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【ヨミ】オージェーティー OJT

実務経験を通して即戦力を育てる「OJT」は、人材育成に欠かせない指導方法の一つです。しかし一方では、うまく活用できていないという声も多くあがります。ここでは、OJTとOFF-JTの違い、それぞれのメリット・デメリットを解説するとともに、OJTが抱える問題点、効果を高める進め方を説明します。
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1. OJTとは

OJTはOn-the-Job Training(オン・ザ・ジョブ・トレーニング)の略称で、「職場内訓練」と訳されます。実際の職場で実務を通して、必要な知識やスキルを学ぶ手法のことです。OJTでは、上司や先輩が現場で通常業務を進めながら指導にあたるのが一般的です。

指導方法としては、主に「4段階職業指導法」が採用されています。「Show(やってみせる)」「Tell(説明・解説する)」「Do(やらせてみる)」「Check(評価・追加指導)」の手順で進めていきます。

指導する側が実際に見本を見せて、これを口頭の説明で補足します。このShowとTellを組み合わせることで、仕事の全体像を理解できます。次にDoの段階に移り、指導者が横に付き添いながら実際にやらせてみます。最後にCheckで評価を行い、できていないことを追加で指導したり、次のOJT計画を考えたりしていきます。

2. OJTとOff-JTの違い

OJTとは反対の言葉として、「OFF-JT」があります。社員の育成には「実務上の研修」であるOJTと、「実務外の研修」であるOFF-JTの使い分けが重要です。OJTとOFF-JTの違いは次のように整理できます。

内容 使い分け メリット デメリット
OJT ・実際の職場で実務を通して行う
・計画的にやさしい業務から難しい業務へと移行する
・原則、OFF-JTでしかできないもの以外はOJTで行う
・実務上必要な知識やノウハウの習得
・多くのスキルをまんべんなく学ぶ
・社内特有のスキルを習得
・実際の仕事を通して実践的な知識・スキルが身につく
・フィードバックをすぐに受けられる
・トレーニングを通して人間関係が構築できる(特に実務でかかわる人)
・指導者の能力によって効果に幅が出る
・体系的に学びにくい
OFF-JT ・職場を離れた座学研修、集合研修が主流 ・専門性の高い知識、スキルを体系的に習得
・自社にない知識、スキルを習得
・新入社員:ビジネスの基本、マナー、ロジカルシンキングの習得
・中堅社員:業務内容を深堀りして学ぶ。海外の大学院でのMBAやマネジメント技術の習得など
・体系的に学べる
・指導者員の数が少なくても研修できる
・指導者員のレベルにばらつきがあっても均一的な研修を実施できる
・実践性が低い

OJTは、実際の職場で実務を通して行うため、現在社内で行われている業務を習得することが基本となります。一方OFF-JTは、年次や職務内容に応じて必要となる知識・技術を身につけるための研修内容を検討する必要があります。

3. OJTのメリット・デメリット

OJTは新入社員の育成に多く活用されている指導方法ですが、導入する際はメリットとデメリットを理解しておくことが大切です。OJTのメリットとデメリットは次のとおりです。

【OJTのメリット】

  • 実際の仕事を通して実践的なスキルを学べる
  • フィードバックをすぐに受けられる
  • トレーニングを通して人間関係を構築できる

【OJTのデメリット】

  • 指導者の能力によって効果に幅が出る
  • 体系的に学びにくい

職業場内で実際に仕事をする社員のそばにいながら指導を受けられることから、指導を受ける側は、実践的なスキルの習得や素早いアドバイスをOJTに期待します。「OJT」を行う際はこのメリットを、いかに指導を受ける側に意識してもらえるかがポイントとなります。指導の質がよければ、良好な人間関係のきっかけになり、本格的に仕事を始める際の潤滑剤にもなります。

ただし、OJTは職業場内訓練である以上、どうしても社員のリソースを多く割くことになり、指導者の質にばらつきが出る恐れがあります。質をそろえる努力はもちろん行うべきですが、OFF-JTの一斉研修にはかなわないかもしれません。

また、職業場内には常に突発的な仕事が舞い込む可能性があり、逆にほとんど出てこない対応も存在します。コントロールが難しいものが教材であるため、そこからスキルを体系的に学ぶには、指導する側にも指導される側にも能力が必要です。OJTのマニュアルなどを組む際には、社員のスキル定着が促進されるよう、学習面でのサポートになる情報を盛り込むべきです。

4. OFF-JTのメリット・デメリット

OJTと比較される研修方法に、OFF-JTがあります。OFF-JTはOff-The-Job Training(オフ・ザ・ジョブ・トレーニング)の略称で、「職場外訓練」と訳されます。職場を離れた場所で研修を行い、必要な知識やスキルを学びます。通常業務の一環として行われるOJTと違い、OFF-JTでは研修のために別途時間をとる必要があります。

OFF-JTでは、一人もしくは少数の講師に対して大勢の受講者という形式で行われる座学研修や集合研修が主流となっています。ビジネスに必要な知識を体系的に学べるほか、専門的な知識・スキルを集中して学ぶことができるため、多くのノウハウを短期間で習得しやすいという特長を備えています。

