退職代行業者からの連絡に対応する義務はあるのか

退職代行業者への対応義務は「業者の属性」で決まる

退職代行業者から連絡があった際、人事担当者が最初に把握すべきことは「どの種類の業者が介入してきたのか」という点です。退職代行サービスには大きく分けて「一般企業（民間業者）」「労働組合（ユニオン）」「弁護士」の三つの運営主体があり、それぞれ法的な権限が異なります。これを見誤ると、不当労働行為や非弁行為に巻き込まれるリスクが生じます。

一般企業（民間業者）の場合：交渉に応じる義務はない

株式会社などの一般企業が運営する退職代行サービスは、あくまで従業員本人の「退職の意思を伝達するメッセンジャー」に過ぎません。有給休暇の消化条件や退職日の前倒し、未払い賃金などについて、会社と交渉する法的な権限は持っていません。

仮に一般企業がこれらの交渉を行った場合、弁護士法第72条が禁ずる「非弁行為（弁護士資格を持たない者が報酬を得て法律事務を行うこと）」に抵触する可能性があります。したがって、会社側としては業者からの「伝言」を受け取るのみでよく、条件交渉などに応じる法的義務はありません。手続き上は、なりすましなどを防止するため、本人の退職意思および代行業者への依頼・権限について、委任状、本人作成の退職届その他の客観的資料により確認した上で手続きを進めます。

労働組合（合同労組・ユニオン）の場合：団体交渉権に基づく対応が必要

本人が労働組合に加入し、その労働組合から団体交渉の申入れがあった場合、対応の難易度が一段階上がります。労働組合には憲法および労働組合法で保障された「団体交渉権」があるため、退職条件や労働環境に関する交渉を求められた場合、会社は正当な理由なくこれを拒否することができません。

「外部の人間とは話さない」と一律に拒絶してしまうと、不当労働行為（団交拒否）として労働委員会に救済申し立てをされるリスクがあります。ただし、あくまで交渉に応じる義務があるだけであり、業者の要求をすべて受け入れなければならないわけではありません。誠実に対応しつつ、自社の就業規則や関連法規に照らし合わせて適切な着地点を探る姿勢が求められます。

弁護士の場合：法的な代理人として交渉義務あり

弁護士（または弁護士法人）が受任して退職代行を行う場合、その弁護士は従業員本人から委任を受けた代理人として介入してきます。退職に関するあらゆる条件交渉はもちろん、未払い残業代の請求、ハラスメントに対する慰謝料請求、退職金の支払い交渉など、法的な要求を行ってくるケースが多く見られます。

この場合、会社としては、委任関係や代理権の範囲を確認した上で、原則として弁護士を窓口として対応することになります。一般の担当者だけで対応するには荷が重く、法的なリスクも高まるため、速やかに自社の顧問弁護士や経営層に報告し、法務・労務の専門家を交えた対応体制を構築することが急務となります。窓口を一本化し、発言や対応の記録を正確に残すことが重要です。

突然の連絡にも慌てない！ 人事担当者の具体的な初動対応

現場の人事担当者にとって、退職代行からの電話は多くの場合「寝耳に水」の出来事です。突然のことに驚き、電話口でうっかり業者のペースに乗せられてしまうことや、逆に感情的に反発してしまうことは避けなければなりません。初期対応の良し悪しが、その後のトラブルの有無を大きく左右します。

まずは落ち着いて「業者の身元」と「本人の意思」を確認する

業者から電話があった際は、その場で即答せず、「事実関係を確認した上で折り返します」などと伝え、一旦電話を切るのが鉄則です。その際、業者の法人名（または法律事務所名・組合名）、担当者名、連絡先電話番号を必ず聞き取ります。

次に、本当に本人が退職代行を依頼したのかどうかを確認するため、業者に対して「本人からの委任状」または「退職届の原本」を書面で提出するよう求めます。口頭でのやり取りだけで手続きを進めてしまうと、「実は本人は依頼していなかった」といった予期せぬトラブルに発展する恐れがあるため、客観的な書面での裏付けを取る必要があります。

退職日と退職理由の取り扱いを明確にする

退職の意思を確認できた場合、次に問題となるのが「退職日」です。民法第627条により、期間の定めのない雇用契約の場合、労働者からの退職の申し出から2週間が経過すると雇用契約は終了します。業者が「即日退職」を求めてきた場合も、法的には2週間の経過を待つのが原則です。就業規則に「1ヵ月前までに申し出ること」とあっても、民法の規定が優先されると解釈するのが一般的です。

また、退職理由が「自己都合」なのか、ハラスメントなどを理由とする「会社都合」の主張なのかを初期段階で見極めることも重要です。業者からハラスメントなどを理由として会社側に責任がある旨の主張がなされた場合は、社内で事実関係を確認し、離職証明書には会社が把握した具体的な事実に基づいて離職理由を記載することが重要です。最終的な離職理由は、本人と会社双方の主張や資料などを踏まえてハローワークが判断します。

