オンラインセミナーの案内メールの書き方｜例文・テンプレ・件名

オンラインセミナーを開催しても、「案内メールを送っても参加が集まらない…」と悩んでいませんでしょうか。実は、集客率を左右する大きな要因として、“案内文の書き方”があります。

オンラインセミナーの案内文は、ただ日時やテーマを伝えるだけでは不十分です。誰に・何を・なぜ伝えるかを整理し、開封した瞬間に「参加したい」と思わせる構成にすることが重要です。

そこで、この記事では、オンラインセミナーの案内文の書き方を、例文・テンプレートをご紹介いたします。

1.オンラインセミナー案内文の重要性と目的

オンラインセミナーを成功させるうえで欠かせないのが、「案内文（案内メール）」の設計力です。
どれだけ魅力的な内容でも、伝え方が曖昧だと参加者の関心を引くことはできません。

実際、同じテーマ・同じ日時で開催したセミナーでも、案内文の書き方次第で集客数が2倍以上変わるケースもあります。
以下に、オンラインセミナーの案内文が成果を左右する3つのポイントを解説していきます。

1-1.集客率・申込率を左右する要因

オンラインセミナーの成功を左右するのは、案内文（案内メール）の質です。
せっかく魅力的な内容のセミナーを企画しても、案内文がわかりにくかったり、魅力が十分に伝わらなかったりすると、参加申し込みにはつながりません。
特にオンライン開催では、リアルイベントのように“雰囲気”や“熱量”で訴えることができないため、言葉だけで参加者の興味を引き、行動を促す構成が求められます。

案内文に盛り込むべき情報が整理され、読みやすくデザインされていると、受け取った人は安心して申し込みを検討できます。逆に「日時やテーマが不明確」「申し込み方法が複雑」など、ほんの小さな不備があるだけで離脱されることも珍しくありません。

つまり、オンラインセミナーの案内文は“参加のハードルを下げる最初の接点”であり、集客率を大きく左右する要素になるといえます。

1-2.案内メール1通で変わる「開封率」と「参加率」

案内文の効果は、メールの件名・導入文・本文構成によって大きく変わります。
同じ内容のセミナーでも、メールの書き方を工夫するだけで開封率や参加率が変わることもあります。

たとえば件名に「【無料開催】」「録画視聴あり」「事例紹介」などの具体的なメリットを入れると、開封率が高まります。
本文でも「このセミナーで何が得られるのか」「誰が登壇するのか」を明確にすることで、読者は“自分ごと化”しやすくなるため、工夫が大切です。

また、メール内の申し込みリンクを目立つ位置に複数設置したり、スマホでも押しやすいボタンを設けたりすることで、クリック率も改善できます。
このように、案内メール1通の設計が参加率を左右するといっても過言ではありませんので、受け取った方にとって申し込みしたくなる内容になっているかなど確認していくことが大切です。

2.オンラインセミナー案内文の書き方｜基本構成と必須要素

オンラインセミナーの案内文は、「誰に」「何を」「どう伝えるか」を明確に整理することが重要です。
ここでは、基本構成とともに、参加率を高めるために欠かせない6つの必須要素を紹介します。

2-1.参加率を高めるための6つの必須要素

• 宛名
  案内対象（社名・部署・役職・氏名）を明確に記載します。
  BtoB向けでは肩書や所属を省略せず、誤記防止にも細心の注意を払いましょう。

• あいさつ
  「平素よりお世話になっております」など、相手との関係性に合った挨拶を添えます。
  時候の挨拶を簡潔に加えると、丁寧な印象を与えられます。

• 開催の旨（目的）
  「○○に関するセミナーを開催いたします」だけでは不十分です。
  「○○の課題解決に向けた実践ノウハウをご紹介します」など、開催の意図や価値を簡潔に示すことで関心を引けます。

• テーマ
  セミナーのゴールや主題をわかりやすく伝えます。
  例：「営業現場で使えるデータ活用セミナー」「人事担当者のための採用広報講座」
  読者が「自分に関係ある」と思えるテーマ設定がポイントです。

• 講師情報（肩書・実績）
  講師の経歴や実績を簡潔に紹介しましょう。
  「○○大学卒」「○○社で□□事業を担当」などの具体的な経歴や、実際の登壇写真を掲載すると信頼性が高まります。
   
• 日時・場所
  オンライン開催の場合でも、日時は「〇年〇月〇日（〇曜日）〇時〜〇時」の形式で明記します。
  ZoomやTeamsなどの配信ツールを利用する場合は、「当日までにURLをお送りします」と補足しておくと親切です。

