外国人社員とのコミュニケーションで忘れてはいけないポイント

海外の社員とのコミュニケーションにおいて、人事担当者が忘れてはならないポイントを整理しました。いずれも「常識」ですが、わかっているでは済ませず、人事担当者は「常」に意「識」していなければなりません。

文化の理解:

異なる国や文化では、コミュニケーションのスタイルや意味するところが異なります。日ごろからその国の文化に関する基本的な理解を深める時間を取りましょう。相手の文化に敬意を払い、禁忌事項・奨励事項を押さえ、適切なコミュニケーションスタイルを選択しましょう。

文化的な感受性:

文化的な感受性を持ち、異なる価値観や信念を尊重しましょう。特に感情表現や意思決定の過程が異なる場合、誤解を避けるために理解をしてもらうための努力と工夫と時間が必要です。

透明性とオープンなコミュニケーション:

透明性を保ち、情報を共有することは信頼を築く上で重要です。プロジェクトの進捗状況や重要な情報を定期的に共有し、質問や懸念に対するオープンなコミュニケーションを奨励しましょう。決定事項通達であっても、十二分な補足説明を付記しましょう。

言語の問題:

言語の違いは当然コミュニケーションの壁になります。相手の言語が異なる場合、通訳者を利用するか、翻訳ツール＋ネイティブチェックなどの方法を駆使して、誤解を避ける努力をしましょう。また、相手が英語を話す場合でも、ネイティブでない場合には言葉の定義が違う場合があります。共通認識を確認するプラスの作業が必要です。

タイムゾーンの考慮:

海外の社員と連絡を取る際に、タイムゾーンの違いを考慮しましょう。スケジュールの調整や、会議のタイミングを適切に設定することが大切です。これも当たり前ではありますが、どのタイムゾーンでの日時なのか、「日本時間に決まっている・・・・」という暗黙知は通じません。

バーチャルコミュニケーションツールの活用:

ビデオ会議やチャットツールなどのバーチャルコミュニケーションツールを効果的に活用し、円滑なコミュニケーションを図りましょう。目を見て話しをすること、笑顔で話をすることは信頼関係構築のポイントです。適切なツールの選定やトレーニングも重要です。

トレーニングと教育:

人事担当者は、海外の社員に対して日本文化や企業の価値観に関するトレーニングや教育を提供することが役立ちます。これにより、社員が企業文化に適応しやすくなります。

フィードバックと評価:

最後になりますが、とても重要なポイントの一つは、フィードバックと評価です。海外の社員に対しても定期的なフィードバックと評価を行い、成長とキャリアの発展を支援しましょう。海外の拠点では、日本より人材の入れ替わりが早い傾向があります。短期間でのFbと評価、そのための面談を設定しましょう。

これらのポイントを考慮することで、海外の社員とのコミュニケーションを円滑にし、グローバルなチーム作りを成功に導きましょう。