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【ヨミ】シンニュウシャインケンシュウ 新入社員研修

「新入社員研修」は、特に新卒入社者を対象とした研修を指す場合が多く、学生から社会人となった新入社員に、仕事を遂行する上で求められる知識・スキルや礼儀・ビジネスマナーなど、ビジネスパーソンとしての基礎を身に付けてもらうために実施されます。近年、企業間の競争が激化する中で、新入社員には早期戦力化が期待されています。入社後の新入社員研修に求められる役割は、以前にも増して大きくなっているといえるでしょう。ここでは、新入社員研修の概略と、より効果的な進め方について解説します。

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1.新入社員研修とは

ビジネスパーソンとして必要不可欠な事項を教える

一般的に、新入社員研修は入社後の4月に実施され、1ヵ月から3ヵ月程度の期間で行われるケースが多いようです。入社までに「内定者フォロー」や「入社前研修」を実施している場合には、その内容を受けて研修を設計するとよいでしょう。

内容としては、仕事を進めていく上で必要となる知識や技術はもちろんのこと、業務内容や企業風土・企業理念、就業規則・行動規範などの会社で過ごすために知っておくべき情報、さらにはコミュニケーションスキル、礼儀・ビジネスマナーなどのビジネスパーソンとして必要なスキルまで、幅広く教えることを目的としています。

【新入社員研修の内容(目的)】
  • 会社(経営理念・業務内容)への理解を深める
  • 会社の一員としての自覚を持ち、働くことへの動機を高める
  • 仕事についての基礎知識、スキルを身に付ける
  • ビジネスパーソンとして求められるコミュニケーションスキルを身に付ける
  • ビジネスパーソンとしての常識、礼儀、ビジネスマナーを身に付ける
  • 職場環境へ適応(マッチング)し、ミスマッチを防ぐ

ギャップを埋めて「早期離職」を防ぐ

なぜ企業は、新入社員研修を行うのでしょうか。新入社員が企業(組織)のことを正しく理解していないと、配属後にギャップを感じたり、職場になじめなかったりして、早期離職につながりかねないからです。統計的に見ると大卒者の3割が入社後3年以内に離職していますが、ここでも仕事内容や役割期待に関する事前の理解不足が大きく影響しています。早期離職を防ぐためにも、企業には新入社員研修のポイントを理解し、適切に実施することが求められます。

新入社員研修のあり方で、その後の成長に「差」や「違い」が生じる

入社時には基礎的な能力にあまり差のない新入社員ですが、入社後半年~1年もすると確実に「差」や「違い」が現れ始めます。配属後の上司・先輩社員との関係性(相性)や業務への向き不向きなど、要因はさまざまですが、入社時の新入社員研修の内容(カリキュラム)も、大きな影響を与える要素の一つです。

新入社員研修を通じて新入社員にマスターしてほしいのは、仕事に対する的確な理解、ビジネスパーソンとしての動機づけ、ビジネスの意味と目的の理解、主体的な行動など。組織の一員としての「当事者意識」が腹落ちしているかどうかによって、その後の成長が変わってくるからです。そういう意味でも、新入社員研修が果たす役割は非常に大きいといえます。

2.新入社員研修の近年の傾向

早期戦力化を進める一方で長期にわたって育成

新入社員には、できるだけ早く戦力として活躍することが期待されます。そのため近年は、業種・業界や企業規模によって差はありますが、ビジネスに関する「基礎知識」「基本要件」を入社前の段階(内定フォロー・入社前研修)で習得させている企業が多いようです。例えば、「ビジネスマナー」「文書作成方法」「報連相のポイント」といった基本的事項について、eラーニングで事前にマスターさせる企業もあります。

一方、新入社員の育成には、長期的な視点も欠かせません。これまで多くの日本企業では、「新卒一括採用」が行われてきました。そのため、海外の企業と比べて、採用時には経験よりもポテンシャルを重視し、長期的に人材を育成しようとする傾向があります。特にメーカーなどにそうした傾向が強く、現場への配属後もフォローアップ研修を行うことで、人材の定着や適正な配置・配属、能力開発を進めています。

「ディスカッション」や「参加・体験型」の研修が増加

近年の研修プログラムを見ると、これまで中心だった講義などの「座学」から、グループやチームに分けて行う「ディスカッション」を交えた研修への転換が目立ちます。互いに触発されることによって気づきが起こり、態度変容・行動変容が期待できるからです。