実務上のポイント：有休消化・貸与物返却と本人への連絡

退職代行が介入するケースでは、従業員本人は「もう二度と会社に行きたくない」「会社の人と直接話したくない」と強く希望していることがほとんどです。そのため、通常の退職フローとは異なる、非対面での実務処理プロセスを構築しておく必要があります。

本人への直接連絡はNGなのか

退職代行業者は決まって「本人や家族には直接連絡しないように」と強く要求してきます。しかし、一般企業や労働組合が代行している場合、会社が従業員に連絡すること自体を禁ずる法的な強制力はありません。手続き上、どうしても本人に直接確認しなければならない事項がある場合、連絡をとることは違法ではありません。

とはいえ、実務上の観点からは、直接連絡は控えるのが賢明です。従業員の感情を逆撫でし、事態が泥沼化するリスクが高いからです。事務的な確認や離職票の送付などが必要な場合は、本人宛に書面を郵送するか、窓口となっている代行業者を経由してやり取りを行うのが、最も現実的で安全な対応と言えます。

未消化の年次有給休暇と引き継ぎの問題

退職代行を利用する従業員の多くは、退職日までの期間を「有給休暇の消化」に充てることを求めてきます。会社には有休の「時季変更権」がありますが、退職日が決まっている以上、退職日を超えての時季変更は事実上不可能です。したがって、残存する有休の消化申請があった場合は、原則として認めざるを得ません。

ここで現場が最も困るのが「業務の引き継ぎが全く行われない」という点です。出社を拒否されている以上、対面での引き継ぎは困難です。この場合、代行業者を通じて「業務のマニュアルや、現在抱えている案件の進捗状況だけでもデータで提出してほしい」と依頼します。完璧な引き継ぎは望めないケースが多いため、残された現場のメンバーでリカバリーできる体制を早急に整えることが求められます。

貸与物の回収と私物の返送をどう進めるか

資格確認書（交付を受けている場合）、社員証、パソコン、スマートフォン、制服など、会社からの貸与物の回収も重要な実務です。これらは「〇月〇日までに、指定の宛先へ郵送で返却してください」と書面などで業者を通じて指示します。資格確認書の返却が遅れると資格喪失手続きに支障が出るため、期限を明確に伝えることがポイントです。

会社のデスクに残されている従業員の私物については、勝手に廃棄すると器物損壊などのトラブルになる恐れがあります。代行業者を通じて「私物は着払いで自宅に郵送してよいか」、あるいは「破棄してよいか」の意思確認を行い、同意を得た上で適切に処理します。後々の「言った・言わない」を防ぐため、やり取りをメールや書面で残しておくことも重要です。

事後対応と組織課題の検証：なぜ代行を利用されたのか

退職代行業者を通じた退職手続きが完了すると、人事担当者としては一息つきたくなるかもしれません。しかし、本当に重要なのは「なぜその従業員は、自分で『辞める』と言えずに、お金を払ってまで退職代行を利用したのか」という根本的な原因に目を向けることです。

退職代行を利用される背景にある現場のリスク

退職代行が使われる背景には、個人の性格的な問題だけでなく、組織側の構造的な課題が潜んでいるケースが少なくありません。「上司が高圧的で、退職を言い出せる雰囲気ではなかった」「過去に別の社員が退職を申し出た際、執拗な引き留めにあっていたのを見ていた」「慢性的な長時間労働で心身が限界だった」など、職場環境にレッドカードが突きつけられているサインと捉えるべきです。

特定の部署や管理職の下で退職代行の利用が連続して発生している場合、ハラスメントやマネジメントの機能不全が存在している可能性が高いと考えられます。事象を個人の問題として片付けず、会社としての労務管理リスクが顕在化したものとして、危機感を持って受け止める必要があります。

再発防止に向けた人事の取り組みと職場環境の改善

同様の事態を防ぐため、人事は事後検証と組織風土の改善に取り組むべきです。例えば、該当部署の他のメンバーに対する定期的な面談の実施や、管理職向けのハラスメント防止・マネジメント研修の徹底などが挙げられます。また、直属の上司を通さずに人事や外部機関に直接相談できる「社内相談窓口」の存在を、あらためて全従業員に周知することも有効です。

「退職代行を使われない会社」を目指すことは、すなわち「風通しが良く、心理的安全性の高い職場」を作ることと同義です。退職というネガティブな事象を単なる事務処理で終わらせず、自社のマネジメント体制を見直し、従業員が安心して働ける、また、辞めるときも健全に話し合える組織へと成長させるための重要なフィードバックとして活用することが、人事部門に求められます。

この記事の監修

井上　久
井上久社会保険労務士・行政書士事務所　代表

井上　久　昭和３０年１１月２５日の７０歳です。２０２１年４月１日に開業しました。得意な業務は、交通事故相談とクレーマ一・ヘビークレーマ一対応です。「本気・本音・本物」のアドバイスをさせていただきます。お気軽にご相談ください。

井上　久　昭和３０年１１月２５日の７０歳です。２０２１年４月１日に開業しました。得意な業務は、交通事故相談とクレーマ一・ヘビークレーマ一対応です。「本気・本音・本物」のアドバイスをさせていただきます。お気軽にご相談ください。