これからのバックオフィス業界 ─時代と共に変化する働き方─

こんにちは、プレニーズの秋口です。

当コラムをお読みいただいている皆様のなかには、人事・総務などバックオフィスに従事している方も多くいらっしゃるかと存じます。

フロントオフィス(直接顧客と関わる業務)と対になる業務に位置づけられ、“縁の下の力持ち”として会社を支えてくれる存在ですが、近年仕事のあり方が多様化し少しずつ変化がありました。今回はこちらについてお話しさせていただきます。

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はじめに バックオフィスが担う業務
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バックオフィスは人事、総務、法務、労務、経理、一般事務など、基本的に直接顧客と関わったり売り上げに直結することのない業務を指します。「売上に繋がらない」といえど、バックオフィスを担う人がいなければ会社は回らなくなってしまうため、どの企業にとっても無くてはならない存在です。

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長年抱えていた問題点
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(１)アナログな部分が多く、テレワーク向きではない
書類の受け取りや押印作業など紙ベースの業務を担うことが多いため、出社が大前提での業務＝テレワークが難しいとされています。

(２)人件費をカットされやすい
直接売上に繋がる部署ではないことから、企業が人員削減を行った場合に目を付けられやすいという問題があります。少なくなった人手で多くの業務を処理しなければいけなくなり、担当者の不満がたまりやすいのです。

(３)詳しい人に頼りきり
経理や人事など専門性の高い部署では「あの人に任せればなんとかなる」と頼られているスーパーマンがいるものです。"特定の個人"に頼っていては緊急事態に動けないので複数人で動ける体制を整えるのが理想ですが、人員を増やすことを渋られることもしばしば。結果として改善がなかなか進まず、多くの企業様で悩みの種となっています。

そんな中でも世の中は働き方改革を進めていき、バックオフィス業界の環境も改善されてきました。

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変わる世の中 バックオフィスの環境改善
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＜ 改善１ ＞ツール・システムなどサービスの充実
バックオフィスは"同社内の別部署"で見ると仕事が異なりますが、逆に"別会社の同部署"で見ると、他社でも同じルーティンワークを行っていることがよくあります。("A社の経理"と"A社の人事"は業務内容が異なるが、"A社の経理"と"B社の経理"は業務内容がほぼ同じ、など)

そのため業種に関係なく「経理向けサービス」「人事向けサービス」「労務向けサービス」のような、各業務内容に特化したツールやシステムが多く展開しているのです。業務効率化のためにこうしたツールやサービスを取り入れると時間削減になります。

＜ 改善２ ＞“外部委託”という選択肢
自社内で全ての業務を行おうとせず、専門機関に委託することで社内の業務を削減することができます。

特に法務のように専門性の高い部署の業務は、外部の弁護士や税理士に一任しましょう。その道の専門家の方が知識も経験も格段に上なので、「これはどうするんだろう？」と悩みながら進めるよりも時間削減＆質の向上に繋がります。

＜ 改善３ ＞“デジタルデータで済ませる”考えが定着
インターネットが普及している現代。特に若い世代でデジタルデータに苦手意識を持つ人が減り、業務で様々なインターネットツールやクラウドサービスを導入しやすくなりました。

“電子契約”と“デジタル押印”はその代表格でしょう。紙で用意すると印刷の手間、押印の手間、郵送の手間、ファイリングの手間……と業務が圧迫されがちでした。それらが解消されることで紙の無駄遣いも減り、郵送や管理コストの削減にもなります。

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業務効率化がもたらすメリット
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こうしてバックオフィス業界も環境改善が進み、業務を効率よく回せる土台が出来上がります。もちろん現場のご担当者様だけではなく、企業様にとっても良いことづくめです。

＜ メリット１ ＞処理能力の向上
日々大量の書類を処理する部署では、自動計算・自動処理を行えるようになることが最初の課題といえるでしょう。

専用のツールを使用すれば計算や時間管理などの処理が速くなるので、大量の書類も処理がしやすくなります。スムーズに処理ができれば職場でのストレス削減にもなり、高い意識を保つことも可能です。

＜ メリット２ ＞コスト・時間削減
ツールの使用や外部委託により業務に囚われる時間が減り、不必要な残業が無くなります。今まで紙ベースで行っていた処理があれば紙の無駄遣いが減って経費削減に。また、3人じゃないと回せなかった業務を2人でこなせるようになれば人件費の削減に繋がります。

＜ メリット３ ＞業務の属人化を防止
こちらは特に外部委託を行った場合に発揮するメリットです。「○○さんがいないと……」と頼られることはありがたいですが、いざという時に業務が進まなくなるのは困ります。

外部委託していれば委託先に連絡すれば解決するので、担当者が不在の日や退職してしまった場合にも迅速に解決します。

＜ メリット４ ＞テレワークの実現
1～3までにあげた改善によって、無理にオフィスへ出社する必要が無くなります。書類はデータで受け取り、処理はツールで行えば、テレワークを行うことも可能です。今まで「テレワーク向きではない」と言われ続けたバックオフィス業界も、テレワークを行える企業が徐々に増えてきました。

＜ メリット５ ＞ケアレスミスが激減
計算を電卓で行う、Excelで1から計算式を組んでいる、勤怠管理は目視で確認している……。そうしたやり方はどうしても「もし間違いがあったら」という不安が残るものです。

既に世の中に出ているツールやサービスを使えばミスを大幅に減らすことができる上、精神的なプレッシャーから解放されるため仕事がしやすくなります。

＜ メリット６ ＞災害時に復旧しやすい
紙ベースで処理や保管をしていると、災害時に「読めない状態になってしまった」「どこにあるかわからなくなった」といった事態に陥ることが想定されます。

クラウドサービスで保管しておけば電気とインターネットさえ復旧していれば確認が可能になりますし、業務の処理も早い段階で滞りなく行えるようになることが期待されます。

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進化するバックオフィス業界
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業務効率化が求められる現代。電子化やテレワークの動きが進み、バックオフィス業界の中でも変化が続いていきそうです。ツールの使用やデジタル移行は効率化の問題だけではありません。“時代に合わせた働き方”を構築できる事が、長く続いていくための秘訣。

会社を存続させるために"売上"はもちろん大事ですが、それを支えるバックオフィスの改革にも力を入れることができれば、企業様にとってよりよい未来に繋がるのではないでしょうか。