「体験・参加型の研修」が盛んに行われるようになったのも、近年の特徴です。自ら体験・参加して覚えた出来事は心の奥底に残り、時間がたっても記憶が薄れません。そのため、現場に配属された後も研修で学んだことを思い出すことができます。その他にも、以下のように工夫を凝らしたプログラムを採用する企業が増えています。

【近年話題となっている新入社員研修の例】
・「身体」を使った研修
「ボランティア活動」や「自然体験」など、現地へ出向いて「身体」を使うプログラム。良い気分転換になるほか、協働作業を行うことによって達成感を得たり、協調性を身に付けたりすることができます。こうしたアプローチによる研修には、チームワークや共感性の醸成など、さまざまなメリットが期待されます。
・「プレゼンテーション」「ディベート」を取り入れた研修
M&Aやグローバル化が進展したことにより、バックボーンや価値観が異なる相手に対して、自分の意見や主張を分かりやすく、的確に伝えることができる人材の育成が急務となっています。そこで新入社員の段階から、「プレゼンテーション」や「ディベート」など、相手との議論や交渉術を盛り込んだ研修を行うケースが増えています。
・「即戦力化」を狙った実習型の研修
「座学」(理論・考え方)での学びだけでなく、その内容に合わせた実習型のメニューを盛り込むことによって、「即戦力化」の実現を目指す研修です。実務に直結する点で言うと、近年はコミュニケーションなど、対人スキルに関するニーズが増えています。

3.新入社員研修に求められる要件

「ゆとり世代」に合わせた対応

1980年代から2000年代初頭に生まれ、ゆとり教育を受けてきた年齢層を指す「ゆとり世代」。個人差はありますが、一般的にこの世代の新入社員は、「真面目で、勉強熱心」という評価を受けることが多いようです。一方、「出る杭になりたくない、という意識が強い」「メールでのコミュニケーションは得意だが、対面コミュニケーションが苦手」「上下関係が希薄で、マナーが欠如している」といった課題があげられることも。また、「納得しないと、なかなか動こうとしない」点も、特徴であるとされています。

このような新入社員に対して一方通行的な教え方をすると、反発を招くこともあります。そのため、研修を実施する際には「今、会社が置かれている状況において、あなたたちには○○を期待しています」「そのためにこの研修が必要なのです」といった“所以・背景”を、あらかじめ丁寧に説明し、理解してもらう必要があります。これにより、参加態度や研修結果にも大きな差が出てきます。

【ゆとり世代の傾向と対策】

ゆとり世代の傾向と対策

職場全体でのバックアップ体制

入社後に期待とのギャップを感じたり、思うような成果が出なかったりしたとき、新入社員が自信を失ってしまうこともあります。基本的なスキル不足を指摘されたことで、メンタルヘルスの不調につながるケースも出ています。

こうした事態を招かないためにも、まずは「基本行動(スキル)」をしっかりマスターさせるプログラムを設計すること。さらに、体験型の研修などで事前の認識や理解を深め、より実践的な研修(ロールプレイング)を用意することが大切です。また、職場全体でのバックアップも欠かせません。きめ細かなサポートやフォローを心がけ、職場全体で新入社員に自信とやる気を付けさせる工夫が求められます。

4.新入社員研修の進め方

(1)新入社員教育の一連の流れ

次に、新入社員教育の実施方法について解説します。

【新入社員研修の一般的なフロー】

新入社員研修の一般的なフロー

基礎実務を習得するための研修

まずは、全ての新入社員に共通して求められる知識・スキル、ビジネスマナーなど、ビジネスパーソンとしての基礎実務を習得するための研修からスタートします。形式としては「集合研修」が一般的で、盛り込むべき内容としては以下のような項目があげられます。人事・教育担当の下、専門の講師が指導を行うことが多いようです。

【基礎実務教育の項目例】
・ビジネスマナー
挨拶、礼儀作法、言葉遣い、身だしなみなどの基本マナー
・自社理解
企業理念・事業内容、社内ルール・就業規則・行動規範
・基礎実務のスキル
メール、ビジネス文書、電話応対、プレゼンテーション、情報活用、PC・ITツール
・自分の役割
仕事の責任、目標設定、自己啓発
・職場の人間関係
コミュニケーション

現場での実習

次が、現場での実習。ここでは研修の担当が人事・教育部門から、現場のライン部門に移ります。新入社員に社内の事業(仕事・業務・役割)を理解してもらうため、一定期間、現場で実務の研修を行うのです。人事から現場へ円滑にバトンタッチするためには、部門間の密な連携が欠かせません。メーカーでは、工場などでの実習が数ヵ月に及ぶこともあります。また、海外に展開している企業の場合、現地まで出向いて研修を行うケースも見られます。