2-2.申し込み方法と導線設計

案内文の最後で最も大切なのは、申し込みまでの導線をいかにシンプルに設計できるかです。

• 申し込み方法の明示
  「こちらのフォームよりお申し込みください」「このメールにご返信ください」など、行動指示を明確に記載します。
  フォームURLはテキストリンクだけでなく、ボタン形式で視認性を高めるのも効果的です。

• 導線設計のポイント
  申込フォームの入力項目は最小限に。
  また、メール本文の冒頭・中盤・末尾の3箇所にリンクを設置すると、どのタイミングでも行動しやすくなります。
  「参加無料」「先着順」「録画配信あり」などの特典要素を近くに配置するとクリック率も上がります。

2-3.メール件名で開封率を上げるコツ

オンラインセミナーの案内メールは、件名次第で開封率が大きく変わります。読者が一目で「自分に関係ありそう」と感じる言葉を意識して作成しましょう。

●件名作成のポイント

1. 目的や特典を明確にする
   例：「【無料開催】〇〇セミナー」「録画視聴あり｜〇〇の最新トレンドを解説」

2. 数字を入れる
   例：「参加者満足度95％｜〇〇事例を紹介」

3. 対象を絞る
   例：「人事・採用担当者向け｜採用ブランディングセミナー」

4. 緊急性・限定感を出す
   例：「今週末開催｜残り5席」「申込締切迫る｜〇〇セミナー」

●NGパターン

• 「オンラインセミナー開催のお知らせ」など、抽象的・汎用的な件名は開封率が低下します。

• 件名が長すぎるとモバイル端末で途中カットされるため、全角30〜35文字以内に収めましょう。

3.オンラインセミナー案内文の例文・テンプレート

ここでは、実際の運用でそのまま使えるオンラインセミナー案内文の例文テンプレートを3パターンでご紹介します。
BtoBの顧客向け、講師を招いた外部セミナー、そして社内研修型といった目的別の書き方を整理しましたので、ぜひご覧ください。

3-1.顧客向けオンラインセミナー案内文の例文・テンプレート

顧客向けのオンラインセミナー案内文では、「既存顧客への感謝」と「有益情報の提供」という2つの要素をバランスよく伝えることが大切です。
新規営業的な押しつけ感を避けつつ、「参加することで得られるメリット」を明確にすることで開封率・申込率が上がります。
 

●件名例
【無料開催】〇〇システム活用オンラインセミナー｜業務効率化の最新事例を公開
 

●本文テンプレート

××株式会社
情報システム部
〇〇 様

平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
株式会社△△のセミナー事務局でございます。

このたび、日頃より〇〇システムをご利用いただいているお客様を対象に、
「業務効率化を実現する活用ノウハウ」をテーマとしたオンラインセミナーを開催いたします。

本セミナーでは、システムをより便利に使いこなすための実践テクニックから、
他社での活用事例まで、すぐに実務へ活かせる情報をお届けいたします。

＜セミナー詳細＞
・日時：〇年〇月〇日（〇）13:00〜14:30
・配信方法：Zoom（お申し込み後、URLをお送りします）
・参加費：無料
・定員：先着100名
・対象：〇〇システムをご利用中の企業様
 

＜お申し込み方法＞
下記リンクよりお申し込みください。
 [お申し込みフォームはこちら]（URL）

※当日は質疑応答の時間も設けております。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
 

●ポイント

• 「既存顧客限定」「感謝」をトーンに含めるようにしましょう。

• 案内の中で「得られる情報」を具体的に書きましょう。

• CTA（リンクボタン）を1文の中に自然に配置すると良いでしょう。

3-2.講師を招くオンラインセミナー案内文の例文テンプレート

外部講師を招いたオンラインセミナー案内文では、講師の肩書や実績を強調し、「この人の話を聞きたい」と思わせる信頼性を打ち出すことが大切です。

●件名例
【限定開催】中小企業DXの第一人者が語る！オンラインセミナーのご案内
 

●本文テンプレート

お客様各位

平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび、弊社主催のオンラインセミナーにて、
中小企業のDX推進をリードする株式会社〇〇・事業推進部 部長の△△氏を講師にお迎えし、
「中小企業が今取り組むべきDX戦略」をテーマにご講演いただくこととなりました。

＜セミナー概要＞
・テーマ：中小企業のDX成功事例と実践ポイント
・日時：〇年〇月〇日（〇）10:00〜11:30
・配信方法：Zoomウェビナー（事前登録制）
・費用：無料（定員50名）

