借り上げ社宅｜社宅規定の作り方 ─ 提出書類編 その１ ─

こんにちは、プレニーズの秋口です。

これまで『社宅規定の作り方』シリーズとして、お部屋探し編、契約編とご紹介してきました。今回はシリーズのラストとして、借り上げ社宅の契約時に提出を求められることがある書類について、法人様、社員様それぞれの書類を解説いたします。

事前にどの書類なら準備ができるのか、誰が準備するのか、を定めておくと手続きがスムーズに進められます。どのような書類を求められるのかご確認ください。

社宅規定の作り方
～ 提出書類編 その１ 法人様の書類 ～

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(１) 会社の登記事項証明書(登記簿謄本)
必要度★★★
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皆様ご存じの通り会社の代表や事務所の所在地など基本的な事項が記載されている書類です。ざっくり言うと本当に実在している会社か、そしてどんな内容の会社なのかを見ています。

その会社の正確な情報が記されているので、法人名義で契約を交わす以上、会社の情報に嘘が無いか、申込内容と相違ないかを公的な証明書で確認します。

• 会社の正式名称
• 会社の代表者氏名
• 事務所所在地
• 役員の氏名
• 資本金
• 発行可能株式総数 ……など

【 取得する際の注意点 】
管理会社から提出を求められた際に誰が用意するのか、社内ルールを定めておきましょう。登記事項証明書は手数料を払えば誰でも取得することが可能なので、総務部の方が担当している企業が多いです。

なお法務局に行かなくてもインターネットサービスの登記情報提供サービスから取得が可能ですが、パソコンから印刷しただけでは法務局の押印が無いことから公的な書類として扱われません。原本が必要となれば法務局まで足を運ぶ必要があるため、コピーでも問題ないのか、原本必須なのか事前に確認が必要です。

【 提出NGにできる？ 】
ほとんどの物件が提出必須です。上場企業であれば提出不可にできる場合もありますが、基本的には提出を求められると認識しておくのがよいでしょう。できれば可にしておくのがオススメです。

＜ 余談 ：名称について＞
「登記簿謄本」の方が聞きなじみがあるかと思いますが、かつて紙で管理されていた謄本を電子データで管理するようになったため現在では『登記事項証明書』が正式名称となっています。とはいえ本質は同じなので、管理会社から「登記事項証明書を提出してください」と言われたら登記簿謄本のことだと思っていただいて大丈夫です。

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(２) 会社の印鑑登録証明書
必要度★★☆
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契約書に実印の押印が必要になった際、正式な印鑑なのかを確認するための書類です。
こちらはどの物件も必ず……ではなく、管理会社から「契約書には実印を押してください」と指定があった場合のみ併せて用意します。

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(３) 決算書
必要度★★☆
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決算書は企業の利益と損失が記載されているため簡単に提出できる書類ではありませんが、家賃を支払う資力があるのかを確認するために必要です。賃貸借契約においては“信用”が大事になってきますので、こちらもできるだけ提出可にしておくと手続きがスムーズにいきます。

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(４) 代表取締役の印鑑登録証明書
必要度★☆☆
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こちらは会社ではなく代表個人の印鑑登録証明書です。『連帯保証人承諾書』には実印での押印を求められるので、代表者が連帯保証人に設定される場合に確認のために併せて用意する必要があります。

そのため連帯保証人を入居社員本人に設定したり、保証会社のみと定める場合は必要ありません。他の書類と比べると提出する機会は少ないです。

※保証会社/連帯保証人の設定については～契約編 その２～ (５) 保証会社/連帯保証人もあわせてご参照ください

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大事な書類は気軽に提出できない！
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書類の用意にも手数料がかかる上、「会社謄本は原本のみ」などと決まりがあれば法務局へ足を運ばないといけません。社宅数が多いほど手間も時間もお金もかかり、書類の用意だけで圧迫されてしまいます。

提出不可にすれば社内の業務削減に繋がりますが、かといって全ての書類を完全NGにしてしまうと契約できる物件が極端に少なくなる恐れもあります。

できればどの書類も提出可に設定できるのが理想ですが、提出可否のラインは企業様の事情によって異なるので慎重に設定していきましょう。

次回は引き続き『社宅規定の作り方 提出書類編』として、～その２ 社員様の書類 ～についてお話しさせていただきます。