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社内コミュニケーションのメリット、活性化の方法を解説

多くの人が一緒に 働く企業において、社内での良好なコミュニケーションは 非常に重要です。
社員同士のタテヨコのコミュニケーションがより活発化すれば、ビジネスを円滑に進めることが可能になります。
そこで今回の記事では、社内コミュニケーションについて、メリットや活性方法など詳しく紹介していきます。


▼社内コミュニケーションが重要な理由
業務は、様々な人がそれぞれの役割をこなし、連携することで成り立っています。
そこでは社員同士の円滑なコミュニケーションが欠かせません。
まずは、社内コミュニケーションが重要な理由についていくつか説明します。

■働き方の多様化
働き方改革によって、今までとは異なる、新しい働き方が注目されるようになりました。
リモートワークやフレックス制度は社員の自由な時間を確保することができ、多くの企業が導入するようになりました。
さらに新型コロナウイルスの流行によって、その流れは一層強くなっています。
そうなると、社員同士で顔を合わせる機会は少なくなり、必然的にコミュニケーションが減少してしまいます。
離れた場所にいたり、異なった立場にいたりする社員をどう結びつけるかが今後重要になっていきます。

■キャリアへの考え方の多様化
終身雇用制度が当たり前ではなくなり、1つの会社に一生務める、という考え方が変わってきています。
より良い企業に転職をすることで自分のキャリアを高めていく、という考えが今後さらに広がっていくでしょう。
こういったキャリアの考え方の多様化も、社内コミュニケーションが重要となる理由の1つです。
そうした中で企業は、離職防止のために一人ひとりの社員の考え方やモチベーションの維持に気を配らなければなりません。
社員にとって働きやすい環境づくりや、社員同士の結びつきを深めるためにも、社内コミュニケーションの活性化は非常に重要です。

■企業のグローバル化
企業のグローバル化が進み、1つの企業で様々な国籍の人々が一緒に働くようになりました。
社員同士がお互いの知識やスキルを共有することで、会社全体の利益向上につながります。
異なる文化や言語を持つ社員同士では、積極的にコミュニケーションをとってお互いのことを理解することで、より円滑に業務を進めることができるようになります。

▼社内コミュニケーションが不足する要因
社内コミュニケーションの重要性が分かったところで、なぜそれが不足し、問題となってしまうのかについて説明します。

■組織風土・社風の浸透
昔からある大企業などでは、組織の風土や社風が会社全体に浸透し、縦割りの意識が強くなってしまっている傾向があります。
そうなると部門間や事業所間でのコミュニケーションが希薄になりやすく、業務を円滑に進める上では大きな課題となってしまいます。

■対面コミュニケーションの減少
リモートワークなどの普及により、社員同士で顔を合わせる機会が少なくなっています。
そうなると、雑談することも減少し、仕事以外での関係が築きにくくなってしまいます。
また、連絡事項なども直接対面で伝えるのではなく、メールで伝えることが主流となり、ますます社員同士のコミュニケーションが減少しています。

■コミュニケーションスキルの低下
社員個人のコミュニケーションスキルの低下も要因の1つです。
情報共有の効率化のために社内SNSや電子メールを多用することで、それに頼りきってしまうという問題があります。
学生時代からそうしたコミュニケーションに慣れている世代の人は、対面でのコミュニケーションに対する苦手意識なども出やすく、社内コミュニケーションに積極的に入ろうとしない傾向があるようです。
企業は、仕事の効率化と対面でのコミュニケーションの活性化の両立を目指す必要があるでしょう。


▼社内コミュニケーションの活性化が生むメリット
社内コミュニケーションの重要性に目をむけ、活性化することは多くのメリットがあります。
企業にどういったメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

■社内エンゲージメントの活性化
社内エンゲージメントとは、働いている企業に対して社員がどれほど貢献したいと考えているかといった愛着を表す言葉です。
社内コミュニケーションを活性化させることは、社員同士の結びつきを深め、企業への帰属意識の高まりにつながります。
社員が企業に愛着を持ち、帰属意識が強くなることは、離職率を高めるだけでなく社員が企業に貢献したいというよりプラスの気持ちへとなっていくのです。

■生産性の向上
社内コミュニケーションが活性化し、社員の帰属意識が高まると、社員一人ひとりのモチベーションが向上します。
やる気のある社員が増えることで生産性や効率もアップし、企業全体の利益につながります。
また、社内コミュニケーションが活性化されることはお互いの意見を発信しやすくなり、より良いアイディアなどが生まれやすくなります。
意見の言いやすい雰囲気によって、ミスやトラブルが起きた際も協力してカバーし合う、良いチームとなるでしょう。

■情報共有の活性化
社内コミュニケーションの活性化は、情報共有がスムーズに行われるようになり、業務がより円滑に行われるようになります。
普段から意見の言いやすい雰囲気や環境があれば、意思疎通や情報共有もより積極的にしやすくなります。
通常、会社での業務は部署内やチーム内で連携して行うものです。
意思の疎通や情報共有がスムーズにいかないと普段の業務の効率が悪くなるだけでなく、ミスにも繋がりやすくなってしまいます。
社内コミュニケーションを活性化することで社員全体のモチベーションが高まり、みんなで協力する体制になるため、意思の疎通もスムーズになるのです。

■新しいアイディアの創出
社内コミュニケーションの活性化は、新しいアイディアの創出にも関係します。
顔を合わせての雑談や自由な意見交換は、1人で考え込むよりも脳を刺激し、企業にとって価値のあるアイディアが生まれることが期待できます。

