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3月対応

人事関連文書の整理・廃棄

年度末の3月は、人事関連文書を整理・廃棄する時期です。文書の中には法律上、「保存期間」が定められているものがあります。従業員数や保管スペースなど社内の現状を鑑みて、自社としての「文書管理規定」を定め、保存文書と廃棄文書に分けて適切に対処します。

主要業務

(1)文書(書類)管理規定の策定
・法律で定められている保存期間を踏まえ、自社としての「文書(書類)管理規定」を作成する。

(2) 文書(書類)保存期間への対応(起算日、保存期間)

・人事関係

文書(書類) 起算日 保存期間
労働者名簿 労働者の退職、死亡の日 5年
雇入れ・退職に関する書類(雇用契約書、解雇通知など) 労働者の退職、死亡の日 5年
労働時間の記録に関する書類(タイムカード、残業命令書など) 労働者の最後の出勤日 5年
就業規則の作成・届出・変更 定めなし
時間外・休日労働協定届 協定の有効期限満了から 5年
派遣先管理台帳 派遣期間終了 3年


・給与関係

賃金台帳 最後の記入日 5年
給与所得者の扶養家族等(異動)申告書 法定申告期限日 7年
源泉徴収簿 法定申告期限日 7年


・社会保険関係

健康保険・厚生年金保険に関する書類(資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書など) 退職、解雇、死亡の日 2年
健康診断個人票 作成日 5年


・雇用保険関係

雇用保険に関する書類(被保険者関係以外) 退職、解雇、死亡の日 2年
雇用保険の被保険者に関する書類(離職票など) 退職、解雇、死亡の日 4年


・労働災害関係

災害補償に関する書類 災害補償の終了日 5年
労災保険に関する書類(請求書類) 完結の日 3年
労働保険の徴収・納付等に関する書類 完結の日 3年(※)
安全・衛生委員会の議事録 作成日 3年

※労働保険徴収法施行規則第68条第3号に該当する書類は4年間

参考リンク

改正労働基準法等に関するQ&A(厚生労働省)

3月中の主な業務

新卒採用
冬季インターンシップと採用の連携
入社式の準備
採用広報活動の開始
新入社員教育の準備
会社説明会の開始
新入社員の配属決定・配属
新入社員受入体制の準備
教育
OJT・メンター向け研修の実施
人事管理
定期人事異動の内示・発表
36協定の更新・届出
就業規則の見直し
定年退職に関する手続き
賃金
退職金支払いの手続き
福利厚生
社宅や寮の入居・退去者の手続き、入居の準備
労使関係
春季団体交渉の実施

3月のその他の業務

3月10日(金)
給与所得者の特別徴収住民税納付 [提出先:従業員各人在住の市区町村役場
外国人雇用状況届出書の提出(雇用保険の一般被保険者である場合) [提出先:公共職業安定所
源泉徴収所得税の納付 [提出先:税務署
雇用保険被保険者資格取得届の提出(前月以降に採用した労働者がいる場合) [提出先:公共職業安定所
3月31日(金)
健康保険料・厚生年金保険料の納付 [提出先:年金事務所
日雇健保印紙保険料受取報告書の提出 [提出先:年金事務所
2ヵ月前決算法人の確定申告 [提出先:税務署
労働保険印紙保険料納付・納付計器使用状況報告書の提出 [提出先:所轄都道府県労働局歳入徴収官
外国人雇用状況届出書の提出(雇用保険の一般被保険者でない場合) [提出先:公共職業安定所
4ヵ月後決算法人の中間申告 [提出先:税務署