新人教育のコツとは？新卒社員の教育方法を解説

新人教育に明確なマニュアルが用意されているケースはあまりありません。現場でOJTをおこなうように決まっている場合もあるでしょう。しかし、新卒教育がしっかり行われなければ、将来的に組織の在り方にも悪い影響を与えます。新卒教育の目標や具体的な手法を紹介します。

｜新人教育の目的・目標｜

新人教育の目的を簡単に言えば、新人を教育することによって早期に戦力化するのが目的です。右も左もわからない新卒社員をそのまま現場で働かせても、戦力にはなりません。生産性を上げるためにも新人教育は重要。新人教育の目的や目標を確認しておきましょう。

◆社会人としての意識を芽生えさせる

新卒教育であれば、新入社員のほとんどは入社前は学生です。学生と社会人は全く違います。学生は、学費を支払って勉強を教えてもらう立場です。一方で社会人は働いてお金を受け取る立場。

報酬を受け取る以上は、個人の能力やスキルを使って所属している企業、組織に貢献をしなければいけません。社会人として仕事や社会への責任が発生するため、時間管理や計画性も必要です。

学生から社会人への切り替えは新人教育の重要な目的。新人教育をきっかけとして、いわゆる学生気分でいる新人に、社会人としての意識を芽生えさせます。

◆社会人としての考え方・知識を習得させる

新人社員研修は、仕事を続けるために必要な考え方や基礎知識の導入でもあります。例えば新聞などの時事や経済の知識、一般的なビジネスマナーも重要です。新人教育後にスムーズに仕事をするためにも、パソコンのスキルやコミュニケーション、電話応対や名刺交換について教育します。特に報連相で知られている報告・連絡・相談は、組織で仕事をするためには欠かせない要素です。

また、社会人として知っておくべきコンプライアンスも欠かせません。特にSNSが普及したことによって、個人情報や情報管理、社員のコンプライアンス意識が問われるような問題も起こっています。情報の取り扱いや組織の社員として取るべき立場について当事者意識を持って捉えるためにも新人教育は大切です。

◆スピーディに会社の戦力になるよう成長させる

職場で早く戦力になるため、即戦力となる日々の業務知識を身につけさせることも新人教育の目的です。業務で必要になる知識を理解、身につけてもらいます。多くの新人教育では、座学で知識を導入して、それをもとに現場で実践して習熟度を高める方法がとられています。

仕事の職種や部門によって専門的な知識が求められることもあるでしょう。例えば営業であれば、商談の進め方や進捗管理、経理部門であれば、貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書の読み方などを教えます。現場配属後に仕事がしやすくなるように新人教育は内容を考えなければいけません。

｜新入社員に仕事を上手く教えるコツ｜

新人教育の重要性は理解していたとしても、仕事を上手く教えるのは簡単ではありません。特に新人教育は、人によってばらつきもあるため、同じ内容のマニュアルでも教えられた新人の習熟度、理解度に差があることも珍しくありません。新入社員に仕事を上手く教えるコツを紹介します。

◆質問・相談しやすい雰囲気を作る

新人教育で絶対に避けたいのが、新入社員に対して感情的に接してしまうことです。教える側と教えられる側には、前提となる知識や経験の差が大きく開いています。新入社員が思ったような反応や成果をあげない時についついイラついてしまうかもしれません。人によってはカッとなってしまって声を荒げたり、キツイ言い方をしてしまったりするでしょう。

しかし、そもそも教える側と教えられる側では、教えられる側が緊張していて弱い立場です。それなのに感情をぶつけられては委縮して言いたいことも言えなくなってしまうでしょう。

特に叱るときには注意が必要です。「だからダメなんだよ」「なんでわからないの？」といった人格に対する攻撃はパワハラに該当し、信頼関係を壊します。

新人はもともとわからないことだらけで不安を感じています。委縮しないように普段から相談しやすく、本音で接しやすい雰囲気を作るようにしてください。また新人はわからないことがあっても「忙しそうだし怒られたくないから聞かないようにしよう」と考えがちです。

