上司に気づきを促す伝え方／部下の共感を引き出す３つのポイント

上司と部下それぞれの伝え方にちょっとしたコツを取り入れて、よりスムーズな意思疎通につなげていくヒントについて
考えていきたいと思います。


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■「上の指示だからやって」という言葉にモヤモヤ・・
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女性活躍推進プロジェクトで関わらせていただいている
ある技術系企業の女性管理職（Aさん）の方から
こんな連絡をいただきました。

「上司の言い方が理解できません。あんな言われ方をしたら、
誰だって『もう勝手にそちらで進めていただいて結構です』と
なりませんか？！なんとか堪えたものの、モヤモヤするので
細木さんに相談しました・・」

＊

女性活躍推進プロジェクトリーダーであるAさんは、
多忙な現場業務の傍ら、月1回のミーティングを実施しています。

今回、半年以上の時間をかけて、職場の実態把握に向けた施策を
メンバーと共に検討し、いよいよ実行まで大詰めとなっていたところ、
終業1時間前に上司からこんなことを言われたそうです。

「施策の具体的な内容は上の許可を取りました。
最終的な社内報告書の項目ピックアップだけ今日中に対応お願いします」

これを聞いたAさんは、

●元々、女性活躍推進プロジェクトが提案した施策に対して、
しかも最終調整中の内容を「上から許可とった」の一言で
強引に進めようとしているのが納得いかない
●女性活躍推進プロジェクトの取り組み成果を会社側が横取りして、
面倒なことだけ自分たちに押し付けている感じがする
●そもそも今日中の対応を依頼するのに、ギリギリにも程がある

といったモヤモヤが一気に噴出して、
「だったら、もうそちらで勝手に進めれば？！」
と喉まで出かかった言葉を飲み込むのに必死だったとのこと。

とりあえずメンバーと話し合ってなんとか対応したものの、
自分たちのいる意味はあるのだろうかと不安になり、
上からの指示だから、と言い放つだけで物事を済ませようとする
上司の元で今後も働いていく自信がなくなってしまったと、
Aさんはとても落ち込んでいました。



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■上司に気づきを促す伝え方
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私がAさんにアドバイスした内容のポイントはこちらです。

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●相手に気づきを促す関りをする
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まず、Aさんの上司は
「上から言われたから、やってください」
と説明していました。

「上の方針です」という説明を自然に受け取れる方も
まだまだ多いかもしれませんし、そのような方は
安定して業務対応できる人、という見方もできるかと思います。

とはいえ、多様な価値観の受容に意識が向いている現代においては
自分は違和感なく受け取れることも、ほかの人や部下にそのまま
「上の決定だから」と伝えてしまうことで、

“言われたからやれって言うだけで、ただの丸投げだ”
“上に対して意見はないのか。やる気ないんだろうなあ”
“また『上の決定』ね。いい時だけ勝手に決めるんだから”

と受け取る人がいることも考えなければ、
配慮に欠けていると思われるかもしれません。

その結果として、相手のモチベーションを著しく低下させたり、
所属意識を削いでしまい、最悪の場合離職を考えるきっかけにも
なってしまうことも大いにあり得ます。

とはいえ、上司本人はそのことに気づいていないことが
往々にしてあります。

そこで、私がAさんにアドバイスした内容は
大まかに以下の2点でした。

１）上司の「意図」を確認する
２）進め方について「提案・相談」を持ち掛ける

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１）上司の「意図」を確認する
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「○○さん（上司）がこの指示をされた意図について
教えていただけますでしょうか」
と意図を把握したいと意思表示を相手に伝えることで、
上司も指示の背景を伝えていなかったことに
気づいてもらえる可能性が高まります。

また、自分が依頼されたことに取り組む目的と、
上司が考える目的のすり合わせが同時に叶うため、
より業務が進めやすくなることが期待できます。

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２）進め方について「提案・相談」を持ち掛ける
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「メンバーとの話し合いも必要となりますので、
今後についてはご提案・ご相談させていただけますか」
といったことを併せてつたえることで、
相手の立場を尊重している姿勢を示しつつ、
自分も自律的に責任を持って関わろうとしていることを
相手に知ってもらえるよう促すことにつながります。

