありません。
労働条件通知書の明示事項とは
労働条件通知書に記載する項目として、すべての従業員への明示を求められる事項があります。
法律で定められた記載内容
労働条件通知書において、書面で明示すべき項目は以下の通りです。
【労働基準法上の書面通知が必要な事項】
- 労働契約の期間に関する事項
- 期間の定めがある労働契約の場合、契約更新するときの基準に関する事項（更新上限の有無と内容・無期転換申込機会・無期転換後の労働条件も含む）
- 就業する場所および業務内容に関する事項（就業場所・業務の変更の範囲も含む）
- 始業および終業時刻、時間外労働の有無、休憩、休日などに関する事項
- 賃金の決定および計算方法、支払時期などの関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
- 就業場所・業務の変更の範囲
※下線は2024年4月1日の法改正によって追加
パートや有期契約労働者の場合は、以下の四つの事項も文書により明示する義務があります（パートタイム・有期雇用労働法）。
【パートタイム・有期雇用労働法上の書面通知が必要な事項】
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与の有無
- 相談窓口
ほかにも、以下の内容については、企業に関連する定めがある場合は明示しなければならず、書面で交付するのが望ましいとされています。トラブルを避けるためにも、労働条件通知書にできるだけ記載し、書面で交付するのがよいでしょう。
【関連する定めがある場合、明示しなければいけない項目】
- 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算および支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期に関する事項
- 臨時に支払われる賃金（退職手当を除く）、賞与およびこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額に関する事項
- 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
- 安全および衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰および制裁に関する事項
- 休職に関する事項
2024年に追加された事項
労働条件通知書に記載しなければいけない項目のうち、以下の四つは2024年4月1日の改正によって追加されています。
- 就業場所・業務の変更の範囲
- 更新上限の有無と内容
- 無期転換申込機会
- 無期転換後の労働条件
就業場所・業務の変更の範囲
これまで、就業場所と業務の範囲については、雇い入れ直後の内容のみを記載すれば十分でした。2024年4月からは、将来的に働く可能性のある就業場所と、業務の変更の範囲についても記載が求められます。
就業場所や業務について、将来的に大きく変わる可能性がある場合や、雇い入れ時点の範囲では特に限定範囲を設けていない場合は、以下のように記載します。なお、パートやアルバイトなどで異動の対象ではない労働者については、就業場所の変更がないことを明示する必要があります。
| 就業場所 |
|
|---|---|
| 業務内容 |
|
更新上限の有無と内容
更新上限の有無、その内容については、有期雇用労働者に対してのみ、必ず記載しなければなりません。
無期転換申込機会
無期転換とは、同一企業で働く有期契約労働者が5年を超えて契約を更新して働いた場合、労働者が希望すれば次回の更新時に無期契約（期間の定めのない労働契約）に転換されるルールをいいます。対象の労働者に対しては、無期転換申込権が発生する更新のタイミングごとに、無期転換を申し込むことができることを明示する必要があります。
厚生労働省のモデル通知書によるサンプル
【労働契約法に定める同一の企業との間での通算契約期間が５年を超える有期労働契約の締結の場合】
本契約期間中に会社に対して期間の定めのない労働契約（無期労働契約）の締結の申込をすることにより、本契約期間の末日の翌日（ 年 月 日）から、無期労働契約での雇用に転換することができる。この場合の本契約からの労働条件の変更の有無（ 無 ・ 有（別紙のとおり）
- 【引用】
- 労働条件通知書｜厚生労働省
無期転換後の労働条件
有期雇用労働者に対して、無期転換申込の機会とともに、無期転換後の労働条件を明示する必要があります。
厚生労働省によるテンプレート
労働条件通知書は、厚生労働省がいくつかのテンプレートを公開しています。自社で作成する際の参考にするとよいでしょう。
-
フルタイム正社員（有期雇用を含む）
モデル労働条件通知書（一般労働者用；常用、有期雇用型）｜厚生労働省 -
パートタイム、アルバイト、短時間労働者（有期雇用を含む）
モデル労働条件通知書（短時間労働者用；常用、有期雇用型）｜厚生労働省
- 【参考】
- 様式集 | 東京労働局
労働条件通知のしかた
労働条件通知書の交付のしかたは、法令では具体的に指定されていません。よくあるシーンにあわせて、労働条件通知書の具体的な交付のタイミングなどについて解説します。
労働条件通知をするタイミング
労働条件を通知するタイミングは、会社によって異なります。内定通知時に渡す場合もあれば、入社時に渡す場合もあります。ただし入社前に渡したほうが、労働者は条件を確認でき、入社後のトラブルが発生しにくいというメリットがあります。
雇用契約書と兼用で良いか？
労働条件通知書は、関連する項目を明記し、労働者に通知することが目的です。そのため、雇用契約書に労働条件通知書に記載するべき項目が網羅されていれば、雇用契約書と兼用でも問題ありません。
内定者から「労働条件通知書がもらえていない」と言われたときは？
既に雇用契約書などを渡している場合
雇用契約書と兼用で労働条件を通知している場合、企業側の義務を果たしているので問題はありません。労働者に対して、雇用契約書が労働条件通知書を兼ねていることを説明します。
入社日に渡すつもりだった場合
入社日に交付することを伝えます。内定者が強く希望する場合は、早めに交付するなど運用方法を見直します。
口頭で済ませていた場合
労働条件通知書は法律で定められた会社の義務です。口頭で伝えており、雇用契約書上でも、書面で明示するべき項目が不足している場合は、法律に違反した状態となります。早急に適切な書類を作成し交付しなければなりません。
労働条件通知書をメールで送っている場合
2019年4月1日から、ルール変更により、労働者が希望した場合、電子メールなどで労働条件通知書を電子交付できるようになりました。
電子メールやSNSなどでの配信は、迷惑メールボックスへの混入、メッセージの見過ごし、メッセージを誤って削除してしまうなど、トラブルが発生する可能性があります。電子交付する際は、方法について労働者と確認し、送信後、本当に到達したかをチェックする運用が必要です。厚生労働省の通知では、労働条件通知書はPDFなど、労働者が出力しやすい形式で送ることが望ましいとされています。
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