“伝える力”をチームで磨くパワーポイント資料のポイント

「伝わる資料」を作れる人と、そうでない人。その違いは、デザインセンスではなく“伝える設計力”にあります。社内研修やチーム全体での資料改善を進める企業が増えています。

プレゼンや社内報告、提案書など、あらゆるビジネスの場面で使われるパワーポイント（PowerPoint）ですが、制作のコツがあるのはご存じでしょうか？

この記事では、教育・研修の観点から“チームで資料作成力を底上げする”ためのポイントを解説します。

1. 個人スキルから「チーム設計力」へ

1-1. スライドは「共有言語」

1枚のスライドには、話す人の意図、聞く人の理解、そしてチームの方向性が詰まっています。資料とは「社内共通言語」です。部署や担当が違っても、同じ基準で構成・デザインされた資料は、チーム全体の“伝える力”を整えることにつながります。

また、資料制作に関しては個人が上手く作れるようになるだけでは限界があります。重要なのは、チーム全体で共通の資料作成ルールを持つことです。

「1スライド＝1メッセージ」「タイトルで意図を伝える」「フォント・色の使い方を統一する」など、基準を明文化して共有することで、誰が作っても“伝わる資料”になります。

2. デザインよりも「整理する力」が大事

2-1. 装飾より“構造化”

資料が伝わらない原因の多くは、デザインの不足ではなく「情報の整理不足」です。
チームで資料を改善する際は、まず“何を伝えるか”より“どう整理するか”を考える癖をつけましょう。

例えば、情報を整理する際には以下のようなポイントがあります。

• 1スライドに伝えたいメッセージは1つ

• 要素は3つ以内に絞る

• スライドタイトルを「要約文」ではなく「意図が伝わる一文」にする

この3つのルールを設けるだけで、スライドの印象は大きく変わります。

2-2. 見た目よりも「理解されること」が大事

プレゼン資料は「読ませる」ものではなく「理解させる」ものです。
そのため、視線の動きを設計することが大切です。
人の視線は左上から右下へ動くため、自然に情報を追えるZ型レイアウトを意識すると効果的です。
また、スライドの余白を“情報の呼吸”と考え、詰め込みすぎない構成を意識しましょう。
余白があることで、情報に優先順位が生まれ、読み手の理解スピードが上がります。

3. 視覚表現のルールを統一する

3-1. フォントと配色で印象を整える

資料の印象は、フォントと配色で7割決まるとも言われます。
社内で資料を共有するなら、フォントと色のルールを“共通化”することが最も効果的な改善です。
 

• フォントの選び方
  タイトルは太めのゴシック体、本文は読みやすい明朝体など、目的別に使い分ける。全体では2種類までに統一すると洗練された印象に。

• 配色のルール
  “強調＝赤”“補足＝グレー”など、意味ごとに色を固定すると視覚的な一貫性が出ます。企業カラーを基調にすることで、資料全体の統一感も高まります。

こうしたルールを共有ドキュメント化しておくことで、誰でも同じクオリティの資料を作れるようになります。これにより、資料作成を属人化させないチームデザインにする方法でもあります。

4. 見せ方を変えるだけで“伝わる”チームに

4-1. 図解・アイコンで“考え方”を共有する

文字が多い資料は、情報の理解が個人差に左右されがちです。
チームで使う資料こそ、図解やアイコンを活用して「共通のイメージ」で認識を合わせましょう。
 

• プロセスの流れ → フローチャートで可視化

• 比較内容 → 左右対比レイアウトで整理

• 概念の説明 → シンプルなアイコンで共通理解

特に新人研修や社内教育では、「図解で覚える」構成が効果的です。
図解は、単に“見やすくする”だけでなく、“考え方をそろえる”ことにも役立ちます。

4-2. データは“伝えたい意図”から作る

グラフやチャートを入れる際は、「この数字で何を伝えたいのか」をチームで確認しましょう。たとえば、「前年より伸びたことを強調したい」のか、「構成比を見せたい」のかで、使うグラフの種類が変わります。

データの見せ方をチーム全員が理解しておくと、報告書やプレゼンでも統一感が生まれます。

5. 伝える研修で“資料思考”を育てる

5-1. “伝える力”はトレーニングで磨くことができる

資料作成のスキルは、センスではなくトレーニングで身につけられる技術です。
社内で「資料ブラッシュアップ研修」を行うことで、メンバーの考え方や伝え方が可視化され、組織全体の伝達力が底上げされます。

具体的には、次のようなステップがおすすめです。

1. 各自が既存資料を持ち寄る

2. 目的・メッセージを再整理する

3. 他者目線でフィードバックをもらう

4. フォーマットやトーンを共通化する

この「他人に見せて磨く」プロセスこそが、資料作成の一番の学びになります。
フィードバックを通して、メンバー同士の伝達スタイルも共有できるようになります。

5-2. 教育と業務をつなぐ

研修の目的は、“資料をきれいに作ること”ではなく、“伝わる思考を育てること”です。
「伝える力」が育つと、報告・提案・教育の質がすべて向上します。
資料づくりは、単なる業務スキルではなくコミュニケーション教育の一環として位置づけると、組織の生産性に直結します。

6. まとめ：資料作成は“伝達文化”を育てる時間

パワーポイント資料は、情報を伝えるための“道具”であると同時に、チームの“文化”をつくるツールです。ルールを統一し、見やすく整理し、相手の理解を想像する…の積み重ねが、組織の信頼をつくります。

ぜひ個人で完結させる資料づくりから、チームで磨き合う資料づくりへ変えていきましょう。

「伝わる」だけでなく、「共有できる」「育てられる」資料を目指して、ぜひ社内での研修やブラッシュアップに取り入れていただけたらと思います。

ホープンでは、資料のブラッシュアップから、伝わる資料をどう作れば良いのか。パワーポイントの作り方の研修もご要望に応じてサポートすることも可能です。

伝わるコンテンツ制作についてお悩みの場合は、ぜひホープンにお気軽にご相談ください。