日報へのコメントが新人を育てる！～コメントの役割＆例文編～

日報は毎日書くものだけに、書き続けるのが大変です。日報を書き続ける励みになるのが、先輩や上司からのコメントやフィードバック。しかし、コメントは書き方が難しく頭を抱える人も多いはず。新人を育てるためのコメント術をまとめました。

｜日報へのコメントは部下を育てる重要な役割を持つ｜

義務と考えがちな日報へのコメント。毎日なんとコメントすればいいのか頭を抱える人もいるでしょう。しかし、日報のコメントは教育において重要な意味があります。コメントの役割を紹介します。

◆日報は最強のコミュニケーションツール

管理者になると仕事で必要になる能力以外に、管理するスキル、マネジメントスキルが求められるようになります。しかし、自分が指導する立場になると、どうしても部下が成長しない、結果が出ないという問題にぶつかります。

また部下によっては口下手でコミュニケーションを取りにくい場合もあるでしょう。日報は部下と管理者の意思疎通を助けるツールです。口頭で説明するよりも記憶に残りやすく、また日々の成果や成長を記録して見返すことができます。

あまり意見を言えないタイプの人が文章であれば意見をはっきり言えるなど、知らない一面を知るきっかけにもなります。上司から部下へはミッションやノウハウの共有を促進でき、部下からもコミュニケーションを取りやすくするため、チームビルディング、マネジメントにも効果抜群です。

◆進捗を把握し的確な指導・教育を行える

日報は単なる報告ツールではなく、部下の指導や教育をおこなうためのツールです。日報を通じて部下の仕事内容をチェックすると同時に、内容について適切なコメント、フィードバックをして進捗管理とマネジメントをおこないます。

日報を使うことで、進捗管理と本人しかわからない仕事の内容の把握、そのチェックと指導まで可能です。またフィードバックを続けることでお互いに信頼関係を築きコミュニケーションを取りやすくなります。

活発に意見やコメントを取り交わすことで、風通しが良いチームになるため業務が効率的に進みやすくなるでしょう。

◆部下の信頼を得られる

立場や職責が違う上司と部下は信頼関係を築くためにも努力が必要です。特に部下からは上司だからと遠慮して本当の気持ちや心配事を伝えられないことが多いでしょう。しかし、日報を使うことで、部下が抱えている気持ちや悩みに寄り添うことができます。

部下が感じている一つ一つの悩みに、真摯に向き合って対応することで信頼関係が作られていきます。信頼された部下は上司の気持ちに応えるためにやる気がわき、自発的に成長しようと努力するようになります。上司の信頼によって部下が成長し、信頼関係が構築されているサイクルを作るために日報が役に立ちます。

◆モチベーションをアップさせられる

上司は部下の頑張りを、いつでも見届けられるわけではありません。多忙さから部下の努力や仕事に気が付かない可能性もあります。日報であれば部下がどのような成果を上げているのか、数字に表れない部分も知ることができます。

人はどんなに努力しても認められないとモチベーションが下がってしまうものです。日報で部下の頑張りを知って、きちんと評価することでモチベーションが上がり、仕事への意欲も高まります。なかなか部下をねぎらう、感謝を伝える機会がない場合にも日報が活用できるでしょう。

｜【例文付き】効果的にフィードバックする日報のコメントの書き方｜

部下と信頼関係を築き、成長を促す上司は褒め上手です。どのようにフィードバックすれば部下とチームの成長につながるのでしょうか。コメントの書き方を紹介します。

◆部下の行動を前向きに評価する

コメントの基本は部下が持つスキルや行動を前向きに評価することです。また業務やスキルは把握しやすくても、部下の熱意や向上心はよく観察していないと見抜けません。

やる気がなさそうに見えても実は責任感が強く、チームに陰で貢献している場合もあるでしょう。見えづらい部分もしっかりとみている、評価していることを伝えておきましょう。

----------【コメント例】----------

チームの成績が目標を大きく超えた！これはお客様に対して笑顔で気持ち良い対応を心がけている○○さんの努力も大きく貢献している。お客様と良い関係を気付いて、人と相談しながら連携して成果につなげられるスキルはこれからも仕事に役に立つはず！

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◆褒めるコメントを意識する

部下を育てるための基本は褒めることです。日報があることで、今まで見えていなかった部下の行動も把握しやすくなります。

部下も褒められることで、もっと期待にこたえたいとモチベーションがアップし仕事意欲につながるでしょう。

----------【コメント例】----------

今日は難しい仕事だったけどよくやったね。初めての仕事でも堂々と迷いなく対処していてとても心強く感じました。これからもどんどん難しい仕事、大変な仕事は増えますが、○○さんなら乗り越えられると思います。今後もこの調子で仕事を続けてください。

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◆個人へのメッセージを入れる

上司からのコメントは必ず、一人一人に対して気持ちを込めたコメントを返すようにします。例えば複数の人に対して「明日も頑張ろう！」といった誰にでもいえるコメントをしていると、受け取った側に気持ちが伝わりません。

コメントはその人個人に対する上司としての思いや励ましを込めるようにしてください。数行のコメントであっても、部下は見てもらっているという意識が生まれるはずです。

----------【コメント例】----------

いつも頑張ってくれてありがとう！後輩の面倒をしっかりと見てくれているから私も安心して業務を任せることができます。先輩となってからより広い視野で仕事ができるようになり嬉しく思います。

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次回は、コメントの注意＆書き方の指導編をお送りします。