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【ヨミ】プレゼンテーション

プレゼンテーション

プレゼンテーションとは?

プレゼンテーションとは、聞き手に対して情報やアイデア・意見を発表し理解を促す、コミュニケーションの手段です。プレゼンテーション能力は仕事をスムーズに進めるために重要であり、研修の受講や社内で経験を積むことにより、育成されます。企業が従業員のプレゼンテーションスキルを強化することは、個人能力やチームパフォーマンスを向上させ、ビジネスの成功につながります。

更新日:2023/07/21

1.プレゼンテーションとは

プレゼンテーションは、聞き手に対して情報や主張を提示して、理解を得るためのコミュニケーション手段の一つです。特定のテーマやトピックを集め、ストーリーを組み立て、視覚情報を交えながら伝えていきます。プレゼンテーションの語源は、「提示する」「発表する」「贈る」という意味を持つ「present(プレゼント)」。つまり、「相手への贈り物」という意味が含まれており、プレゼンテーションを行う際は聞き手の立場に立って、わかりやすく伝えることが求められます。

プレゼンテーションは、以下のような目的により実施されます。
プレゼンテーションの目的
  • 自身の意見やアイデアを、聞き手に伝える(共有・提供)
  • 聞き手に共感・納得してもらい、行動を起こしてもらう(影響・関与)
  • 自身のスキルや能力をアピールし、聞き手に印象づける(信頼性・プロフェッショナル)

プレゼンテーションはさまざまな場面や状況によって活用されます。例えば、社内の情報共有や、クライアントへのビジネス提案、製品やサービスの販売、学術発表、教育などです。プレゼンテーションの機会が多いグローバル企業では、従業員の育成プログラムに「プレゼンテーション力」を組み込むケースが多くなっています。

2.プレゼンテーションで必要なスキル・能力

プレゼンテーションには、以下のスキル・能力が必要です。

コミュニケーションスキル

プレゼンテーションでは、多角的なコミュニケーション力が求められます。まず、聞き手を納得させられるように、自信を持って話すスピーキングスキルが必要です。明瞭な発音、適切な音量とペースなどによる魅力的な話術だけでなく、身振りや手振りによるパフォーマンス力など、非言語コミュニケーションも重要なプレゼンテーションスキルです。一方的に話すだけではなく、聞き手の反応を踏まえてプレゼンテーションの内容を臨機応変に変更したり、質疑応答に対応したりする力もポイントです。

課題認識力

まず必要なのは、「プレゼンテーションする相手はどんな課題を感じていて、何を求めているのか」を把握することです。聞き手の課題を解決するために、どのような情報を集める必要があるのか、最適な提案はどのようなものなのかなどを考えた上で、提案に向けて準備することが求められます。

構成・ストーリー力

プレゼンテーションは、論理的で矛盾がない構成でなければなりません。そのため収集した情報を整理し、適切に組み立てる能力が求められます。プレゼンテーションの冒頭で注意を引きつけ、納得・理解を形成させるための情報を盛り込みながらメッセージを強調し、結論を伝えるというストーリー構成が求められます。

視覚的な表現力

プレゼンテーションでは、視覚的に訴えることも効果的です。資料の中にグラフや図表、画像、動画などを適切に活用するといいでしょう。ビジュアルを活用することで聞き手に強力な印象を与え、内容の理解を深めることが可能になります。

時間管理・配分力

プレゼンテーションでは、限られた時間の中で適切な情報を伝えなければなりません。そのため、時間配分を意識しながら進行することが大切です。緊張やストレスに対処する方法を身につけていれば、自信を持って臨むことが可能です。

3.プレゼンテーションの構成の作り方

自分の伝えたいことを並べるだけでは、聞き手の印象に残らず相手を納得させることができません。聞き手の理解度を高めるには、プレゼンテーションが論理的で、構造化されている必要があります。

プレゼンテーションの構成

1.序論・イントロダクション

イントロダクションでは、聞き手の興味・関心を引くことが重要です。プレゼンテーションの目的やテーマ、概要を伝えることで、聞き手の理解が深まります。また、最初に自己紹介をしたり、プレゼンテーションの流れを共有したりすることは、聞き手の参加意識を高めます。最後まで集中力を損なうことなく、プレゼンテーションを聞いてもらえるでしょう。

2.本論

プレゼンテーションで一番伝えたいこと、メインとなる要点を明確に示し、詳細や根拠を交えながら具体的に解説していきます。事例や業界動向、数値データ、信頼できるアンケート結果、専門家の意見などの客観的事実や、聞き手にとってのベネフィットを盛り込むと、主張が論理的になりストーリーに深みが増します。スライドやグラフィックなどのビジュアル要素を活用し、情報を視覚的に補完することも重要です。

