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1月対応

従業員関係帳簿の書類整理保管

書類・帳簿の作成・管理を行う際は、法的に定められたルールを確認し、その活用、保管、保存(破棄)など書類整理保管体制の確立が求められます。年初に当たり、従業員関係の文書の保存期間を確認し、管理を徹底します。

(1)文書(書類)管理規定の策定
・法律で定められている保存期間を踏まえ、自社としての「文書(書類)管理規定」を作成する。
(2) 文書(書類)保存期間への対応(起算日、保存期間)

・人事関係

文書(書類) 起算日 保存期間
労働者名簿 労働者の退職、死亡の日 5年
雇入れ・退職に関する書類(雇用契約書、解雇通知など) 労働者の退職、死亡の日 5年
労働時間の記録に関する書類(タイムカード、残業命令書など) 労働者の最後の出勤日 5年
就業規則の作成・届出・変更 定めなし
時間外・休日労働協定届 協定の有効期限満了から 5年
派遣先管理台帳 派遣期間終了 3年


・給与関係

賃金台帳 最後の記入日 5年
給与所得者の扶養家族等(異動)申告書 法定申告期限日 7年
源泉徴収簿 法定申告期限日 7年


・社会保険関係

健康保険・厚生年金保険に関する書類(資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書など) 退職、解雇、死亡の日 2年
健康診断個人票 作成日 5年


・雇用保険関係

雇用保険に関する書類(被保険者関係以外) 退職、解雇、死亡の日 2年
雇用保険の被保険者に関する書類(離職票など) 退職、解雇、死亡の日 4年


・労働災害関係

災害補償に関する書類 災害補償の終了日 5年
労災保険に関する書類(請求書類) 完結の日 3年
労働保険の徴収・納付等に関する書類 完結の日 3年(※)
安全・衛生委員会の議事録 作成日 3年

※労働保険徴収法施行規則第68条第3号に該当する書類は4年間

参考リンク

改正労働基準法等に関するQ&A(厚生労働省)

1月中の主な業務

教育
教育訓練施策の実施準備
人事管理
自己申告書の提出・対応
就業カレンダー(会社カレンダー)の発表
賃金
給与支払報告書・給与所得の源泉徴収票の作成・提出準備
給与所得者の扶養控除申告書の準備~受理
福利厚生
福利厚生施策の見直し

1月のその他の業務

1月4日(火)
2ヵ月前決算法人の確定申告 [提出先:税務署
4ヵ月後決算法人の中間申告 [提出先:税務署
外国人雇用状況届出書の提出(雇用保険の一般被保険者でない場合) [提出先:公共職業安定所
日雇健保印紙保険料受取報告書の提出 [提出先:年金事務所
労働保険印紙保険料納付・納付計器使用状況報告書の提出 [提出先:所轄都道府県労働局歳入徴収官
1月12日(水)
雇用保険被保険者資格取得届の提出(前月以降に採用した労働者がいる場合) [提出先:公共職業安定所
給与所得者の特別徴収住民税納付 [提出先:従業員各人在住の市区町村役場
源泉徴収所得税の納付 [提出先:税務署
外国人雇用状況届出書の提出(雇用保険の一般被保険者である場合) [提出先:公共職業安定所