＜講師プロフィール＞
△△氏／株式会社〇〇 事業推進部 部長
DX推進コンサルタントとして全国の中小企業支援を多数手がける。
経営者向けDXセミナー登壇実績多数。

＜お申し込みはこちら＞
[セミナー登録フォーム]（URL）
※先着順のため、お早めにお申し込みください。
 

●ポイント

• 講師の信頼性（肩書・実績）を具体的に記載しましょう。

• タイトル・テーマに“読者メリット”を含めるようにしましょう。

• 開催概要とCTAをすぐ見える位置に配置しましょう。

3-3.社内向けオンラインセミナー案内文の例文・テンプレート

社内向けオンラインセミナー案内文は、社内コミュニケーションの一環として、「目的・対象・参加方法」を簡潔にまとめることが大切です。
業務連絡的になりすぎず、「学び」「成長」「共有」の意義を伝えると参加率が上がります。

●件名例
【社内研修】営業力強化オンラインセミナー実施のご案内
 

●本文テンプレート

営業部 各位

日々の業務お疲れさまです。人事部の□□です。

このたび、営業力向上を目的とした社内オンラインセミナーを下記の通り開催いたします。
現場で成果を上げている先輩社員による成功事例の共有や、顧客対応の改善につながる具体的なアクションプランを学ぶ内容です。

案内文の冒頭は、読者の第一印象を左右する重要な部分です。信頼感と関心を同時に引き出す構成を意識しましょう。

＜開催概要＞
・日時：〇年〇月〇日（〇）13:00〜15:00
・配信ツール：Teams（社内ネットワークにて配信）
・対象：営業部全員（原則参加）
・参加方法：当日、Teamsの招待リンクよりご参加ください。
 

セミナーでは、質疑応答の時間も設けています。
リアルタイムでの意見交換を行うことで、チーム全体のスキルアップにつなげていきましょう。皆さんの積極的なご参加をお待ちしています。
 

●ポイント

• 「目的」と「学べる内容」を明確にしましょう。

• 社内ならではの“協働意識”を醸成する言葉を入れましょう。

• 開催概要を端的に整理して読みやすくしましょう。

3つのテンプレートには、以下2つの共通点があります。

(1)伝える順序が明確（件名 → 導入 → 概要 → CTA）であること、
(2)読む人の“参加メリット”を具体的に言語化していることです。

案内文は、単なる開催告知ではなく“参加を後押しするツール”です。
これらの例文テンプレートをもとに、自社のトーンやターゲットに合わせてカスタマイズしてみましょう。

4.オンラインセミナー案内メールの作成を成功させるコツ

オンラインセミナーの案内メールは、「誰に・何を・どう行動してほしいか」が明確であるほど成果につながります。

ここでは、開封後に“申し込みにつながる”メールに仕上げるための3つのポイントを紹介します。

4-1.見出しやデザインも「視認性」と「行動喚起」を意識する

メールは内容よりも「見やすさ」で読まれるかどうかが決まります。
特にオンラインセミナーの案内メールでは、忙しいビジネスパーソンが数秒で内容を把握できる構成が理想です。

●視認性を高める工夫

• 段落を短くし、1ブロックあたり3〜4行以内に収める

• 太字・箇条書き・アイコンを活用して重要情報を強調

• スマートフォンでも読みやすい1カラムレイアウトを採用

• 見出し部分に「セミナー名」や「日付」を入れて内容を即理解できるようにする

●行動喚起を促すデザイン

• 「今すぐ申し込む」「無料で参加登録」など、行動を誘導するボタンを設置

• メール本文の冒頭・中盤・末尾の3か所に申込ボタンを配置するとクリック率が上がる

• 配色はブランドカラーを基調にしつつ、CTAボタンは視覚的に目立つ補色を選ぶと効果的

視認性と行動喚起の両立ができていれば、「読む」→「興味を持つ」→「申し込む」までの流れを自然に導くことができます。

4-2.CTA（Call to Action）は1メール1目的で明確に

案内メールで最も重要なのが、CTA（Call to Action：行動喚起）です。
CTAがあいまいだと、読者は「結局何をすればいいのか」が分からず離脱してしまいます。

●成功するCTA設計のポイント

1. 目的を1つに絞る
   1通のメールで「申し込み」「資料ダウンロード」「問い合わせ」を同時に促すと効果が分散します。
   目的は「セミナー申し込み」に統一し、他の誘導は次回以降のフォローで行いましょう。

2. 行動を具体的に示す
   「こちら」ではなく「今すぐセミナーに申し込む」など、クリック後の行動が明確な文言にする。
   動詞で始まるボタンテキスト（例：「登録する」「視聴予約する」）はCVR向上に直結します。

