退職勧奨

1. 退職勧奨の意味

退職勧奨において、退職をするかどうかは従業員側の自由な意思により決定されなければなりません。企業側は退職を強いることで従業員を圧迫してはなりません。従業員が退職しないことを選択するのであれば、今までと同様に働き続けることになります。

退職勧奨と解雇の違い

従業員の同意の有無・法令適用の有無が大きな違い

退職勧奨と間違われやすい制度の一つに「解雇」があります。従業員に退職の決定権がある退職勧奨に対して、解雇は企業側が一方的に労働契約を解消するものです。

退職勧奨と解雇では、「従業員が退職に同意（納得）しているかどうか」が大きな違いとなります。解雇の場合、従業員の同意を得ることなく労働契約を解消することになります。

もう一つ、解雇と退職勧奨で大きく異なるのは、解雇は法律に定めがある点です。解雇は労働契約法第16条において厳しく制限されており、容易に実施できるものではありません。そのため、従業員の解雇をめぐる労働紛争では、解雇が不当だと判断されることが多い傾向にあります。

退職勧奨と退職強要の違い

行き過ぎた退職勧奨は退職強要に

退職勧奨と混同されがちな言葉に退職強要があります。退職強要とは、従業員に「従業員の意思による退職」をするように強く迫ることです。

退職勧奨は従業員の自由な意思で決定されるべきであるため、自由度を害する言動は退職強要に該当する可能性が高くなります。退職強要に関しては法律などで明確な定めがないため、退職勧奨との線引きをしっかり理解しておくことが重要です。

退職勧奨が強要行為と認められた代表的な事例として「日本航空事件」の例を挙げます。

判例から退職勧奨が退職強要となり得るポイントを抜き出すと、次のようになります。

退職勧奨が退職強要にならないためには、面談の数や時間、言葉遣い、執拗度などがポイントとなります。

上記の行為は、相手を圧迫するものとして退職勧奨の枠を超えているだけでなく、心身に負担をかける、または傷付ける行為です。退職強要の基準として理解しておくだけでなく、通常のコミュニケーションやマネジメントにおいても十分に注意が必要です。

参照：「退職勧奨が不法行為にあたると判断された事案」 ― 日本航空事件｜厚生労働省

2. 退職勧奨の一般的な流れ

退職勧奨は下記の流れで行われるのが一般的です。

退職勧奨を実施する際は、上記のステップを一つひとつ丁寧に行う必要があります。

退職勧奨に伴う特別措置

退職勧奨に当たっては、退職者の負担を軽減するために特別な措置を取る場合があります。下記に、退職勧奨の特別措置として一般的なものを挙げます。

従業員が退職勧奨に応じた場合、次の就職先を探すための労力や費用がかかります。そのため、転職面や生活面での便宜を図った措置が多くなることが特徴です。

3. 従業員の能力不足による退職勧奨の注意点

退職勧奨を実施するケースとして、従業員の能力不足によるものがあります。著しい成績不良や能力不足により業務に支障が出ているため、やむを得ず退職勧奨を検討する場合もあるでしょう。

能力不足による退職勧奨の場合、実施前に行うべきことがあります。ここでは三つのポイントを見ていきます。

能力不足を解消するための指導は十分であったか

従業員の能力不足は、企業側の指導・教育が不十分であったことが原因となっている可能性もあります。まずは事例として、能力不足による退職勧奨をきっかけに労使トラブルに発展した「セガ・エンタープライゼス事件」を見ていきます。

能力不足による退職勧奨においては、事前の指導や教育が十分だったか、能力不足と判断する理由が客観的かつ十分かなどを慎重に判断する必要があります。

やむを得ず退職勧奨に踏み切る場合は、状況を改善するために企業側も努力してきたこと、短期的な状況を鑑みた判断ではないことを明確にする必要があります。実務的には、指導記録などを残し、何をしてきたかを明確にすることが重要です。

また、「能力が低い」という意味合いで伝えることは避け、業務内容に対して本人の能力が適正でないと伝えるほうが望ましいでしょう。間違っても、本人の人格や身体的な要素を理由にしてはなりません。パワハラなど別の問題に発展する可能性がある上、相手を大きく傷付けることになります。

参照：【解雇】労働者側の事情を理由とする解雇｜独立行政法人労働政策研究・研修機構

唐突な退職勧奨はトラブルになりやすい

唐突な退職勧奨はトラブルになりやすく、従業員に訴えられれば訴訟のコストがかさむ場合があります。唐突な退職勧奨による労使トラブルを防止するためにも、下記の点に留意しましょう。

まずは、能力不足により成績が低迷しているなど、従業員当人にも問題を理解してもらうことがポイントとなります。その上で、企業と従業員との双方で問題を改善する姿勢を取りましょう。

また、事前に組織の上層部や直属の上司などを集め、退職勧奨を行う理由やこれまで行ってきた対策を整理することも重要です。退職勧奨を受けた従業員がすぐに納得できるケースは少なく、反論や質問をすることが考えられます。退職勧奨を伝えた人が冷静な受け答えができるよう、客観的な記録を提供します。

退職勧奨を受けた従業員が再就職先や今後の生活費を確保できないことも、トラブルの要因となります。次の就職先が決まるまでしっかりとサポートすることや、退職金の割り増し、休暇付与などの特別措置を検討するとよいでしょう。

