借り上げ社宅｜社宅規定の作り方 ─ 提出書類編 その２ ─

こんにちは、プレニーズ秋口です。

引き続き『社宅規定の作り方シリーズ』提出書類編として、借り上げ社宅の契約時に提出を求められることがある書類についてお話しさせていただきます。今回は入居する社員様が提出を求められる書類についての解説です。

社宅規定の作り方
～ 提出書類編 その２ 社員様の書類 ～

審査では入居者本人の身元等を確認されます。ほとんど本人が準備しなければいけない書類なので、何が必要なのかを定め「契約時にこれが必要になりますよ」とあらかじめアナウンスしておくとスムーズに手続きできます。

──────────────
(１) 身分証明書/健康保険証
必要度★★★
──────────────

身分証は身元を証明するためにどの物件でも必須の書類です。これに加えて借り上げ社宅では所属先確認のため保険証の提示も求められます。

いずれも入居者本人に準備してもらう必要があるので事前にお知らせしておきましょう。

【 身分証明書 】
代表的なものが免許証、パスポート、顔写真付きの住民基本台帳カード、マイナンバーカードなど。「証明書になるものが何も無さそう」という場合は早めに管理会社にご相談ください。

【 健康保険証 】
所属先を確認します。事業所名が書いていない場合でも組合の確認は行えるので、こちらも忘れずにご用意ください。

ちなみに健康保険証はあくまで在籍証明が目的なので、社宅規定で[身分証：不可、健康保険証：可]と設定してしまうと身元確認をとるのは厳しく、契約に進めない可能性が高いです。

【 提出不可にできるの？ 】
「法人契約なのだから入居者情報はあまり関係ないのでは？」という理由で不可にしている企業様もいらっしゃいます。

しかし物件を管理している側からすると“どんな人が入居するのか”を知ることで安心して貸与することができるため、基本的にはやはり提出可が望ましいです。万が一建物内で問題が発生した場合、入居者の顔が判明していないと管理会社は「入居者なのか不審者なのか」が判断できず対応が遅れてしまう可能性が考えられます。

特別な理由が無い限りは提出可にしておくのがオススメです。

──────────────
(２) 住民票
必要度★★★
──────────────

市役所に直接出向いたり申請書を郵送して準備する場合は時間がかかるので、くれぐれも提出指定日に遅れないよう入居者に注意を促しましょう。マイナンバーカードを持っていればコンビニで取得することが可能です。

「身分証明書が提出できたら不可にしていいの？」と思われがちですが、住民票ではないといけない理由がいくつかあります。

【 理由１.現住所の確認 】
まず日本国内に住んでいるか、申込書の住所と相違ないか？の確認です。住民票は“市役所が発行している上位の身分証明書”なので、運転免許証等よりも信憑性があると判断されます。

以前にも引っ越しをしたことがある場合、転入/転出/転居の手続きをせず昔の住居のままにしている方がたまにいますが、理由なく住所を移していないと審査での心証が悪くなるのでご注意ください。

【 理由２.世帯を確認 】
独身なのか家族がいるのかで入居人数も変わるため、正確な世帯人数を確認します。社宅利用で「1人入居」と申請しても、住民票で「配偶者有、子2人」と記載があれば当然事実確認が必要です。

また、[家族以外での2人入居NG]と規定されている場合が多いので、“配偶者”の記載で婚姻関係にあるかを確認されます。

【 理由３.正確な表記を確認 】
入居申込書では「渡辺」と記載したけれど、正確な表記は「渡邊」だった──こんなケースはよくあります。住民票が最も正確な表記になるため、申込書と照らし合わせて内容に誤りが無いか確認しています。

──────────────
(３) 内定通知書
必要度★★☆
──────────────

入社前の方は、これから入社予定の会社の保険証や社員証を持っていないため、代わりに内定通知書を提出します。企業の人間であると証明する書類なので社宅規定では提出可にしておきましょう。

──────────────
(４) 印鑑証明書
必要度★☆☆
──────────────

[法人様編(４)代表取締役の印鑑登録証明書]と同じで、今回は入居者本人が連帯保証人となった場合に提出します。

【 そもそも印鑑登録していない場合 】
申込の段階になって「連帯保証人になるのはいいけど印鑑登録していません」と判明することがありますが、この場合登録から手続きが必要です。

原則本人が市役所窓口に出向くこと、登録に数日を要する事からできるだけ早めに動かなければなりません。こちらも住民票同様、提出指定日に遅れないよう入居者に注意を促しましょう。

【 不可にはできないの？ 】
[入居者本人を連帯保証人にすること］を可とし、［入居者本人の印鑑登録証明書を提出させること］だけを不可とすることはまずできません。たとえ法人契約の場合でも連帯保証人を設定すれば印鑑登録証明書の提出は必須です。社宅規定で矛盾が発生しないようご注意ください。

──────────────────
見落としていた項目はありませんか？
──────────────────

ここまで『社宅規定の作り方シリーズ』として、準備編、お部屋探し編、契約編、提出書類編をご紹介してまいりました。

当社がコンサルタントに入らせていただいた際にも「この項目は追加した方が良いですよ」とご提案をさせていただくことがあるのですが、長年社宅制度を運用している企業様でも意外と「これ設定した方がいいんだ！」「今まで気にしてなかった」なんて初めて関心を持っていただけることがあります。

うちは大丈夫！と油断せず、定期的に規定の見直しを行って、より快適な社宅制度を運用していきましょう。

ここまでお読みいただきありがとうございました。
社宅規定の策定、見直しなどでお困りのご担当者様は、『日本の人事部』で開催されております当社の無料相談会にぜひご参加くださいませ。

日程：毎週 月曜～金曜
時間：10時～17時の間で受付
※上記以外の日時調整も承ります。お気軽にご応募ください