ワークショップ・ファシリテーションのコツ

組織活性化ファシリテーター・ワークショップデザイナーの金子です。

組織の活性化を目指して、ワークショップや対話型研修の導入を検討している企業の方もいらっしゃるかと思います。
そこで今回は、そういった「みんなで話す」場を作る場合に、ファシリテーターがどんなことに注意するか、ポイントを挙げて解説をしたいと思います。

ワークショップ準備段階のポイント

ファシリテーターとしてワークショップにかかわる場合、事前の準備が何よりも大切です。
準備のポイントは以下の3点にあると考えています。
 

１．内容の把握
手順だけでなく「考え方」や「理論」、「既定の事項（自社の経営理念など）」が出てくる場合、それをきちんと説明できるようにしておくことが重要です。
いずれも、スライドの文言を読むだけでなく自分の言葉で説明でき、場合によっては例を挙げて説明できるだけの準備をしておくといいです。
 

２．手順の把握
中身を押さえたうえで、「全体の時間配分」と「ワークの時間配分」、「ワークの説明をする時間」を押さえておく必要があります。
参加者の理解度などによって、ワークそのものの時間やワークの手順を説明する時間は前後をする可能性がありますので（たいていの場合、予想より時間がかかります）、後半に少し余裕を持たせた時間配分ができているといいでしょう。

３．冒頭の練習
ファシリテーターや講師の経験が少ない方の場合、初めて行うワークショップはとても緊張します。
緊張しやすい私は、慣れても毎回のように緊張した状態で始まります。
事前の練習やリハーサルを行う場合、「冒頭の15分程度、最初のワーク（アイスブレイク）に入るまで」に自分が話す言葉、態度、立ち位置、姿勢、ボディアクションを徹底して練習することが重要です。
頭が真っ白になった、用意した小ネタがいまいちウケなかったという「想定外」のときに、動揺しないで必要な流れにすっと入っていける自信がつきます。
 

ワークショップ実践中のポイント

準備が十分にできていると、自分のことだけでなく参加者の様子を気に掛けることができます。
そこで、ワークショップ実践中のポイントとしては「参加者への配慮」を中心にしたいと思います。

１．アイスブレイクのワークを入れる
普段一緒に仕事をしている人が中心のワークショップでも、いきなり本題からではなく何か助走となるようなワークを入れたほうがよいと考えています。
普段の仕事の延長ではなく、ちょっと違った角度から考えてもらいたいというメッセージも込めて、アイスブレイクを冒頭にいれておきます。

アイスブレイクは自己紹介だけでなく、いくつもの事例があります。
例えば、「最近あったちょっといいこと」を30秒くらいで話してもらったり、「今、どんな気持ちで参加しているか」を一言で表してもらったりというやり方もありますので、「短時間に全員が発言機会を持つ」状態を作り、これからのワークに参加できるような体制を作っていきます。

２．ワークの指示は、しつこいくらい繰り返す
アイスブレイクも含め、仕込まれたいくつかのワークを行う際に、ファシリテーターがワークのやり方を説明することになります。
この説明は1回ではなく、必ず何度か繰り返して説明してください。
特に、参加者が慣れていない前半のワークについては、なるべく戸惑いを与えないような準備が必要です。

ファシリテーターはやり方を理解しているので、つい「わかるだろう」という感覚になりがちですが、初めてそれに触れる参加者は思ったより指示を消化しきれません。
自由にふるまってもらうためには、「自由にふるまえるための設定」をする必要はあるのです。

３．主役は「参加者」であることを忘れない
前項にも関連することとして、ワークショップの主役は「参加者」であることを忘れないようにしておくべきです。
ファシリテーターはどうしても、「なんで理解できないのだろう」「こうやってほしいのに」と自分中心に考えてしまいがちです。
自分自身はワークショップで扱うテーマへの案内人となりますが、そこで何を考えるか、どう感じるか、どういった発言をするかは参加者に委ねられています。
参加者の素直な気持ちを大切にしながら、押し付けすぎない態度をとることが重要です。

４．正直に反応する
一方で、ファシリテーターがすべてを抱え込む必要はありません。
思ったように進められていない、この先の進め方に不安があるといった場合、私はそれを素直に共有することもありだと考えています。
ワークショップは「その場にいる全員で作るもの」です。
ファシリテーターが一方的に与える義務を持っているわけではありませんので、必要があれば参加者に助けを求めるくらいの気持ちでいられると、肩の力が抜けるのではないでしょうか。

ワークショップ終了時のポイント

ワークショップで発言をしたり、希望や可能性を見出したりすることは、多くの方にとって「楽しい体験」になると思います。
ワークショップ終了とともにその状態を終わらせず、日常の中に持ち帰っていただくことが、成功のカギを握ります。
そこで、ワークショップ終了時のポイントとしては「アクション」について書きます。

１．明確で小さな「最初のアクション」を作る
新しく何かを行おうという気分が盛り上がったら、その勢いで次の3点を決めておきます。

①明確なゴールイメージ
②そこに至るラフプラン
③具体的で小さな最初のアクション

いずれも外せない要素なのですが、ワークショップ終了時には特に「①と③」を持ち帰っていただく必要があります。

やる気が高まっているときほど、参加者は少し背伸びをしたアクションプランを立てやすいです。
しかし、最初に行うアクションは「必ず成功（達成）する」レベルのもので十分です。
例えば、「24時間以内に同僚と話し合う」といったアクションでも構いません。
最初のアクションをクリアすることで、日常の行動を変えるきっかけになります。

２．目標をするまでのサポート体制を作る
最初のアクションを無事にクリアしたとしても、一人で活動をしているとだんだんとトーンダウンしていく可能性が高いです。
思ったより難しいアクションや、想定より高いハードルが途中から姿を現すからです。

その時に、誰かがサポートしてくれるような体制を作れると、気持ちを低下させずに継続が期待できます。
お勧めは、グループまたはペアで相互協力をする体制を作り、「困ったり迷ったりしたら誰に相談していいか」を明確にしておくことです。
「もし途中で困ったらファシリテーターに相談してください」という体制を作ることも有効ですが、できれば参加者間のエネルギーの高めあいを上手く利用できる形を作るほうが、持続性が高まっていきます。
 

実践して、繰り返して、仲間を増やそう

ワークショップの有効性や楽しさは、なかなか説明が難しく、参加してもらうことが最も手っ取り早いと感じます。
まずは小さなグループから（理解のある人たちから）試しにやってみて、その参加者を自分の味方につけましょう。
その上で、彼・彼女の協力を得ながら、参加者の範囲を増やしていくのがいいかと思います。

ファシリテーターも、実際にやってみて初めてわかることが多いでしょうし、「何度やっても緊張する」という私の気分もわかるかもしれません。
これも、実践あるのみなのです。

もし不安を感じたら、誰かに話を聞いてもらいましょう。
 

【今回のポイント】
・ワークショップは、準備・実践・終了時それぞれにポイントがある
・ファシリテーター自身も、小さなアクションから始めよう