カブシキガイシャユーエスイー
ワークフローシステム 書類のやり取りを電子化｜Charlotte POST EE
取引先へ伝票配付や従業員との書類配付
やり取りがスムーズになる
このサービスのポイント
- 取引先や従業員と書類のやり取りを電子化
- 取引先や従業員に電子私書箱を発行し、書類の送付や回収を効率的に行うことができます。PCやメールアドレスを持っていなくてもやり取りが可能。
- 伝票や給与明細など個別書類の一斉配付可能
- 個別に異なる内容の書類を一斉に格納し、配付することができるため、伝票や給与明細書などの配付が簡単になります。封かんミスなどのリスクを回避。
- 情報収集が簡単に行える
- ノーコードで自由にアンケートフォームを作り、取得したい情報を一括収集することができます。例えば、身上異動や取引に必要な情報収集もカンタンに回収。
サービスDATA
| 対象企業規模 | すべての企業規模 |
|---|---|
| 対応エリア | 全国 |
| 費用 | 従業員数 1,000名の場合 ■初期費用：72,000円（税別） ■月額利用料：82,800円（税別） /年契約 |
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
| 製品形態 | クラウド（ASP・SaaS） |
| スマートフォン対応 | あり |
| サポート体制 | ヘルプデスク対応 |
サービス詳細
『Charlotte POST EE（単独版）』の概要
『Charlotte POST EE（単独版）』は、書類の送付や回収を効率的に行うためのサービスです。
このサービスでは、取引先や従業員に電子私書箱が発行され、書類のやり取りがスムーズになります。
メールのように重要な書類が埋もれるリスクが減ります。
取引先や従業員は届いた書類を確認したり、スマートフォンで撮影した写真を送信することも可能です。
※書類の送付だけに特化した『Charlotte POST』のご用意もあります。
ここがポイント！
1．企業からPCやメールアドレスが付与されていない従業員にも、電子ファイルを送ることができます。
2．メールやファイル転送サービスでは難しかった、個人ごとに異なる内容の書類も一斉に格納し、配付ができます。
伝票や支払決定通知書などの配付が簡単に行え、封かんミスなどのリスクを避けることができます。
3．取引先への伝票送付や、従業員の「退職」「結婚」「出産」などに関する情報収集が、電子で簡単に行えます。
ノーコードで質問票フォームを作成できるため、ITスキルに自信がない方でも、Wordを使う感覚でヒアリング項目を簡単に作成できます。
さらに、収集した情報はCSV形式で出力でき、社内の別システムに取り込むことが可能です。
【オプション】複合機連携｜取引先や従業員は届いた書類をコンビニで印刷
『Charlotte POST EE』に届いた書類は、全国のセブン‐イレブン店舗の「マルチコピー機」でいつでもどこでもプリントができます。
「マルチコピー機」の印刷代は、その場で支払うか会社にまとめて請求することも可能です。
【連携】社会保険業務の書類に関する自動化
『Charlotte（社会保険の電子申請ソリューション）』と一緒に利用することで...
●書類の回収・申請書へ自動添付
社会保険の電子申請書を作成中、申請に紐づき必要な書類の候補が画面に表示され、従業員へ提出依頼ができます。依頼漏れが大幅に減り、業務負担も軽減されます。
さらに、従業員から回収した書類を確認後、自動で申請書に添付される仕組みです。
●公文書の自動交付
公文書は、自動で従業員へ配付されます。PCやスマートフォンで受け取れるのでいつでも従業員は届いた公文書を確認ができます。
さらに、従業員は、会社側の申請進捗状況がいつでも確認できます。
＞＞Charlotte POST EE（連携版）ページに遷移
https://jinjibu.jp/service/detl/17265/
【連携】「個人住民税 特徴通知」の電子送付を自動化
『Charlotte（社会保険の電子申請ソリューション）』と『Charlotte POST EE（連携版）（書類自動配付ソリューション）』を一緒に利用することで...
●従業員へ特別徴収税額通知の自動配付
自治体からデータが届くと、『Charlotte POST EE（連携版）』に連携され、自動で従業員に配付ができます。
電子送付した際の課題であるスマートフォンへ特定の解凍ツールをインストールすることが不要のため、従業員の負担軽減。従業員用に操作手順動画を提供しているため、従業員からの問合せに対する負荷を大きく削減することが期待できます。
さらに、代理開封をする場合、従業員の同意取得有無の管理が可能になります。
●税通一覧ファイルの管理
申告した自治体の内、何件届いているのか一目で確認ができます。
すべての自治体からデータが届いているか確認できたら税通一覧ファイルをダウンロードし、人事給与システムに1つのファイルでアップロードができます。
＞＞Charlotte POST EE（連携版）ページに遷移
https://jinjibu.jp/service/detl/17265/
導入実績
| 導入社数 | 導入社数非公開 |
|---|---|
| 導入先 | 幅広い業界の企業様に導入いただいております。 |
導入企業様の声
【会社側のメリット】
１．封筒・郵便代のコスト削減（封筒＋簡易書留）
２．封入作業がなくなる
⇒入れ間違いリスクの削減
事務作業の効率化・業務量の削減
【取引先・従業員側のメリット】
１．いつでも受け取れる
よく寄せられる質問
- PCやメールアドレスを持っていない従業員がいますが使えますか？
- PCやメールアドレスは不要の運用も可能ですので、ご利用いただけます。
- 取引先や従業員は特別なアプリケーションをスマートフォンにインストールする必要はありますか？
- アプリケーションのインストールは不要です。
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