1 on 1で話すこと：上司と部下の発言量の最適比率

1 on 1は「部下の話を聞く場」ではない

シリコンバレー発の人材マネジメント手法1 on 1は日本でもすっかり定着した感はあります。一方で、運用方法には誤解も散見されます。筆者は企業研修で管理職向けに1 on 1の方法論を指導することもありますが、驚くほど多くの方が、「1 on 1は部下の話をひたすら聞くものだ」と認識してしまっています。

心構えとしては、「1 on 1は部下のための時間帯だ」というのは正解です。ただ、実際の会話という観点では、かえって1 on 1本来の意義が実現されません。仮に上司が、「ひたすら部下の話を聞こう」と考えて1 on 1に臨んだとしましょう。結果として、部下への質問や問いかけが多くなるのは想像できるでしょう。「悩みはない？」、「問題意識はある？」、そして「他に何かある？」のような言葉です。そうすると部下の方は、「まるで尋問されているようだ」と感じてしまい、かえってストレスを感じてしまうのです。

ちなみに、ネットで「1 on 1」と検索すると、一緒に検索されているキーワードのサジェストがされますが、それが「話すこと」というもの。1 on 1の時間が近づいた部下が、あわてて「1 on 1□話すこと」で検索しているという笑えない姿が浮かび上がってきます。

1 on 1の本質は、「一歩引いた視点」からの対話

実は、1 on 1における上司と部下の発言量の適正比率は決まっています。それがズバリ、1対1。考えてみれば当たり前で、1 on 1の本質は上司と部下の「対話」です。したがって、上司の自己開示や、あるいは情報提供も交えながら進めるのがお勧めなのです。

…と聞くと、今度は上司の方が悩んでしまうのがよくあるケース。「自分の方から話すことって、そんなにないんだけど。部下とは普段から話をしているし…」、と。実はそこにも1 on 1をほんとうの意味で機能させるヒントがあり、それが「会話の抽象度を上げる」ということです。

普段の日常業務の中で、上司と部下が交わす会話の内容は具体的な話題がほとんどを占めるでしょう。たとえば、「あの案件、どうなった？」という上司からの問いかけに対して、部下が「お客様が社内で確認しているので、あと2-3日は待ち状態です」と答えるような会話が典型的です。

でも、1 on 1の話題は違うのです。抽象度のレベルを1階層上げて、「普段は話していないけど、重要なこと」を話題に持ち出すことが重要です。たとえばそれは、会社の戦略であったり、組織としてのあるべき姿であったり、あるいは部下自身の能力アップに関して、です。

これらの話題が重要であるのは間違いありません。ただ、日常会話の中で触れられることは少ないでしょう。それを上司と部下であえて話し合う場を設けるというのが1 on 1の本質です。すなわち、冒頭の「対話」とあわせて考えるならば、1 on 1の本質とは、「普段話題に上がらない重要なことを、上司と部下が対話をする場」となります。

1 on 1の具体的な会話例

これを実現するための会話の具体例を考えてみましょう。その際のキーワードが、「一歩引いた視点から」。日常の業務の会話の延長ではなく、「ここからは抽象度を1段階上げた話題をしますよ」と部下に納得してもらえるので、話をスムーズに切り出せます。

たとえば、話題を上司から切り出すときにはこのようなセリフになります。「一歩引いた視点から、○○さん (部下の名前)の今後のスキルアップの方向性を考えてみたいんだけど、話してもいいかな？」。あるいは、「一歩引いた視点から、我が社の【パーパス】の話をしてみたいんだけど、いいかな？」など。

あるいは、このようなキーワードを使えば、「尋問されているようだ」と思わせずに部下の意見を引き出すこともできます。「一歩引いた視点から、○○さんが最近感じているウチの部署の問題意識ってある？」のようなセリフになります。

今の日本は雇用環境が大きく変わる曲がり角で、そこに1 on 1というきめ細かいマネジメント手法が求められていることは間違いありません。ただ、1 on 1は時間がかかるものであり、効果的にやらないと「導入したけれど、無駄になってしまった」ということも起こりえます。本コラムが、1 on 1の本質を理解した上で効果的に実践するヒントになれば幸いです。