借り上げ社宅｜社宅規定の作り方 ─ 契約編 その１ ─

社宅制度を快適に運用するためには、土台となる社宅規定を慎重に定める必要があります。

以前『社宅規定の作り方～お部屋探し編～』では、お部屋探しの基準になる社宅規定の項目についてお話しさせていただきました。今回は社宅規定を作る際の注意として、契約時の取り決めとしてよく掲げられている項目をピックアップ。法人契約するにあたってどのような点に配慮すれば良いのか？なぜその項目を設定する必要があるのか？をご確認ください。

社宅規定の作り方 ～ 契約編  ～

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(１) 解約予告期間
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お部屋を退去する際に管理会社へ「解約します」と連絡を入れる予告期間の設定です。ほとんどの企業が「1か月前」までで設定しています。

【 注意.１ 期間が長い(予告が早い)と不都合に 】
とくに転勤の多い企業様では人事部にとって不都合になり得ます。
仮にお部屋の解約を「2か月前」までの予告とすると、人事もその日までに辞令を出さなければいけません。数か月先の人事はわかりにくいため、できるだけ短い期間で設定を行う方が運用しやすいです。

【 注意.２ 後々事情が変わった時に対処しやすい】
何らかの事情で「更新直後だけど解約したい」という事態になったとき、「既に契約更新したのだから短期解約にあたる」として、違約金が発生することが稀にあります。

引っ越しが必要な異動を理由とする退去は会社都合＝違約金は会社の負担となることが通例なので、費用負担を削減するためにも期間を短く設定するのがよいでしょう。

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(２) 短期解約違約金
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貸主視点からすると、お部屋は長く借りてくれるほど嬉しいものです。

ほとんどの物件が2年契約で賃貸借されており、中には「もし短期で解約するなら違約金必須」と取り決める事もあります。この違約金設定が付いていてもいいのか、また、付いていた場合支払いは誰が行うのかを設定します。

【 規定に盛り込む際の配慮】
多くの企業様では「“1年以内解約で賃料1ヵ月分の違約金”までならOK」のようにある程度の余地を持たせています。
地域によっては短期解約違約金が必ず契約に盛り込まれているため、完全NGにするとお部屋探しが困難になってしまうのでご注意ください。

【 短期解約するよくある理由とは 】

• 結婚して家族が増えたので手狭になった
• 退職するので退去しなければいけない
• 他に気に入った部屋があるのでそちらに住みたい
• 隣人/周辺トラブルに耐えられないから引っ越したい

様々な事情が出てくる中で「違約金は全て会社負担」とするのか、「自己都合なら入居者負担、会社都合なら会社負担」となるのか事前に定めておきましょう。

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(３) 解約時賃料の日割計算
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例えば＜3月31日契約満了＞の物件を当日ギリギリまで住むことは少ないと思います。もし＜3月10日に解約＞した際に解約後の賃料(11日～31日分)は返還されるのか、それとも当月の賃料は全て支払う必要があるのか、を確認するための項目です。

【 日割か月割、選ぶのは？ 】
一般的には日割できる物件が主流です。住んでいない期間の賃料は返還されると事前にわかっているなら引越し予定も立てやすそうですね。

地域によって特色があり、西日本では月割設定されて「解約月は企業負担」とする社宅規定もまま見られます。

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(４) 賃料の支払方法/振込期
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個人契約では口座引き落としが一般的ですが、法人契約では基本的に貸主の指定口座への振込で支払います。経理担当と相談し「何日送金なら対応できるか」を事前に確認しておきましょう。

【 バラバラにすると後が厄介です 】
物件が2～3件なら振込先が異なっていてもまだ対応しやすいですが、100件200件と数が多くなれば、やはり振込期日は統一されていることが望ましいです。

「現時点では数件しか利用がないし……」なんて状況であっても、今後社宅利用者が増えていくことが予想されるなら、今からでも設定しておくと経理担当者の負担削減になります。

【 期日設定のコツ 例 】
仮に送金作業を＜25日振込＞としたい場合、社宅規定では『振込期日が＜25日＞＜26日＞＜27日＞＜末日＞の物件なら契約可』のように選択の余地を持たせて定めましょう。早めに振込する分には問題ないのですから、経理担当者は振込予定日を＜25日＞で統一することができます。

こうすることで送金作業の負担が減り、社員もお部屋探しの際に選べる物件が多くなります。

次回は引き続き『社宅規定の作り方 ─ 契約編 その２ ─』をご紹介します。