配属現場におけるOJT

導入研修で一定のスキルや心構えを身に付けた後、新入社員は各職場へと配属(仮配属)されます。ここから、現場での個別実務教育「OJT 」(on the job training)がスタート。先輩社員やOJTトレーナーの指導の下、職場への適応に向けて、実務に対する自信を付けさせることが主な目的です。ただし、忙しい現場ではOJTが計画通りに進まないこともあります。的確な「指導計画」を立ててOJTを進めていくことが、新入社員のその後の成長にも大きく関わるため、対応をきめ細かく行う必要があります。その際、指導項目ごとに「マニュアル」を作っておくといいでしょう。先輩社員やOJTトレーナーはそれも基づいて、計画的に指導手順を考えることができます。

配属後のフォローアップ研修

現場に配属され、一定期間(3ヵ月~半年)が経過した後に行われるのが、フォローアップ研修です。まずは個人面談で、実際に仕事をしてきた感想や悩み、課題などをヒアリングします。悩みや課題などについて、同期の新入社員とディスカッションする機会を設けるのもよいでしょう。いずれの場合も重要なのは、フィードバックやアドバイスを行い、新入社員が何かしらの気づきを得られるようにすること。新入社員は、それをもとにして今後の課題や取り組むべき目標などを明確にし、新たな行動計画を作成した上で、現場に戻って実行に移すことになります。

個別教育プランの策定・フィードバック

OJTやフォローアップ研修の状況を鑑みて、人事・教育部門は2年目以降の個別教育プランを策定します。その内容は新入社員とその上司にもフィードバックし、新人の考えや現場で上司が感じていることと、かい離が起こらないよう気を付けなければなりません。このような流れを繰り返しながら、新人の長期的な育成を進めていきます。

(2)研修の種類・形式

研修の種類:OJTとOff-JT

研修には、大きく分けて「OJT」(職場内研修)と「Off-JT」(職場外研修)の2種類があります。多くの日本企業では、これまでOJTを主体に行ってきましたが、近年は仕事の専門性が高まり、求められる知識・スキルの変化も早くなっています。また、OJTでは学ぶことのできない想定外のトラブル事例なども増えているため、職場を離れて学ぶOff-JTの重要性が高まっています。

【OJTとOff-JTのメリット・デメリット】
OJT(職場内研修) Off-JT(職場外研修)
メリット
  • 仕事に必要で、実践的な内容を直接教えることができる
  • 職場内で手軽に実施できるので、実施費用が特にかからない
  • 体系的、理論的な内容を教えることに向いている
  • 職場を離れることで、新たな気づき得ることができる
  • 他の受講者とコミュニケーションをとることで、社内の人脈・ネットワークの拡大につながる
デメリット
  • 体系的、理論的な内容を教える場合には不向きである
  • 教える人によって、内容にばらつきが出る
  • すぐに仕事に役立つ内容ではない場合もある
  • 仕事(職場)を離れて行うので、一定の時間や費用がかかる

研修の形式:対話型と非対話型

研修の形式は、「対話型」と「非対話型」に二分されます。「対話型」には、講師と受講者が対面して行う「座学・講義型研修」、講師がファシリテーターとなって受講者同士が対話や体験をしながら行う「対話・体験型研修」があります。「座学・講義型研修」は講師が回答(メッセージ)を持ち、それを参加者に提供していくのに対して、「対話・体験型研修」は受講者同士で協同作業を行いながら、回答を考えることが特徴です。

一方、「非対話型」には、社内のネットワークなどを通じてテキストを提供し、パソコンやスマートフォンなどの端末で受講する「eラーニング」が代表的。受講者を集合させる時間と費用の負担を軽減し、都合のよい時間に学ぶことができるなどの理由から、導入企業が増えています。

(3)研修の内製化

自社の状況に合わせた研修が可能

近年、新入社員研修を内製化する企業が増加しています。社内でプログラムを企画・作成し、自社の社員が講師を務める、というものです。

研修を内製化することの最大のメリットは、自社の状況に合わせた教育ができること。いま企業がどのステージにあるのかなどを踏まえ、内容をオリジナルに設計することが可能です。また、前年度の反省を生かし、受講生の反応を見ながら教える内容を変えるなど、柔軟に対応できます。