新人教育の時には、わからないことがあれば気兼ねなく質問するように先に伝えておくと良いでしょう。人は最初から心を開けるものではありません。プライベートの話題や趣味といった気楽な雑談をすることも距離を縮めるためには有効です。普段のコミュニケーションを心がけるからこそ、仕事でもコミュニケーションを取りやすくなります。

新入社員が質問や報告がしやすい雰囲気は、風通しが良く組織全体も報連相がスムーズです。積極的に仕事を覚えてもらうためにも、まずは質問や相談しやすい雰囲気を作りましょう。

◆社内用語や業界用語は極力使わない

新人教育でついついやってしまうのが社内用語や業界用語を使ってしまうことです。普段当たり前に仕事で使っている言葉でも、職場に来たばかりで何も教えられていない人にすれば全く意味がわかりません。

メディア等でも聞くようになった、アサインやリスケといったビジネス用語も全く耳なじみもがない人もいるはずです。業界によって用語は違いますが、プライベートでは使わないような言葉は全て新人には伝わらないと考えてください。普段使わない用語の意味は、その都度説明するか、わかりやすい言葉に置き換えるようにします。

曖昧な言葉もより具体的に行動に移しやすいように言い換えます。「積極性を持って取り組んでね」「しっかりと見ておいてね」といった言葉は、使いがちですが伝わるようで伝わりません。例えば「積極的に」「しっかり」という言葉は具体的にどのような状態行動を指すのでしょうか。

普段よく使う言葉はクセになっていることもあります。自分の言葉のクセを把握してできるだけ相手の立場でわかりやすい言葉を選ぶことが教え上手になるためのファーストステップです。

◆自分の経験を交えて伝える

新人にものを教えるときには、ついつい伝えたい情報を羅列してしまいます。しかし、初めての仕事では理論だけ詰め込んでもなかなか実感がわきません。

仕事の知識を伝えるときには、理論や知識の話だけでなく、経験を交えて話すようにしてください。例えば営業であれば、営業スキルや理念だけでなく、自分の営業経験を交えて説明したほうがより実感を持って理解できます。

今までどのような事例があったか話すことによって、より具体的にイメージが頭に入りやすくなるでしょう。

◆業務の目的を伝える

仕事を早く覚えて欲しいと思うと、ついつい業務や作業を詰め込むように教育してしまいます。しかし、なんのためにするのかわからない仕事は取り組んでもやる気がわきません。

慣れていて仕事を教えるのが早い教育担当者でも手順や方法だけを教えている人は少なくないでしょう。しかし、業務の意味や目的を伝えなければ新人の成長につながりません。

新入社員に担当させる業務は単調なものも多くあります。重要度が高くなくて簡単な仕事が多いかもしれません。教えてもらう側としては、業務の意義がわからなければモチベーションも下がってしまいます。

業務を進めるときには、与えられた業務にどのような意味があるのか、その業務の後にどのようなステップがあるのかを説明しましょう。あらかじめ業務の意義やステップを理解させておくことで、仕事の幅が広がった時にも応用が利くようになります。長期的な成長を見据えて必要な情報を伝えるようにしてください。

◆業務内容は丁寧に説明する

業務内容について教える側と教えられる側は知識に大きな隔たりがあります。業務内容は丁寧すぎると感じるほど、わかりやすく説明するように心がけます。

新入社員にとって上司や教育担当者の話を遮って質問することには抵抗があるのが当然です。相手の反応を見ながらわかりやすく説明するとともに、キリが良いところで今までの教育内容でわからない点や不明な点がないか尋ねるようにしてください。

◆明確な目標を設定してあげる

新人教育は教育するだけでなく、目標設定と達成までの伴走も重要です。学生であれば試験や資格取得といったゴールがありました。しかし、社会人だと明確な目標設定が難しくなります。

「頑張ろう」といった曖昧な応援ではなく、「今月中に○○業務ができるようになろう」といった明確で達成意欲が湧く目標を設定します。できるだけ時間や数値、達成したかどうかがわかりやすいものを設定してください。数値のような客観的にわかりやすい目標のほうが、達成したかどうか認識に相違が生じません。

目標はあまりに遠いところに設定すると、達成困難に感じてしまいます。まずは達成しやすいゴールを設定することで、達成感を得られるようにしましょう。場合にもよりますが、新人と一緒にどのような目標を設定するかを話し合うことも有効です。

