新5S思考術で、事務間接部門のムリ・ムダ・ムラを取り除く

私が製造現場で５Ｓ活動をしている時、現場では比較的活動テーマが数多くあり、やりがいのあるものでした。

ところが、 事務間接部門 での５Ｓ活動では、モノの片付けもスグに終わってしまい、達成感が得られないと相談を受けたことがあります。

今回は、 事務間接部門 での新５Ｓ思考術を活用した５Ｓ活動(以下、新５Ｓ活動)についてお話しします。

現場と 事務間接部門 でムリ・ムダ・ムラの取り除き

オフィスの新５Ｓ活動は、作業現場と活動内容が違います。

新５Ｓ活動は、仕事のムリ・ムダ・ムラを無くすとともに、改善モチベーションの向上を目指した活動です。
そして、全社・全部署で展開することも大切です。

具体的には、作業現場だろうが事務所業務だろうが、組織/部署の隔たりを無くして展開する必要があります。
これは、ある部署で新５Ｓ活動を展開してムリ・ムダ・ムラが取り除けたとしても、別の部署でムリ・ムダ・ムラが残っていると、組織全体で良好なパフォーマンスを得ることができないからです。

ところが、 事務間接部門 の新５Ｓ活動が中途半端になりがちなことが少なくありません。

作業現場と 事務間接部門 では、仕事の特性が異なるため、同じやり方では成果を得ることが難しく、特に、事務間接部門の新５Ｓ活動を作業現場と同じように進めてしまうと、得られる成果も得られなくなってしまうのです。

事務間接部門 での新５Ｓ活動の進め方

では、 事務間接部門 ではどのように新５Ｓ活動を進めればよいのでしょうか？

事務間接部門 では、作業現場に比べてモノが少ないことが一般的です。
ですから、掃除をしたり片付けたりするにも、比較的短期間で終わってしまいます。

そして、それが終わってしまうと「新５Ｓ活動も一段落した。」とムリ・ムダ・ムラを取り除くレベルに達する前に活動を止めてしまうケースが後を絶ちません。

事務間接部門では、ある程度のモノが片付いた段階で、次の活動内容に切り替える必要があります。

１、仕事の流れを書き出す
２、仕事のやりにくいトコロを洗い出す
３、仕事のやりにくいトコロを改善する

これは、仕事の流れに含まれる「不用なモノゴト」を探し出し、取り除くといった活動になります。
事務間接部門では、スムーズな「モノと情報の流れ」が業務効率向上の要になります。

そして、モノを「見やすく」したり「取りやすく」「片付けやすく」することは、比較的簡単に終わってしまいます。
ところが「情報の流れ」については、じっくり時間をかけて改善に取り組むことが必要です。

改善活動の深堀りで、さらに効果を高める

新５Ｓ活動では、情報の流れのムリ・ムダ・ムラまで活動範囲として捉え、改善活動の深掘りを進めていきます。

このように、作業現場でも事務間接部門でもムリ・ムダ・ムラの取り除きを進めながら、全社でパフォーマンスを得られるようになるのです。

• モノの流れをスムーズに
• 情報の流れをスムーズに
• モノと情報の流れ改善

これが、事務間接部門の新５Ｓ活動です。

オフィスの新５Ｓ活動は、作業現場と活動内容が違います。
現場と事務間接部門でムリ・ムダ・ムラの取り除き。

事務間接部門では「モノと情報の流れ」に特化した新５Ｓ活動を進めてみてください。