研修の実施によって、講師となる社員の成長を促すことができる点も見逃せません。講師を任された社員は、改めて研修内容を学び直し、後輩に教えることで、より深い理解を得ることができます。そして、熱意のある先輩社員を講師として任命することで、「自分もあの先輩のようになりたい」というロールモデルが示され、新人の成長意欲が高まる効果もあります。その結果、「講師の社員のように、自分も後輩を育てていきたい」という気持ちを引き出すことにつながり、社内に人材育成の風土が育まれていきます。

【研修を内製化することのメリット】
  • 自社に合った教育内容、メニューを設計することができる
  • 状況に応じてプログラムを修正したり、変更したりすることができる
  • 教育コストの削減につながる
  • 講師となる社員の気づきや成長につながる
  • 相互に育て合う職場風土が醸成される
  • 人材育成のノウハウやメソッドが社内に蓄積される

5.実施の留意点

新入社員研修を実施する際、どのような点に留意すべきでしょうか。以下、そのポイントをご紹介します。

一方通行な「座学」は最小限に抑える

新入社員には社会人としての経験がないので、いくら話が巧みな講師でも、長時間にわたって興味・関心を維持させることは難しいものです。また、経験したことのない状態で多くの情報を与えられても、なかなか理解できません。そのため、集合研修における「座学」は、最小限に抑えた方がいいでしょう。ただし、内容的にどうしても座学で教えなければいけないものもあります。その場合は、「視聴覚教材を使う」「質問を投げ掛けて答えさせる」「グループによるディスカッションを盛り込む」など、一方的に聞いている状態を避ける工夫が必要です。

「座学」より「実践」を通しての学びを多く設ける

新人の場合、「座学」よりも「実践」を通じた学びが有効です。具体的な方法としては、「グループディスカッション」や、「演習」「ロールプレイング」「現場実習」「課題研究」「ゲーム学習」「自主的合宿」などが挙げられます。

例えば、電話の応対や接遇のなど基本動作を習得するには、座学よりも「ロールプレイング」が適切でしょう。実際に体験し、その場でフィードバックを受けることで、新人はより実践的に理解することができます。また、人事が大まかなプログラムだけを定め、役割分担や運営を新人に任せる「自主的合宿」も効果的です。新人同士のチームビルディングに役立つことに加え、信じて任せることで、新人たちに責任感や積極性が生まれます。

新人と年齢の近い先輩社員をトレーナーに登用する

育成のポイントとなるのが、トレーナーとして新入社員と年齢の近い20代の先輩社員を登用すること。年齢が近ければ、新入社員も話しやすくなります。トレーナー一人で多くの新入社員を抱えず、グループ単位やマンツーマンなど、少人数を相手にきめ細かく対応することも重要です。講義形式の研修と違い、気軽に質問することができるので、新人の理解にもつながります。

「ディスカッション」の機会を用意する

ビジネスパーソンには、自分の意見や主張を言語化し、他者に伝えるスキルが不可欠です。こうしたスキルを身に付けるためにも、研修ではできるだけ「ディスカッション」の機会を設けることが大切です。例えば、一定の条件下で賛成派・反対派を分けて議論を進める「ディベート」。ここでは、常に自分の意見とその背景となる事項を意識させます。トレーニングを積むことによって、主張が論理的となり、説得力を持つようになります。

経営トップから現場の社員まで「全社的な体制」をつくる

新入社員の育成は、人事部や能力開発部だけが行うものではありません。成長を促すには、経営トップから現場の社員に至るまで、全面的な協力が不可欠です。大切なのは、全社的な協力体制をつくり、「新入社員を育てるのは、会社の社員全員の仕事である」という意識を持たせることです。

6.課題と今後の展開

「教育効果」を測定し、プログラムの見直し・手直しを行う

新入社員研修を効果的に行うには、アンケートやヒアリングなどを実施し、「教育効果」をしっかりと測定することが求められます。その結果を受けて、見直し・手直しを行うことで、プログラムをよりよいものにしていかなければなりません。

新入社員の頃からキャリアプランを描かせ、「自律型人材」の育成を目指す

近年、「自律型人材」の育成に向けて、キャリアプランを描くことの重要性が叫ばれています。変化の激しい時代、言われたことをそのまま実行する受動的な対応では、今後の成長が期待できないからです。重要なのは、一人ひとりが「自分らしく働きたい」「変革にチャレンジしたい」「自らの成長を実感したい」という確固たる意志を持ってキャリアプランを考えること。そうしたアプローチが、会社と個人の持続的な成長を実現させていきます。新入社員研修にもキャリアプランを意識したメニューを取り入れ、早期にキャリアを考える機会を与えることで、キャリアを自らの手で作り出すことのできる「自律型人材」が育ちます。

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