借り上げ社宅｜繁忙期を助けるトラブル対策

こんにちは、プレニーズ秋口です。

繁忙期における借り上げ社宅の手続きは、思わぬトラブルが発生することもあります。忙しい中突然湧いたトラブルを適切に対処するのは、ただでさえ手が回らないなか時間も手間も圧迫されてしまい、とても負担が大きいものです。

今後同じトラブルが発生しないよう、また、似た事態になった際に早急に対処できるよう、対策をとっていきましょう。

"次"のためのトラブル対策
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まずは発生しうるトラブルをリストアップし、その1つ1つに対策マニュアルを作成することで、次回以降の対応はスムーズになります。

また、実際に発生したトラブルを振り返ることも必要です。それぞれのトラブルに対してどうやって対処したか、または対処できなかった場合の理由を分析します。

ここで重要なポイントは、「トラブルが発生した原因」に対して次の3つをそれぞれまとめることです。

1. 本来の最適な解決方法(事後やること)
2. 実際に行った対応(本来は避けたい事)
3. 発生させないための対策(事前にやること)

＜トラブル例＞退去立会で傷が見つかった
解約の立会を行ったところ、室内のドアに大きな傷跡が見つかった。管理会社から修繕費用を請求されたが、入居社員は「自分は傷つけていない、もともと付いていた」と主張した。

1.本来の最適な解決方法
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• 元々あった傷か、入居後に付いた傷なのか
• 入居後の場合、故意または不注意で付いたのか、事故で付いたのか

上記をはっきりさせ、状況により以下にて対応。

「元々あった傷」→修繕費用を負担しない旨を管理会社へ連絡
「入居後、故意または不注意で付いた傷」→入居者自費負担
「入居後、事故で付いた傷」→火災保険(家財保険)にて対応

※企業様ごとの社宅規定により異なる場合があります
※火災保険の契約内容より補償範囲は異なります

2.実際に行った対応
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「元々あった傷」という確証が無かったため入居者負担となった。

しかし入居社員からはクレームとなり、支払いが大幅に遅れるなどその後もトラブルが続いた。退去がスムーズにいかなかったことで管理会社から企業に対しての信用が損なわれることになった。

3.発生させないための対策
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• 立会時点で「傷が付いている」「汚れている」など気になる箇所があれば必ず管理会社に申し出て、書面等に明記してもらう(契約書や内見確認書など)
• 後から申し出ても「元々あったのか、入居後についたのか」は調べるのが難しいため、書面等への明記が無く入居後に見つかった傷に関しては入居者負担になる可能性が高いことを事前に伝える
• 事故の場合は火災保険で対応できるかもしれないので、速やかに報告するよう念を押しておく

今回のトラブル例への対策は、基本的に入居者に対しての注意喚起が重要です。お部屋探し前に共有しましょう。

このように繁忙期中に発生したトラブルはメモに残しておき、閑散期で対策マニュアルを考えておくと、次の繁忙期にはマニュアルをもとに動けるのでトラブルの発生率は格段に下げることができます。