3. 心理的ハードルを下げる
   「無料」「録画あり」「所要時間90分」などの要素を近くに配置し、安心してクリックできる情報を添えると反応率が高まります。

4-3.フォローアップメール（リマインド）のタイミング例

案内メールを送ったあと、適切なタイミングでリマインドを行うことも成功率を高めるポイントです。
セミナー参加率を上げるには、「最初の告知」から「開催直前」までのステップ配信が効果的です。

●リマインドメールのおすすめ送信タイミング
リマインドメールはしつこくならない範囲で、相手の行動を自然に促す設計が理想です。
件名に「【明日開催】」「【本日13時】」などの時間要素を入れると、開封率がさらに上がる可能性が高いためぜひ入れるようにしましょう。オンラインセミナーの案内メールを成功させるには、

• 見やすい構成（視認性）

• 明確な行動導線（CTA）

• 計画的なフォロー（リマインド）

この3つを組み合わせることが重要です。1通のメールが参加率を左右しますので、テンプレートを使うだけでなく、「誰に・どんな価値を届けたいのか」を常に意識して設計しましょう。

5.プロに依頼するメリット｜効率的な運営と集客の両立

オンラインセミナーの成功は、企画・集客・運営のすべてをバランス良く行えるかにかかっています。
しかし、実際には「集客が思うように伸びない」「運営担当の負担が大きい」「当日のトラブル対応が不安」といった課題を抱える企業も多いもの。
そんなときこそ、プロの支援を活用することで“成果と効率”を両立することができます。

5-1.集客からセミナー当日までプロに依頼するケース

オンラインセミナーの運営は、準備から当日のフォローまで意外と多くの工程が発生します。
特に、マーケティングや営業部門が兼任で担当している場合、限られたリソースの中で成果を出すのは容易ではありません。

●プロに依頼すると効果的な主なケース

• 集客数を増やしたいが、リスト設計やメール配信のノウハウがない

• 配信トラブルを防ぎ、安定した映像・音声環境を整えたい

• セミナー後のアンケート・資料送付・営業連携までを自動化したい

• 自社ブランドに合ったビジュアルデザイン・動画演出を取り入れたい

外部の制作・運営パートナーを活用すれば、「コンテンツ内容の企画」に集中できるだけでなく、参加率・満足度を高める演出や集客導線の最適化も実現できます。

5-2.外注するときの注意点と選び方

プロに依頼する際のチェックポイントをご紹介いたしますので、ぜひ押さえておきましょう。

●信頼できるパートナーの選び方

1. 実績の明示があるか
   過去の開催事例（セミナー規模・対象・業界など）が明確に掲載されているか確認しましょう。
   特に「BtoB向け」「採用向け」「社内研修向け」など、自社と近いテーマの経験がある企業は心強いです。

2. ワンストップで対応できるか
   企画、集客、撮影、配信、アフターフォローまで一貫して任せられる会社を選ぶと、
   連携するためのコミュニケーションコストを大幅に削減できます。

3. 提案力と対応品質
   単なる“代行”ではなく、伴走型のパートナーを選びましょう。
   選ぶ際には、目的を理解したうえで最適な構成や訴求案を提案できるかが信頼のポイントです。
   また、開催後改善提案（次回開催の際の施策の助言など）を行ってくれる会社だと安心です。

6.まとめ｜オンラインセミナー案内文で成果を最大化しませんか？

オンラインセミナーの案内文は、“イベント成功のカギを握るマーケティングツール”です。
「ただのお知らせ」ではなく、読んだ瞬間に“参加したい”と思わせる構成を意識することで、開封率・クリック率・申込率を大きく変えることができます。

しかし、リソースも限られているため実施したくても難しいという場合もあるかと思います。そんな場合は、ホープンにお任せください。

ホープンでは、セミナー・研修運営のトータルサポートを提供しています。
オンラインセミナーの企画から、デザイン・撮影・配信・編集・アフターフォローまで一貫して支援する体制を整えています。
 

• オンラインセミナーの企画設計・構成台本の作成
  目的・対象に合わせた構成づくりや登壇者のトーク設計まで伴走支援。

• スタジオ撮影・配信サポート
  自社スタジオ「ICHIGO ICHIE DIGITAL世田谷スタジオ」を活用し、安定した通信環境と高品質な映像を実現。

• 集客・運営・アフターフォローまでの一括支援
  案内文作成、メール配信設計、ご要望に応じてアンケート集計などもサポート可能です。

オンラインセミナーに関するご相談がありましたら、ホープンまでお気軽にご相談ください。