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3月対応
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人事関連文書の整理・廃棄
年度末の3月は、人事関連文書を整理・廃棄する時期です。文書の中には法律上、「保存期間」が定められているものがあります。従業員数や保管スペースなど社内の現状を鑑みて、自社としての「文書管理規定」を定め、保存文書と廃棄文書に分けて適切に対処します。
主要業務
(1)文書(書類)管理規定の策定
・法律で定められている保存期間を踏まえ、自社としての「文書(書類)管理規定」を作成する。
(2) 文書(書類)保存期間への対応（起算日、保存期間）
・人事関係
| 文書（書類） | 起算日 | 保存期間 |
| 労働者名簿 | 労働者の退職、死亡の日 | 5年 |
| 雇入れ・退職に関する書類(雇用契約書、解雇通知など) | 労働者の退職、死亡の日 | 5年 |
| 労働時間の記録に関する書類(タイムカード、残業命令書など) | 労働者の最後の出勤日 | 5年 |
| 就業規則の作成・届出・変更 | ― | 定めなし |
| 時間外・休日労働協定届 | 協定の有効期限満了から | 5年 |
| 派遣先管理台帳 | 派遣期間終了 | 3年 |
・給与関係
| 賃金台帳 | 最後の記入日 | 5年 |
| 給与所得者の扶養家族等(異動)申告書 | 法定申告期限日 | 7年 |
| 源泉徴収簿 | 法定申告期限日 | 7年 |
・社会保険関係
| 健康保険・厚生年金保険に関する書類(資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書など) | 退職、解雇、死亡の日 | 2年 |
| 健康診断個人票 | 作成日 | 5年 |
・雇用保険関係
| 雇用保険に関する書類(被保険者関係以外) | 退職、解雇、死亡の日 | 2年 |
| 雇用保険の被保険者に関する書類（離職票など） | 退職、解雇、死亡の日 | 4年 |
・労働災害関係
| 災害補償に関する書類 | 災害補償の終了日 | 5年 |
| 労災保険に関する書類（請求書類） | 完結の日 | 3年 |
| 労働保険の徴収・納付等に関する書類 | 完結の日 | 3年（※） |
| 安全・衛生委員会の議事録 | 作成日 | 3年 |
※労働保険徴収法施行規則第68条第3号に該当する書類は4年間
参考リンク
3月中の主な業務
- 賃金
- 退職金支払いの手続き
- 労使関係
- 春季団体交渉の実施
3月のその他の業務
- 3月1日（水）
- 4ヵ月後決算法人の中間申告 ［提出先：税務署］
- 2ヵ月前決算法人の確定申告 ［提出先：税務署］
- 外国人雇用状況届出書の提出（雇用保険の一般被保険者でない場合） ［提出先：公共職業安定所］
- 労働保険印紙保険料納付・納付計器使用状況報告書の提出 ［提出先：所轄都道府県労働局歳入徴収官］
- 日雇健保印紙保険料受取報告書の提出 ［提出先：年金事務所］
- じん肺健康管理実施状況報告 ［提出先：労働基準監督署］
- 固定資産税（都市計画税）の納付 ［提出先：各自治体の税事務所］
- 健康保険料・厚生年金保険料の納付 ［提出先：年金事務所］
- 3月10日（金）
- 雇用保険被保険者資格取得届の提出（前月以降に採用した労働者がいる場合） ［提出先：公共職業安定所］
- 源泉徴収所得税の納付 ［提出先：税務署］
- 給与所得者の特別徴収住民税納付 ［提出先：従業員各人在住の市区町村役場］
- 外国人雇用状況届出書の提出（雇用保険の一般被保険者である場合） ［提出先：公共職業安定所］
- 3月31日（金）
- 日雇健保印紙保険料受取報告書の提出 ［提出先：年金事務所］
- 労働保険印紙保険料納付・納付計器使用状況報告書の提出 ［提出先：所轄都道府県労働局歳入徴収官］
- 2ヵ月前決算法人の確定申告 ［提出先：税務署］
- 4ヵ月後決算法人の中間申告 ［提出先：税務署］
- 外国人雇用状況届出書の提出（雇用保険の一般被保険者でない場合） ［提出先：公共職業安定所］
- 健康保険料・厚生年金保険料の納付 ［提出先：年金事務所］