3.結論・クロージング

プレゼンテーションの結論を示し、改めて今回主張したいポイントや聞き手が持ち帰るべき重要なメッセージを強調します。単なる締めの挨拶ではなく、プレゼンテーションで伝えたかったことを振り返ることで、聞き手にインパクトを与え、次の行動を促すことが可能になります。

4.質疑応答

最後に、聞き手から質問やフィードバックを受ける時間を取ります。聞き手の疑問や不安に答えることで、発表に対する納得度高まります。プレゼンテーションは発表者自身のペースで進めることができますが、質疑応答はどのような質問が投げかけられるかが想定できないため、しどろもどろになってしまうことも考えられます。聞き手に感謝の気持ちを伝えつつ、同じ目線になって真摯(しんし)に回答することが大切です。その場では回答できない質問は、無理に答えずに持ち帰って検討し、あらためて回答するとよいでしょう。

参考になるフレームワーク

プレゼンテーションの構成を考える上で参考になるのがフレームワークです。考え方やプロット作成において役立つので適宜用いることをお勧めします。

PREP法

PREP法は、プレゼンテーションの準備と構成を効果的に行うための手法です。PREPとは、「Point(結論・要点)」「Reason(理由)」「Example(事例・具体例)」「Point(結論・要点)」の要素で成り立っています。

Point(結論・要点) プレゼンテーションの中心となるメッセージやポイントを明確にする。聞き手に
何を伝えたいのか、どのようなインパクトを与えたいのかを考える。
Reason(理由) データ、統計、研究結果などを使用して、自身の主張(メッセージ・ポイント)を
裏付けるための理由や根拠を抽出する。
Example(事例・具体例) 事例や具体例を用いながら、自身の主張(メッセージ・ポイント)に納得性を
増していく。聞き手が具体的にイメージできるようになる。
Point(結論・要件) 最後にプレゼンテーションの結論としてポイントを再度強調する。聞き手に
印象づけたい重要なメッセージを明確に伝える。

PREP法はプレゼンテーションの構成をシンプルかつロジカルにする手法であり、聞き手の理解を促進する効果的な方法として利用されています。

DESC法

DESC法は、フィードバックする際に効果的なコミュニケーション方法で、相手を不快にさせずポジティブ・誠実に伝えるための技法とされています。

Describe(描写する) 現在のシチュエーションや相手の具体的な行動について客観的に描写する。
Express(説明する) 自分の意見や感情を率直に伝える。
Specify(提案する) 相手にどのような行動を求めるのか、具体的に提案や依頼を示す。
Choose(選択する) 相手に選択してもらい、自分の行動を提示する。提案や依頼に対して
改善・実行された場合の結果や影響を共有する。

DESC法は、アサーティブ・コミュニケーションを行う上で有効な手法であり、相手の抵抗や反応を最小限に抑え、効果的なコミュニケーションを実現するために必要な方法です。適切なタイミングや内容を考慮しながら、円滑に進めることで、相手との適度な関係を構築できます。

SDS法

SDS法とは、「Summary(要点)」「Details(詳細)」「Summary(要点)」の順に話を展開していくフレームワークのことです。

Summary(要点・概要) 全体の概要や、話の結論を伝える。
Details(詳細) 要点に対して、具体的な説明や結論に至った背景を説明する。
Summary(要点・要約) 改めて要点を伝えて、理解を促す。

最初に要点やポイントを伝えると、聞き手は全体の概要を理解できるため、その後の内容が頭に入り、詳細を理解しやすくなります。そのため、SDS法は物事を端的に伝えたいときなどに活用され、スピーチや報道の現場で使われることが多い手法です。

プレゼンテーション構成の作成ポイント

話の構成(プロット)を工夫することで、より効果的で価値のあるプレゼンテーションを実現できます。

プレゼンテーションで何を伝えたいのか、目的を明確にする

構成を考える前に、なぜプレゼンテーションを行うのか、聞き手は何を知りたいと思っているのかなど、目的を明確に定めることが大切です。

聞き手(ターゲット)を明確にし、ニーズを押さえる

ターゲットとなる聞き手のことを把握し、どのような課題やニーズがあるのかを明確にした上で、その要望に沿ったコンテンツを用意します。そのためには、聞き手のパーソナリティや情報を事前にリサーチしておくことが欠かせません。