では、OFF-JTのメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

【OFF-JTのメリット】

  • 体系的に学べる
  • 指導社員の数が少なくても研修できる

【OFF-JTのデメリット】

  • 実践性が低い

OFF-JTでは、座学研修や集合研修が主流です。座学研修や集合研修の場合、決められたプログラムに沿って学んでいくため、一つの視点に偏らず、全体を体系的に学習できることが期待できます。また、少数の講師がいれば大人数の受講生にも対応できることや、専門家の講師による均一的な学習が可能であることも、強みの一つです。自社にはない知識・スキルを身につけたい場合などに利用するのもよいでしょう。

ただし、OFF-JTでは、OJTに比べると実践性が低くなります。実践性を高めるには、OJTを中心とした人材育成プランを実施するなかで、一定の時期にOFF-JTを入れて知識・技術を体系的に理解できるようにするなどの工夫が必要です。

このように、OJTとOFF-JTは得意とする領域が異なるため、それぞれを補完するように組み合わせることが研修効果を高めるポイントになります。

5. OJT とOFF-JTのコスト面の考え方

外部への支払い 時間当たりの給与 指導する社員の人数 カリキュラムの相性と効果
OJT なし 高い 多い 実地研修
実践的なスキルを学べる
OFF-JT あり 低い 少ない(またはゼロ) 座学研修や集合研修
全体を体系的に学べる

OJTの場合、外部の講師や研修を依頼する必要がないため、その分のコストを低減できるというメリットがあります。ただし、研修期間は指導にあたる上司や先輩が本業にかかわれなくなるため、この間の社員の給与を研修コストと見る考え方もあります。また、本業にあてるリソースが少なくなる分、生産性の低下も見ておかなければなりません。

OJTは社員だけで行うためコストがかからないと捉えることもできますが、研修を受ける人数に合わせて、指導にあたる社員数も同等に必要になります。場合によっては、大人数を一度に研修できるOFF-JTのほうがコスト削減につながることもあります

6. OJTの進め方

ここからは、実際のOJTの進め方について見ていきましょう。

OJTの基本はPDCA

OJTは、研修を実施したら終了と考えられがちですが、実はそれだけでは研修の効果は見込めません。特にOJTは実務というコントロールがしにくいものを教材とするため、事前にしっかりと計画していなければカリキュラムも効果も曖昧なまま終了することになり、最悪の場合「放置された」と社員の不信感を招いてしまいます。効果を出すためには、意図的・計画的・継続的に研修を行わなければなりません。つまり、研修を中長期的に考えていく必要があるのです。

そこで用いるのが、PDCAです。PDCAは、「Plan=計画」「Do=実施」「Check=評価」「Action=改善」の頭文字を取ったもので、計画を立てて実行し、それを評価・改善することで、継続的に仕事の質を上げていく指導法です。

OJTにPDCAの手法を取り入れることで、より効率的に人材を育てていくことができます。人事部門と指導者が研修の目的やゴールに共通の認識を持ち、一体となって研修の進捗や結果を確認・判断することで、OJTを全社的にコントロールしていきます。

では、PDCAの各段階を詳しく見ていきましょう。

行動内容
Plan=計画 目標(指標)の決定
指導者の選別
スケジュールの決定
フォーマット(計画シート)の作成
Do=実施 スケジュールと習得状況のチェック
社員のレベル感に合わせた指導
Check=評価 フィードバック(研修中即時、面談形式)
信頼関係の構築
スキル実践の確認
書面での確認
Action=改善 ヒアリング
効果・実績の数値化

「Plan」まずは計画を立てる

OJTは、まずPlan=計画を立てることから始めます。計画の第一歩は、研修終了後に受講者がどのような状態になっていたら良いか、ゴールを定めること。数値化したり、具体的な行動を言語化したりする必要があります。育成後の人物像を決めることができたら、次は指導にあたる社員の選定です。スキルや人間性、指導を受ける側との相性などを考慮し、OJTにふさわしい指導者を選定します。

次いで、計画を具体的にしていきます。実際の研修内容は、選定した指導に当たる社員がメインとなって決めますが、全体計画やスケジュールなどの細かな調整は人事担当が一緒に行います。

計画を可視化するため、OJT計画シートを作成します。「最終的に目指す姿(目標)」「定期的な目標」「研修計画(概要)」などを記載します。どの様式が正解というものはないので、評価欄を作るなど自社が使いやすいように工夫するとよいでしょう。

社内で行うOJT研修では、共通の様式のものを使用します。研修の効果や評価を一律に管理することで、PDCAを回しやすくなります。選定された社員、人事部、受講者など、誰が見ても共通認識を持てるOJT計画シートを作成します。

「Do」OJT実施時の注意点

スケジュール表と管理シートの作成

次は、Do=OJTの実施に移ります。OJTを実施するにあたり「OJTスケジュール表」と「OJT管理シート」を作成します。

OJTスケジュール表は、いつ・どこで・どの研修を行うかをスケジュールにしたものです。スケジュール表を作成することで、その日のスケジュールが分かるだけでなく、研修計画の全体像を理解することができます。

