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タイムカードの管理について

いつもお世話になっております。
弊社では下記のような流れで、勤怠管理を行っています。
１．Webシステムを利用して勤務時間を自己申告
２．月末、人事にてデータをダウンロード後、Excelで加工
　（残業時間計算など）
３．２の資料（紙）を所属長回覧。その際、間違いがある場合などは
　　本人に確認し、赤文字で修正。
４．給与システムに実働時間、残業時間などの必要情報を登録。

教えていただきたいのは、タイムカードを保管する際、３の状態（赤文字で修正を入れた資料）でもよいのかどうかということです。
ちなみに本人印はなく、チェックしたことを示す上司印が捺印されている状態です。

監査が入った場合、何かしら問題にならないようにしておきたいと考えています。ご教示くださいますようお願い致します。

投稿日：2009/11/06 12:07　ID：QA-0018111

報酬・賃金

*****さん: 大阪府／情報処理・ソフトウェア（企業規模 11～30人）

この相談に関連するQ&A

プロフェッショナル・人事会員からの回答

全回答2件

プロフェッショナルからの回答

田添　忠彦: ソフィアコンサルティング株式会社コンサルティング本部代表取締役社長

詳細

毎日の確認が必要

ご相談を拝見し、ご連絡差し上げます。

勤務時間の確認要領については、H13年に行政通達が出ており、管理者が現認するか、それに準じた方法で確認することが必要とされています。
したがって、貴社の場合、３の確認を月単位で行うのでは不十分で、毎日行うことが原則になります。
そうしておけば、３のアウトプットは現在のステイタスで問題ないでしょう。

ご参考まで。

投稿日：2009/11/06 12:13　ID：QA-0018113

相談者より

投稿日：2009/11/06 12:13　ID：QA-0037090大変参考になった

回答が参考になった 0件

プロフェッショナルからの回答

藤田　敏克: 社会保険労務士法人SRグループ　代表

詳細

出勤簿はいざという時の証拠になります

監査が入った場合を想定されるならば、本人からの勤怠の確認を日々残すべきです。
現在の勤怠確定のフローですと、従業員本人が自己申告をした時刻と所属長が修正したデータが異なった時に修正後のデータに関して本人が確認をしていません。ですので、事後に従業員が「勝手に時刻を変更された」と申し出た際に抗弁する方策がありません。
監査が入るときは往々にして従業員とのトラブルを発端にする場合がありますので、所属長の確認だけではなく、本人の確認も残した方が良いです。
従業員本人に日々の勤怠の確認を押印等で残しておけば双方にとって後々のトラブル回避になります。
また、勤怠は日々発生をし、日々管理をしなければならないものなので、会社側のスタンスとしては毎日の処理を前提としなければ勤怠処理というものが形骸化する恐れがあります。
形骸化させないためにも日々勤怠確定を前提として、例外として月末にまとめて処理をするなどで対応をするべきです。

投稿日：2009/11/17 10:16　ID：QA-0018198

相談者より

投稿日：2009/11/17 10:16　ID：QA-0037122大変参考になった

回答が参考になった 0件

回答に記載されている情報は、念のため、各専門機関などでご確認の上、実践してください。
回答通りに実践して損害などを受けた場合も、『日本の人事部』事務局では一切の責任を負いません。
ご自身の責任により判断し、情報をご利用いただけますようお願いいたします。

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