カブシキガイシャユーエスイー
ワークフローシステム 書類配付を自動化｜Charlotte POST EE
社会保険や税周りの書類・社内独自書類の
やり取りがスムーズになる
このサービスのポイント
- 従業員との公文書や書類のやり取りを電子化
- 従業員に電子私書箱を発行し、「公文書」自動配付・「母子手帳など」回収・申請書へ自動添付を行うことができます。PCやメールアドレスがなくても、やり取りができます。
- 個人住民税 特徴通知の電子送付を自動化
- 従業員へ特徴通知の自動配付や各自治体から個別に通知されてくる住民税額データ反映の負担に対し、「データの管理」や「反映手段」も機能化し課題解決します。
- 社内の独自書類の作成・配付を自動化
- Excelで作成できる社内書類なら一度元となるフォーマットを作成しておくと、次回から自動で書類作成が可能。いままで電子化できなかった独自書類を自動配付できます。
サービスDATA
| 対象企業規模 | すべての企業規模 |
|---|---|
| 対応エリア | 全国 |
| 費用 | 従業員 1,000名/1法人、 グループ利用およびCharlotte Toolsのご契約が無い場合 ■初期費用：51,000円（税別） ■月額利用料：51,000円（税別） /年契約 |
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | ヘルプデスク対応 |
サービス詳細
『Charlotte POST EE（連携版）』の概要
『Charlotte POST EE（連携版）』は、Charlotte内の別サービスと連携し利用することで、バックオフィス担当者様の業務の一部、社会保険業務・税業務・従業員へ配布する書類の作成業務で発生する書類のやり取りを効率的に行うことができるサービスです4。
このサービスでは、従業員に電子私書箱が発行され、書類のやり取りがスムーズになります。
また、従業員はスマートフォンで撮影した写真をそのまま送信することも可能です。
※書類の送付だけに特化した『Charlotte POST』のご用意もあります。
●社会保険業務（書類回収・書類配付など）
・従業員へ母子手帳など、申請する際に必要な書類の回収
・従業員から回収した書類を申請書へ自動添付
・公文書を従業員へ自動交付
●税業務（書類配付など）
・従業員へ特別徴収税額通知の自動配付
・税通一覧ファイルの管理
●従業員への配付する社内書類（書類配付など）
・いままで電子化できなかった自社独自書類の自動作成
・従業員へ作成した社内書類の自動配付
【連携】社会保険業務の書類に関する自動化
『Charlotte（社会保険の電子申請ソリューション）』と一緒に利用することで...
●書類の回収・申請書へ自動添付
社会保険の電子申請書を作成中、申請に紐づき必要な書類の候補が画面に表示され、従業員へ提出依頼ができます。依頼漏れが大幅に減り、業務負担も軽減されます。
さらに、従業員から回収した書類を確認後、自動で申請書に添付される仕組みです。
●公文書の自動交付
公文書は、自動で従業員へ配付されます。PCやスマートフォンで受け取れるため、いつでも従業員は届いた公文書を確認ができます。
さらに、従業員は、会社側の申請進捗状況がいつでも確認できます。
＞＞Charlotteページに遷移
https://jinjibu.jp/service/detl/17267/
【連携】「個人住民税 特徴通知」の電子送付を自動化
『Charlotte（社会保険の電子申請ソリューション）』と『Charlotte Tax（労務担当者向け税の電子申告ソリューション）』を一緒に利用することで...
●従業員へ特別徴収税額通知の自動配付
自治体からデータが届くと、『Charlotte POST EE（連携版）』に連携され、自動で従業員に配付ができます。
電子送付した際の課題である”スマートフォンへの特定の解凍ツールのインストール”が不要のため、従業員の負担軽減。従業員用に操作手順動画を提供しているため、従業員からの問合せに対する負荷を大きく削減することが期待できます。
さらに、代理開封をする場合、従業員の同意取得有無の管理が可能になります。
●税通一覧ファイルの管理
申告した自治体の内、何件届いているのか一目で確認ができます。
すべての自治体からデータが届いているか確認できたら税通一覧ファイルをダウンロードし、人事給与システムに1つのファイルでアップロードができます。
＞＞Charlotte Taxページに遷移
https://jinjibu.jp/service/detl/17266/
【連携】社内の独自書類を自動作成・自動配付
『Charlotte（社会保険の電子申請ソリューション）』と『Charlotte Reports（書類の電子化ソリューション）』を一緒に利用することで...
●自社独自の書類を自動作成
初期設定時のみ、Excelで元となるフォーマットを1度作成し、『Charlotte Reports』にアップロードした後、CSVの項目と紐づけするだけで、次回から人事給与システムなどの基幹システムよりCSVを取出し、アップロードすれば自動で書類が作成されます。
自社独自書類の作成業務を電子化し、業務負担を軽減します。
以下のような書類の電子化の実現が可能になります。
給与明細書/賃金変更通知書/労働条件通知書/給与所得の源泉徴収票/確定拠出年金に関する通知書など
●社内書類の自動配付
自動作成された書類は、自動で従業員へ配付されます。PCやスマートフォンで受け取れるのでいつでも従業員は届いた書類を確認することができます。
【オプション】複合機連携｜取引先や従業員は届いた書類をコンビニで印刷
『Charlotte POST EE』に届いた書類は、全国のセブン‐イレブン店舗の「マルチコピー機」でいつでもどこでもプリント可能です。
「マルチコピー機」での印刷代は、取引先や従業員がその場で支払いをせずに、書類を配付した会社に月単位でまとめて請求も可能です。
導入実績
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
|---|---|
| 導入先 | 幅広い業界の企業様に導入いただいております。 |
導入企業様の声
【会社側のメリット】
1．封筒・郵便代のコスト削減（封筒＋簡易書留）
2．封入作業がなくなる
⇒入れ間違いリスクの削減
事務作業の効率化・業務量の削減
【従業員側のメリット】
1．いつでも受け取れる
2．会社側の申請進捗状況が確認できる
⇒会社にとっては問合せの減少に繋がる
よく寄せられる質問
- PCやメールアドレスを持っていない従業員がいますが使えますか？
- PCやメールアドレスは不要の運用も可能ですので、ご利用いただけます。
- 従業員は特別なアプリケーションをスマートフォンにインストールする必要はありますか？
- アプリケーションのインストールは不要です。
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