【前編】要員計画を解説！効率的に適正な人件費を決める方法

要員計画とは、将来企業に必要な人員数や人件費がどの程度かを予測し、計画することです。

意識的に要員計画を行っている企業もあれば、過去の実績からなんとなく人員数や人件費予算を決めている企業もあるでしょう。人件費や人員数は、あらかじめ予測・計画しておくことで、早い段階から将来の人員不足や人件費による利益の圧迫等への対策が立てられます。

本記事では、要員計画をこれから始めようとする方、新たに要員計画の担当になった方向けに、要員計画の基本や計画の立て方を前後編で解説します。

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前編目次
ー要員計画とは
ー要員計画の立て方
・1. 現在の人員数、人件費を把握する
・2. 将来の人員数、人件費を予測する
 

後編目次
ー要員計画の立て方
・3. 適正な人員数、人件費を分析する
ーまとめ
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要員計画とは

要員計画とは、将来企業に必要な人員数や人件費を予測・計画することです。事業を運営するのに適切な人員数を確保し、人件費をコントロールすることを目的とし、エクセルやタレントマネジメントシステム等のツールを活用して実施します。

人員数や人件費を突然増やしたり減らしたりすることは困難です。そのため、要員計画によってあらかじめ将来を予測し、計画したうえで、早期に必要な対策を講じておくことが重要です。

要員計画の立て方

本章では、具体的な要員計画の立て方を解説します。

■1. 現在の人員数、人件費を把握する

はじめに、現在の人員数や人件費を把握しておきましょう。特に人件費については金額だけではなく、その構成を把握しておくことが必要です。

人件費は現金給与と現金給与以外にわかれます。

これらの内訳は、損益計算書の販売費・一般管理費の内訳からわかります。自社の人件費がどのような構成になっているか、損益計算書から把握しておきましょう。過去からの推移を見れば、「最近になって特定の費目が増えている」といった傾向が見えることもあります。

たとえば人件費が増加している場合、それが基本給の増加によるものなのか、福利厚生費の増加によるものなのかで対策も変わってきます。現状の人件費構成を過去からの推移も含めて確認しておくことが、要員計画の第一歩です。

■2. 将来の人員数、人件費を予測する

次に、将来の人員数と人件費を予測します。人件費は常に一定ではなく、その時々の人員数、人員構成によって変わります。条件を定めてシミュレーションを行うことで、将来の人件費、人員数がどれくらいになるか予測を立てることができます。

ここからは、シミュレーションの手順を順番に説明します。
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A:人員数、等級別人員構成を予測する
B:等級ごとの人件費単価を設定し、基本給をシミュレーションする
C:基本給以外の費用をシミュレーションする
D:総額人件費をシミュレーションする
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●A:人員数、等級別人員構成を予測する

人件費計算のもととなる人員数と等級別人員構成を予測します。

人員数
人件費総額は採用により人数が増えると上昇し、退職により人数が減少すると下がります。人件費をシミュレーションするには、今後の採用計画数や退職率を考慮し、より正確な人員数予想を立てる必要があります。

等級別人員構成
人員数だけではなく、等級別人員構成によっても人件費総額は変動します。従業員が昇格し、高い等級の人が増えれば、人件費総額は上昇するからです。

これまでの実績や計画を参考に下記の条件を設定し、全体の人員数や等級毎の人員数を予測しましょう。

人員数、等級別人員構成を予測する上で前提となる条件
・採用予定数（新卒、中途）
・退職率（定年、自己都合）
・昇格、降格率
 

●B:等級ごとの人件費単価を設定し、基本給をシミュレーションする

等級ごとの人件費単価を決定します。等級ごとの単価にAで割り出した等級別人員数をかけ合わせると、基本給の総額を算出することができます。

単価の設定方法は各社の等級制度や給与体系のあり方によって異なります。簡単なのは各等級の平均値を用いる方法ですが、平均値では実態とかけ離れてしまう場合、等級毎に複数のレンジを設ける工夫が必要です。
実績値とシミュレーション値を比較しながら、各社で妥当な人件費単価を設定しましょう。

●C:基本給以外の費用をシミュレーションする

上述のように、人件費を構成するのは基本給だけではありません。残業手当や賞与の他、労働保険料や社会保険料、福利厚生費も人件費の一部です。これらも含めてシミュレーションを行う必要があります。

基本給以外の費用は、想定される人員数で現状水準並み、あるいは各社の状況に応じた想定値（〇%増加、減少）でシミュレーションを行います。
 

●D：総額人件費をシミュレーションする

上記A～Dの結果を元にして、以下の式から総額人件費を算出します。

総額人件費 ＝ （等級毎の予測人員数 × 等級毎の人件費単価 × 昇給率（降給率）） + 残業手当、賞与、法定福利費、法定外福利費（福利厚生費）等

1年後のシミュレーション結果が出たら、予測した等級別人員数をベースに同じ採用予定数・退職率・昇格率・降格率で2年後の等級別人員数を算出します。この人員数をベースに2年後の総額人件費を算出、3年目以降も同様の手順です。
シミュレーションを行うことで、仮に今と同じ水準の採用数、昇格率等が継続していった場合、何年後にどのような人件費になっているかを予測することができます。
 

スムーズな人員・人件費予測にはシステム活用が効果的

企業の人員数が多かったり、シミュレーションの条件が複雑だったりすると、計算が煩雑になる可能性があります。この場合、タレントマネジメントシステムのようなツールを活用することで、効率的に結果を得ることが可能です。

つづく後編では、要員計画の立て方の続きで、「3. 適正な人員数、人件費を分析する」とまとめをご紹介します。