ストーリーテリングを意識する

目的を整理し、ターゲット情報をおさえても、いきなり資料作成に着手してはいけません。まずは要素や流れを洗い出し、組み替えていく必要がありますが、その際に重要なのが「ストーリーテリング」の考え方です。具体例はもちろんギャップを盛り込んだり、都度「why」をベースに考えたりするなど、さまざまな視点から俯瞰的に捉え、具体的に資料に落としていきます。

視覚表現も活用する

プレゼンテーションを成功させる上では、視覚表現も大切な要素です。『産業教育機器システム便覧』(教育機器編集委員会編 日科技連出版社 1972※)によると、人間が五感を通じて外部情報を知覚する割合は、味覚1.0%、触覚1.5%、臭覚3.5%、聴覚11.0%、視覚83.0%であり、視覚・聴覚からの情報が大きな影響力を持つと考えられています。言葉だけで完結しようとせず、図やグラフ、イラスト、写真、動画などを効果的に用いて、印象に残すことが大切です。

ただし、資料は作り込めば作り込むほど良いというわけではありません。必要な要素が盛り込まれているのか、内容に誤りがなく信頼できるものかを確認する必要があります。また、最近ではAIを用いて簡単にスライドを作成できますが、出典元を確認することが重要です。

※レファレンス協同データベース(国立国会図書館運営)参照(URLはこちら

4.従業員のプレゼンテーションスキルの育成ポイント

従業員のプレゼンテーションスキルを向上させるにあたって、研修を活用することも多いでしょう。指導する際は「研修転移(研修で学んだことが仕事にいかされること)」の観点を押さえることが大事です。中原淳の『研修開発入門 「研修転移」の理論と実践(2018)』では、研修転移を促進する基礎的なモデルの「転移プロセスモデル(Baldwin & Ford(1988))」と「転移マトリックス(Borad & Newstrom(1992))」から、研修転移促進策を表にまとめています。下記の表を参考に、スキル育成の観点からできる施策を検討するとよいでしょう。

研修前 研修中 研修後
受講者 例:事前課題 例:自己効力感 例:電話コーチングによる支援
研修 ※研修を行う講師など 例:ニーズ分析 例:目標設定 例:自己学習
職場 例:マネジャーによる支援 例:職場メンバーの協力 例:活用機会の提供

従業員のプレゼンテーションスキルを高める、育成ポイント

マネジャー自ら「プレゼンテーションスキルを向上すべき理由」を伝える

転移マトリックス(Borad & Newstrom(1992))では、研修前のマネジャーの働きかけが重要にもかかわらず、実行されていないことが指摘されています。プレゼンテーションを指導する際は、「なぜプレゼンテーションスキルを高める必要があるのか」を相手に理解させることが重要です。ビジネスにおける交渉のシーンで必要な要素である、自社の魅力を十分にアピールできる、といったようにスキルを高めることの目的や意義を直接伝えることで、メンバーのモチベーションは大きく変わります。

プレゼンテーションの実践機会を提供する

中原(2018)は、研修後の職場からの支援が研修転移においては重要であるとしています。研修やセミナー、OJTなどで学んだことを、ビジネスシーンの場で実際にやってみることが求められるのです。プレゼンテーションスキルを高めるには、マネジャーや周囲が機会を提供し、メンバー自らが「やってみよう」と意欲的になることが重要です。

他メンバーに、フィードバックをお願いする

プレゼンテーションを実践する機会を設けた上で大切なのが、その都度の振り返り・アドバイスを行うことです。プレゼンテーションをやりっぱなしでは、自己満足になってしまい、さらなるスキルアップは見込めません。マネジャーやメンターがさまざまな視点からフィードバックすることにより、偏りのないアドバイスを提供できます。上手なプレゼンテーションを行う上では、自信を持って話すことが成功のポイントになるため、指導する際は、良い点を共有したり励ましたりすることも重要です。

プレゼンテーションのフィードバック例
  • 原稿を用意する場合、棒読みにならないようにする
  • 発表時間を意識させる
  • 想定される質問を考え、回答を予習しておく
  • トラブルが発生したときの対処法を用意する
  • 専門用語は極力減らし、わかりやすい言葉や説明を意識する
  • 聞き取りやすいスピードやテンポで話す
  • 適度なジェスチャーを入れる

そのほかにも、プレゼンテーションを録画しておくことで、自ら改善すべき点を把握できます。多角的な視点から振り返るように指導することが重要です。

必要に応じて、インターバル型研修を受講させる

いくら丁寧に教えても、慣れてしまうとポイントを忘れてしまうこともあります。時には、再度基本に立ち返る機会を設けるといいでしょう。例えば、数ヵ月のインターバルをはさんで研修を実施し、研修内容の定着化を図ることも有効です。

企画・編集:『日本の人事部』編集部

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