退職勧奨を拒否された場合は指導からやり直す

能力不足が原因で退職勧奨を行っても、従業員がそれを拒否するケースは少なくありません。その場合、従業員の意思を受け入れ、再度指導を行います。従業員が納得しないということは、企業側の指導や教育体制が不十分だった可能性もあります。

なお、拒否された後に退職勧奨を迫り続けた場合、退職強要に該当する可能性も高まるので、注意が必要です。

3. 退職勧奨の合意を得た場合の手続きについて

合意書を交わしトラブルを未然に防ぐのが望ましい

退職勧奨について従業員の合意を得たら、認識のズレなどによるトラブルを防ぐために合意書を交わすとよいでしょう。

一般的には、従業員が退職の意思を伝える際は口頭でも問題なく、必ずしも書面を交わす必要はありません。ただし、退職勧奨に限らず、退職時の労使トラブルでは、条件などについてのやりとりを口頭で行ったが故に「言った・言ってない」の水掛け論となるパターンが多くあります。合意書を交わしておけば退職への意思や条件が明文化され、労使トラブルを回避できるというメリットがあります。

合意書には下記を記載します。

署名や退職日のみの合意書もありますが、従業員の合意を得る時点で特別措置を決め、合意書に記載することでトラブル発生の可能性をさらに抑えやすくなります。

退職勧奨と解雇の大きな違いは、「従業員が同意（納得）しているかどうか」です。離職が退職勧奨に合意したものである事実を明らかにするためにも、書面で残しておくことを推奨します。

4. 退職勧奨の前に検討したい「雇用調整助成金」

不景気で退職勧奨を検討しているのなら、まず雇用調整助成金を活用する

退職勧奨を回避するための有効な手段として、雇用調整助成金の活用が挙げられます。退職勧奨が必要となる要因はさまざまですが、不景気により退職勧奨を検討している場合、雇用調整金の活用は特にお勧めです。

雇用調整助成金の概要

※特例措置時の内容ではありません

参照：「雇用調整助成金ガイドブック」｜厚生労働省

退職勧奨が成立すると、当該従業員は雇用調整助成金の対象外となります。そのため、雇用調整助成金を活用することで退職勧奨を回避できないか、必ず事前に検討しましょう。

5. 雇用調整助成金や雇用保険の取り扱いについて

退職勧奨と密接に関わりがある制度に、雇用調整助成金と雇用保険があります。いずれも、従業員からの申告による一般的な退職と退職勧奨による退職では取り扱いが異なるため、注意が必要です。

雇用調整助成金での取り扱い

退職勧奨に応じる場合、当該従業員は雇用調整助成金の対象外となります。

引用：「雇用調整助成金ガイドブック」｜厚生労働省

注意すべきなのは、双方の合意が成立するまでは、退職勧奨を受けていても対象となる点です。正式な解雇予告や退職願の受理などにより、退職が成立した日の翌日から対象外となるります。

上記を理解していないと、雇用調整助成金の申請手続きでミスが起きたり、本来対象となるはずだった従業員を対象外としてしまったりする可能性があります。

雇用保険の取り扱い

退職勧奨による退職は「特定受給資格者」になる～

雇用保険被保険者が退職することで受給できる給付金が基本手当です。基本手当の受給に当たっては、自己都合などによる「一般受給資格者」と、企業側の都合による「特定受給資格者」で取り扱いが違います。

退職勧奨による退職は、上記の二つのうち「特定受給資格者」の取り扱いです。特定受給資格者に該当する場合、一般受給資格者と比べて基本手当の受給が有利になるメリットがあります。

一般受給資格者と特定受給資格者の違いは、下記の通りです。

※支給要件については、支払いの基礎となる日数が11日以上の月のみカウントする

このように、特定受給資格者は、さまざまな点で基本手当の受給が有利となります。ただし、特定受給資格者として基本手当を受給するためには、離職票の記載に注意が必要です。

離職票は、ハローワークへの基本手当申請のために、企業が従業員に交付するものです。離職票には「離職票-1」と「離職票-2」がありますが、このうち特に注意すべきは「離職票-2」です。

離職票-2の右側に、離職理由をチェックする欄と離職理由の詳細を記載する「具体的事情記載欄（事業主用）」があります。この部分で企業側がチェックを忘れる場合や、自己都合退職と記載するケースがあります。

このチェックや記入が誤っていると、特定受給資格者に該当しなかったり受給内容が変わったりする場合があるため、しっかりと確認することが重要です。

【参考】

働く方へ　退職、解雇、雇止めなど｜厚生労働省

基本手当の所定給付日数｜ハローワーク

6. 組織全体のモチベーション低下を招かない配慮が必要～

いったん退職勧奨を行ってしまえば、後戻りはできません。一人の従業員に誤った対応をすることは、当人だけでなく組織全体の信用問題に関わります。結果として、全体的なモチベーションの低下や離職を引き起こすことも考えられるでしょう。

まずは事前の対策や雇用調整助成金を活用することで、退職勧奨を回避できないかを慎重に検討するべきです。どうしても必要な場合は、正当性や退職強要にならない線引きを明確にしながら、慎重に実施することが重要です。