OJT管理シートは、指導漏れをなくして習得状況を管理することを目的に作成するものです。指導項目を洗い出し、項目ごとにリスト形式で記載していきます。研修の実施状況や習得状況などのチェック欄を設けます。

社員のレベル感で指導方法を分ける

シートに沿ってOJTを実施しますが、ここで注意しなければならないのが指導方法です。OJTでは研修を受ける社員のレベルに合わせて、最初から教えるのか、それともサポートに徹するのかを分けることが大事です。新入社員か、経験のある若手かでイメージするとわかりやすいでしょう。

【新入社員の場合】
新入社員は、具体的な仕事内容の知識がほとんどない状況のため、仕事をまかせることができません。そこで、まずは仕事内容の知識を教えます。新入社員は教わったことを実施し、それに対して指導者がフィードバックを行います。これを繰り返していくことで、少しずつ仕事ができるようになっていきます。

【経験のある若手の場合】
経験のある若手は、その会社の業務内容について理解しており、実務の経験もあります。経験のある若手に対してOJTを実施する場合は、一からではなく、職務の拡大や充実を目標とする場合が多いため、指導者は教えるよりも、自分自身で新たな仕事を行えるようにサポートします。そうすることで、経験のある若手の応用力が高まり、職務の拡大や充実が可能になります。

「Check」フィードバック

研修が終了したら、Check=評価とフィードバックを行います。何ができて、何ができなかったのかを客観的に評価しフィードバックします。ここをおろそかにしないかどうかが、OJTの成否を分けることになります。

研修直後のフィードバックは書面で伝えるのではなく、必ず面談形式で行います。面談をすることで評価に対する納得感を確認できたり、不明点を洗い出したりできます。また、対面のコミュニケーションで信頼関係を築くよう努めることも大切です。フィードバックの内容は後で読み返せるよう、書面に残すことも必要です。

フィードバックはOJT中にも行いますが、研修終了後も定期的なフィードバックを行う必要があります。指導者は、研修を受けた社員がOJTの内容をその後も実践しているか、注意してみていきましょう。

「Action」OJT改善

最後に、次回の研修に向けて、指導者側のAction=OJTの改善が必要です。今回のOJTが成功なのか失敗なのか、その要因は何かを明確にしておくことで次のOJTをより良いものにすることができます。OJTの改善についても管理シートを活用すると、次回の指導者がこれを参考にPlan=計画を立てることが可能です。

OJTの内容によっては成果が出るまでに時間がかかるものもあり、実際にはすぐに成否を判断するのが難しいケースもあります。判断基準として次の観点から考察するとよいでしょう。

  • 行動の改善につながる具体的なフィードバックになっている
  • 効果、実績を数値で可視化する
  • OJT終了後に指導者、受講者の両者からヒアリングする など

このようにPDCAを回していくことで、より効果的なOJTを社内で構築していくことができるようになります。

7. 「OJTは放置」と思われないために~OJTの失敗のポイント整理

OJTが失敗する原因の一つとして、「OJTというのは名称だけで本当は放置されるのではないか」と思っている社員が多いことがあげられます。また、「OJTにかこつけて、外部研修よりもコストを減らそうとしているのではないか」といった不安の声も聞かれます。

OJT=放置と思われると、研修の真剣さが失われ、効果も薄くなってしまいます。そうならないためには、会社がいかにOJTを大事に考えているのかをしっかりと発信し共有することが大切です。

共有すべき社員は、指導者と研修を受ける人だけではありません。全社員に向けて、OJTによる人材育成を全社で取り組んでいく意思を表明する必要があります。決して教育を社員に任せっきりにしてコスト削減をするためではないことを、会社全体で共有することが重要です。

それでも、社員にとってOJTは負担になることは事実です。実際にはうまくいかないという声もあがっています。そこにはどのような問題があるのか、PDCAをもとにまとめると次のようになります。

P……計画が不十分

  • 指導者側の研修スキルが低く効果が出ない
  • 指導者により効果が異なる
  • 研修を受ける側が研修の意図を理解していない

D……実行に継続性がない

  • OJTが一度きりになっている
  • 指導者により教える内容が異なる
  • 研修に対する全社員の意思疎通がなく、継続できるスケジュールが立てられない

C……振り返りが十分でない

  • 研修を行うことが目的となっている
  • 研修の評価や実績が数値化できていない

A……改善のアクションが十分でない

  • 研修を行うことが目的となっている
  • 指導者と受講者のコミュニケーション不足
  • 研修シートの作成が不十分

8. 企業の成長にOJTは必要不可欠

グローバル化や人材の多様化が進む現在、人材育成のために必要な教育制度も多面的に捉えていく必要があります。OJTとOFF-JTの特長を理解し、うまく使い分けることで早期育成や専門性の習得が可能になります。

OJTは実務を通した育成方法ですが、組織のコミュニケーションの活性化や企業理念の浸透においても効果を発揮します。現在のOJTで満足できる効果を得られていないなら、運用方法を見直すなど、企業の成長を支える施策として今後さらに進化させていく必要があります。

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