■社員満足度、社員定着率の向上
社内コミュニケーションが活性化し、社員同士で意見の言いやすい雰囲気があることで、企業も社員のニーズに応えやすくなり、結果的に社員の満足度が向上します。
社員にとって良い会社であると感じてもらうことは、離職率の低下にも繋がり、企業は良い人材を定着させることができます。

▼社内コミュニケーション不足が引き起こす課題
社内コミュニケーションが不足している企業では、それによって様々な課題が引き起こされます。
具体的にどういった影響があるのか、紹介します。

■作業効率が低下する
社内コミュニケーションの不足は、円滑な業務進行の妨げになってしまいます。
意思の疎通が疎かになっている部署やチームでは、困った時に助け合う体制ができていないため、ミスやトラブルが起きた際もスムーズに対処することができません。
1つの業務や作業にかかる時間を短縮し、作業効率を上げるためには、社内コミュニケーションの活性化が必要不可欠です。

■コンプライアンス違反や不正行為につながる
社内コミュニケーションが不足し、社員同士の繋がりが希薄な企業では業務に支障をきたすことが少なくありません。
コンプライアンス違反や不正行為が行われていても気づきにくく、すぐに対処することができません。
また、社内コミュニケーションが不足していることで社員の企業に対する愛着も沸きにくく、不正行為も起こりやすいと考えられます。
お互いに繋がりを持ち、仕事内容などを把握しあっておくことで不正行為やコンプライアンス違反の抑制に役立つでしょう。

■営業機会や顧客との信頼関係に影響する
社内コミュニケーションが不足していると、情報共有も疎かになり、顧客からの急な問合せなどに対して適切な対応を取れない可能性があります。
それにより、せっかくの営業機会を逃してしまったり、顧客からの信頼を失ったりしてしまうかもしれません。
社内コミュニケーションが活発であれば、お互いの業務を把握しておくことができ、部署内で連携して最大限の利益につなげることが出来ます。

▼社内コミュニケーション活性化の事例
社内コミュニケーションを活性化するメリットがわかったところで、具体的にどういった取り組みをすればいいのか、いくつかご紹介します。
効果的だと感じたものがあれば、ぜひ取り入れてみてください。

■コミュニケーションツールを導入する
社内コミュニケーションを活性化させるための取り組みとしてまず1つ目に紹介するのは社内SNSなどのコミュニケーションツールを導入することです。
こういったツールを活用することで、離れた場所で仕事をしていても情報の共有がしやすく、お互いの業務を確認し合うことが出来ます。
メールのようにかしこまった形式などが必要ないため、気軽に情報交換しやすくなり、コミュニケーションが活発になるでしょう。

■フリーデスクにする
社員一人ひとりの決まったデスクを作らずに、毎日自由に好きな席に座ることができるようにするフリーデスクは、社内コミュニケーションを活性化するのに役立ちます。
多くの企業に注目され、導入しているところも多く、聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。
部署や役職に関わらずに接する機会が増えるため、自由な意見交換に繋がります。

■部活やサークルを作る
共通の趣味を持った人たち同士でサークルや部活を作ることも社内コミュニケーションの活性化に一役買ってくれます。
部活やサークルのイベントに参加することで、今まで繋がりのなかった部署や役職の人と交流する機会がうまれます。
また一緒に体を動かしたり、何かを制作したりすることは、社員同士の距離を縮めやすくしてくれます。
そうしたプライベートでの関係性は仕事でも大いに役立ち、協力や情報の提供を求めやすくなるでしょう。

■社内報を作成する
社内報の作成も、社内コミュニケーションを活性化させることに繋がります。
社内報は社内での出来事や会社から社員に対するメッセージを伝えるための社内広報ツールで、最近ではウェブ媒体のような形式のものが増えています。
大企業では特に他部署のことを知る機会がないため、こういった社内報などで趣味やプライベートのことが知れると、交流のきっかけになります。
また経営陣の考えや社員に周知させておきたいことを掲載することで、会社の方針と社員の意識のズレが生じにくくなるでしょう。

■カフェテリアを設置する
社員食堂やカフェを設置し、一緒に食事ができる機会を作ることで社内コミュニケーションを活性化させることができます。
しかし社内に食堂やカフェを作るのはコストやスペースの問題があり、簡単ではありません。
そこでおすすめなのがお弁当配達・決済代行サービスの おべんとねっと です。
おべんとねっと は、提携しているお弁当屋さんから社内までお弁当を配達してくれ、集金やお弁当の個数の集計など、お弁当業務にかかる工数を削減することができます。
社内のランチミーティングなどでみんなでお弁当を食べれば、リラックスした雰囲気で意見交換を行うことができるでしょう。

▼まとめ
いかがでしたか?
今回は社内コミュニケーションのメリットや具体的な取り組みについて解説しました。
社内コミュニケーションを活性化させることは、社員の繋がりを深め、企業全体の利益向上に繋がります。
働き方やキャリアへの考え方が変わった現代では、社員の情報共有や意思の疎通を積極的に行うことが重要です。
おべんとねっと を活用し、みんなで顔を合わせて食事をとることで気軽にコミュニケーションを行える場を作ってみてはいかがでしょうか。

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野沢陽輔(ノザワヨウスケ) セールス・マーケティング担当

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東京都 石油・ゴム・ガラス・セメント・セラミック 2021/08/05

 

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