コンプライアンス維持におけるカンパニーセクレタリー

ハーバード大学ロースクールのコーポレートガバナンスフォーラムによる最近の調査では、この問題の重要性が高まっていることが浮き彫りになっています。監査委員会の3分の1以上（36%）が、法令遵守を2025年のトップ3の優先事項として挙げており、これは前年より大幅に増加しています。回答者の17%にとって、コンプライアンスは最大の懸念事項となっています。

このような複雑な状況では、会社秘書役（カンパニーセクレタリー）の役割は不可欠です。会社秘書役は、コーポレートガバナンスとコンプライアンスの中核として、現地の法律や規制の遵守を徹底します。彼らの専門知識は、多様な法制度の複雑さを乗り越え、国際的に円滑に事業を運営するために必要な指針を提示する上で特に重要です。管轄区域によっては、現地の取締役または代表者に対して特定の要件が課される場合もあります。

会社秘書役（カンパニーセクレタリー）の貢献は、規制の要件を満たすだけにとどまりません。この役割を効果的に果たせば、現地の関係者との関係を強化できます。こうした現地との関係と強力なガバナンスが相まって、信頼性が高まり、新しい市場での評判が確固たるものになります。

このコラムでは、コンプライアンスを維持し、グローバルな事業運営の成功をサポートする上で会社秘書役（カンパニーセクレタリー）が果たす重要な役割について説明します。

会社秘書役（カンパニーセクレタリー）の法定責任

会社秘書の役割の中心は、コーポレートガバナンスとコンプライアンスの基盤となる中核的な法定責任です。これらの義務により、透明性と効率性を保ち、法律の範囲内で業務を遂行できるようになります。

以下は、会社秘書が重要な役割を果たす主な分野の概要です。

コーポレートガバナンスの体制

• 法定登録簿および記録の維持
• 取締役会および株主総会
• 定款の遵守の確保
• 規制当局への企業記録の更新

文書管理

• 年次申告書および財務諸表の提出
• 会議の議事録と決議の保存
• 企業文書の管理
• 記録保持の要件とベストプラクティス

ボードサポート機能

• 取締役会の企画と運営
• 取締役会資料と議題の準備
• 会議の議事録の記録と配布
• コーポレートガバナンスに関するアドバイス

会社秘書は、これらを適切に管理することで、コンプライアンスを維持するだけでなく、戦略目標と業務効率をサポートします。会社秘書の役割は、あらゆる市場で成功するための基盤を構築する上で非常に重要です。

法規制コンプライアンスの監視

法律および規制要件へのコンプライアンスを維持することは、会社秘書の役割の重要な側面です。これには、法律の変更を予測し、ガバナンス基準を維持することが含まれます。また、リスクを軽減するための内部統制の導入にも役立ちます。

以下に、規制コンプライアンス監視における主要な業務の内訳を示します。

法令遵守

• 法律や規制の変更を監視する
• 規制枠組みの遵守（例：英国の会社法）
• 規制当局との関係管理
• コンプライアンスの枠組みの導入

コーポレートガバナンス基準

• ガバナンス監査の実施
• 社内ポリシーと手順の策定
• ガバナンスコードの遵守の監視
• ガバナンスへのベストプラクティスの導入

内部統制

• 改善の実施内部監査との連携
• 制御の有効性の監視
• コンプライアンス管理
• システムの構築

これらは、企業が堅牢なガバナンス構造を維持しながら複雑な規制環境を乗り越えるのに役立ちます。積極的なアプローチにより、リスクが最小限に抑えられ、長期的な運用の安定性が促進されます。

戦略顧問の役割

会社秘書は、取締役会や経営幹部が十分な情報に基づいて意思決定を行えるようサポートするなど、重要な戦略的アドバイザーとしての役割を果たします。これには、ガバナンスに関するアドバイスの提供、利害関係者との関係の管理、企業発展に関するアドバイスなどが含まれます。

以下は、この顧問としての立場における会社秘書役の主な役割です。

取締役会諮問委員会

• 取締役会へのガバナンスに関するアドバイスの提供
• 規制に関するアドバイス
• 意思決定プロセスのサポート
• 取締役会の評価を促進する

ステークホルダー管理

• 株主とのコミュニケーションの管理
• 外部アドバイザーとの連携
• 規制当局との連絡
• ステークホルダーとの関係構築

コーポレート開発

• 企業取引のサポート
• デューデリジェンスプロセスの管理
• 企業再編に関するアドバイス
• ガバナンスの変更の実施

これらを通じて、会社秘書は、ガバナンスとコンプライアンスを最優先にしながら、複雑な決定を下す際に企業を導きます。会社秘書の戦略的洞察力は、特にダイナミックなグローバル市場において長期的な成長と安定性に貢献します。

信頼、信用、持続可能な成長の促進

国際企業にとって、コンプライアンスは単なる法的義務ではなく、戦略上の必須事項です。コンプライアンスに違反すると、金銭的な罰則、評判の失墜、業務の中断などの負担を強いられます。コンプライアンスを優先することで、リスクを軽減し、グローバル市場で信頼でき、信用できるリーダーとしての地位を確立できます。

グローバルビジネスソリューションプロバイダーと提携することで、大きな違いが生まれます。有能なプロバイダーは、現地の規制の複雑さを理解している有能な会社秘書を紹介することができます。彼らの実践的な専門知識は、コンプライアンス要件に先んじて対応するのに役立ち、チームが成長と革新に集中できるようにします。

今日のグローバル経済で成功したいのであれば、有能な会社秘書役（カンパニーセクレタリー）に投資することは、単に推奨度が高いだけではありません。世界中で規制が絶えず変化している中、会社秘書はグローバル展開に不可欠なツールです。

現地の専門家と提携することで、信頼、信用、持続可能な成長を促進する強力なコンプライアンスの枠組みを構築できます。

本コラムで提供する内容は、一般的な情報提供のみを目的としたものであり、法的助言と見なすべきものではありません。今後規制が変更されることがあり、情報が古くなる可能性があります。GoGlobalおよびその関連会社は、本コラムに含まれる情報に基づいて取った行動または取らなかった行動に対する責任は負いかねます。