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3月対応

社宅や寮の入居・退去者の手続き、入居の準備

年度末には、社宅・寮の入居・退居に関する手続きや、新たに入居する従業員のための準備などの業務が発生します。

主要業務

(1)入居資格
・会社として、社宅・寮における入居資格を定め、確認する。
~「配偶者・扶養者のある者に限る」「世帯主に限る」「一定の勤続年数以上の者に限る」「一定の年齢以上の者に限る」「転勤者に限る」「地方からの入社者に限る」など

(2)入居期限
・多くの企業が入居期限を設けている。特定の者だけが長期にわたって入居を続けると、入社年次の浅い者が入居できなくなる可能性があるからだ。入居期限は、「入居経過年数」「年齢」「入居経過年数と年齢の双方」などを基準として決められるが、入居経過年数方式を採用することが多い。

(3)退居の条件と期間
・「規定に違反する行為をしたとき」「会社を退職したとき」「入居期限が満了したとき」など、退居の条件を明確にしておくことも重要である。また、条件ごとに退去期間も定めておく。

(4)転勤者への優遇措置
・一般的に、転勤する社員の方が社宅・寮に対するニーズが強い。そのため、転勤者について「社宅・寮に優先的に入居させる」「入居期限を緩和、延長する」「使用料を減額する」などの優遇措置を設ける企業が多い。

(5)退去・入居に当たっての留意点
・社宅や寮の退居、入居には、余裕をもって対応する。まず異動・退職で退居する者に関する手続きを行った上で、新たに入居を希望する者について事前に情報を取得する。
・新たに入居する者には、社宅・寮の制度・約束事について事前にしっかりと説明する。
・入居希望が定員を上回った場合、民間の賃貸物件などを借り上げるなど、適切な措置を行う。
・社宅・寮の維持に必要とされる工事代、修理代の費用区分を明確にする。

(6)退居・入居手続き
・退居:「退居届」を提出させ、規定の期間内に退去させる。退居時には、部屋の状況を確認する。
・入居:「入居願」を提出させ、入居資格を審査し、入居の可否を決定する。入居を認められ従業員は、一定期間内に入居する。

3月中の主な業務

新卒採用
冬季インターンシップと採用の連携
入社式の準備
採用広報活動の開始
新入社員教育の準備
会社説明会の開始
新入社員の配属決定・配属
新入社員受入体制の準備
教育
OJT・メンター向け研修の実施
人事管理
人事関連文書の整理・廃棄
定期人事異動の内示・発表
36協定の更新・届出
就業規則の見直し
定年退職に関する手続き
賃金
退職金支払いの手続き
労使関係
春季団体交渉の実施

3月のその他の業務

3月10日(金)
給与所得者の特別徴収住民税納付 [提出先:従業員各人在住の市区町村役場
外国人雇用状況届出書の提出(雇用保険の一般被保険者である場合) [提出先:公共職業安定所
源泉徴収所得税の納付 [提出先:税務署
雇用保険被保険者資格取得届の提出(前月以降に採用した労働者がいる場合) [提出先:公共職業安定所
3月31日(金)
健康保険料・厚生年金保険料の納付 [提出先:年金事務所
日雇健保印紙保険料受取報告書の提出 [提出先:年金事務所
2ヵ月前決算法人の確定申告 [提出先:税務署
労働保険印紙保険料納付・納付計器使用状況報告書の提出 [提出先:所轄都道府県労働局歳入徴収官
外国人雇用状況届出書の提出(雇用保険の一般被保険者でない場合) [提出先:公共職業安定所
4ヵ月後決算法人の中間申告 [提出先:税務署