＊＊＊

Aさんはアドバイスを即実践してくださり、
上司の意図や目的を把握したことで
モヤモヤしていた気持ちがすっきりと晴れたと
おっしゃりながら、

「私も上司の意図や背景を引き出す問いかけを、今後意識していきます」

と引き締まった表情で言ってくださいました。



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■部下の共感を引き出す３つのポイント
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経営層や管理職といった立場にあると、
迅速な判断・実行が求められるため、
ついつい部下に対して重要決定事項のみを
伝えるに止まっていることも時にはあるかもしれません。

しかし、今回ご紹介したAさんのように、
「ヒエラルキーの権限を使って仕事をしているだけ」
と部下に受け取られてしまうことを極力少なくしていくことは、
特にリーダー的立場の方には求められていく姿勢ではないかと
私は考えています。

そこで、部下の共感を引き出す3つのポイントを
ご紹介したいと思います。

●結論と想いはセットで語る
→指示や結果を先に伝えることは重要です。
しかし、結論だけ伝えてその背景や思い、意図を伝えないと
ただの「命令」として受け取られる可能性が高くなりますので、
ぜひ「なぜこうなったのか」「自分はどんな思いがあるのか」
を熱く語っていただければと思います。

●自分の発言に責任を持っている
→同じプロジェクトに取り組むリーダーに「上の方針です」
と言われると、特に当事者意識の強いメンバーからは
「リーダーはこのプロジェクトを本当にいいと思ってないのかな」
と思われてしまいがちです。「会社から言われたから」という発言は
基本的にNGで、自分の意志で発言する意識を常に持つことが
大切な姿勢の1つではないかと思います。

●部下のモチベーションのツボを押さえる
→相手の“モチベーションのツボ”を押さえた関わりができると
「もっと貢献したい」「よりよいアイディアを提供したい」
という自発的な行動をより促しやすくなります。今回のAさんも、
「よりよい職場環境を社員に提供したい」という強い想いがあることを
踏まえ、支援・奉仕の気持ちを引き出す関りや、その取り組みへの
感謝を伝えるなどすると、Aさんのやる気を引き出すことに
つながっていくかと思います。



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■自身の伝え方・関わり方を振り返るきっかけに
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今回のAさんのように、相手の言動に対してモヤモヤして
つい感情的な言葉が出てしまいそうになる場面に
出くわしたことがある方もきっと多いことと思います。

例えその時イライラしたとしても、一旦冷静になって改めて
考えてみると、自分がモヤモヤしているのは、相手の言い方や
その内容に対して、理解・納得に至っていないことが
ほとんどかもしれません。

そうであれば、相手に自分が受け取っていない部分を
上手く伝えることで、相手の意図を確認しながら、
相手が「自分の言葉が足りなかった」という気づきを
促すという、双方にとってよい方向性へと導いていけるように
なっていくのではないかと考えています。

一方、経営層や管理職といった立場で、つい言葉足らずに
伝えたこともあったと思い返した方がいらっしゃいましたら、
ぜひ今回お伝えした【部下の共感を引き出す3つのポイント】を
ご参考にしていただければと思っています。

＊

人事担当者やダイバーシティ推進担当者の中には、
今回と同様な課題感を感じている方もいらっしゃるかもしれません。

立場上、部下側の気持ちと上司側の気持ちの板挟みになってしまい
悩んでいることもあるかと思います。

とはいえ、双方がそれぞれ気づきを得て、関わり方や伝え方を
少しだけ意識することで、状況は一気に好転する可能性が高まります。

そんな気づきを促すことに意識を向けながら、
ダイバーシティ推進や女性活躍推進といった施策検討を
続けることも1つの方法だと考えています。

その取り組みが、ダイバーシティ推進の目的である
「多様な価値観の受容によってイノベーションを起こし、
これまで以上の会社成長をもたらす」ための組織風土改革に
必ずつながっていくと私は確信しています。