◆相手個人の目的・目標や能力を把握する

新人教育は、人材育成のためのステップ。業務や知識を教えるだけでなく、新入社員の能力を把握するタイミングでもあります。

OJTのように新人と仕事をしながら教育するケースもありますが、能力を把握しないままに仕事を任せてしまえば負担がかかりすぎてしまうかもしれません。逆に新入社員が高い能力を持っているのに仕事が少なくて、能力を持て余してしまう可能性もあるでしょう。

新人教育は受ける側に合わせて適切な負荷にコントロールするのが理想です。できる限り新入社員の能力を把握して、個人目標を設定するようにしましょう。

◆フィードバックを行う

新人教育は計画して実施するだけでなく、フィードバックもおこなってください。新入社員はまだ業務の進め方や立ち居振る舞いに悩む段階です。そこでフィードバックによってどこが良かったか、より高い成果を求めるにはどうすれば良いのかを答え合わせします。

フィードバックはコミュニケーションのきっかけになるので、できるだけ小まめにおこないましょう。また有益な時間になるように心がけます。振り返ってどうだったかという感想ではなく、課題や改善点を指摘して伝えるようにしてください。

絶対に避けたいのは、頭ごなしに説教するようなフィードバックです。もしも失敗があったとしても、どの点が悪かったのかを論理的に説明します。次の失敗を避けられるように、今後の改善点になるフィードバックをおこないましょう。課題や悪い点は自分では気が付かないものです。フィードバックを次に活用できれば、大きな成長も期待できます。

｜新人教育に用いられる具体的な手法｜

新人教育にはいろいろな手法があります。ここでは具体的にどのような手法があるのか代表的なものを3つ紹介します。これらはどれかを選ぶというよりも場面で変えたり組み合わせたりしてみてください。

◆OJT

OJTとは、「On the Job Traininng」の略称で現任訓練とも呼ばれます。教育担当者は付き添って、仕事をしながら業務スキルを身につける方法です。OJTは新人教育として、多くの職場で導入されています。

実務を通じて実践形式で研修をおこなうため、現場での生産性上昇にも貢献するでしょう。また個人の能力や特性に合わせたスピードで学ぶことができる方法で、教える側の成長にもつながるでしょう。

ただし、指導者によってばらつきがあったり、OJTの時間が取れなかったりといったデメリットもあります。OJTは現場主導でおこなう新人教育ですが、指導体制を築き上げるためには人事や管理側のアプローチも必要です。

◆OFF-JT

OFF-JTは、「Off The Job Training」の略称で、現場を離れてセミナーや研修会をおこなう新人教育です。多くの企業では採用した新入社員に座学でビジネスマナーの研修をおこないます。またグループワークやセッションで意見交換をするOFF-JTもあります。

実践形式のOJTと比較されることもありますが、どちらが良いというよりも相互補完する関係です。OFF-JTは大人数で一度に開催できる一方で、実際の現場の感覚は掴みにくい点がデメリット。両方を組み合わせて使うことで双方の効果が高まると期待できます。

◆マニュアル

マニュアルは、新人教育のために必要な知識や手順を体系的にまとめ記載したものです。マニュアルであれば、いつでも知りたい時に知りたいことを調べることができます。また現場で学んだことを、マニュアルの知識と照らし合わせる、OJTの前に学ぶ内容を予習するといった活用法も可能です。

ただし、マニュアル頼りになりすぎれば臨機応変な対応が難しくなります。マニュアルを実用するときには、OJTと組み合わせるなど工夫してください。

｜新人教育のコツまとめ｜

新人教育にはいろいろな手法がありますが、一つの方法にこだわらず柔軟に使い分けるようにしましょう。新入社員が安心して能力やスキルを伸ばすためには、仕事の内容を把握しやすいOJTや余裕をもって見直せるマニュアルは有効な手段です。

また、社員同士のコミュニケーションの場になるOFF-JTも新入社員のモチベーションの維持や長期的な成長に役立ちます。新人教育はひとつの方法こだわる必要はありません。日報やオンラインのコミュニケーションアプリといった便利なツールも活用してみましょう。