借り上げ社宅｜ “会社負担”と“社員負担”の決め方(２)

こんにちは、プレニーズの秋口です。

前回の続きで、社宅にかかる諸費用の負担について、決め方の基準などをお話しさせていただきます。

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おさらい 負担者の考え方
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賃貸物件を借りる際に発生する諸費用は、大きく2種類に分けられます。基本的にA.の項目に関しては会社負担、B.は個人負担と社宅規定で定めます。

A.どの物件でも必ず発生する項目
B.物件ごとにあったり無かったりする項目

※(１)～(７)の項目については前回のコラムをご参照くださいませ

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(８)『鍵交換費』『消臭費用』の負担
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いずれも全額会社負担か全額社員負担のどちらかになりますが、会社負担とすることが多いです。

もしも鍵を交換せず前の入居者と同じ鍵を使い続けたらどうなるでしょう？合鍵が作成されている可能性を残し、住居への不法侵入を許してしまいます。

消臭費用はお部屋を綺麗に保つために必要な費用です。

そのためこれらの費用は「安心して住んでもらう環境を整えるのは会社の役目」という考えから、多くの企業が会社負担としています。

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(９)『火災保険料』の負担
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以前は「賃貸契約で必ず付随するものだから」という考えから会社負担が主流でしたが、近年は「室内の補償は個人に関わるものだから」と個人負担(契約手続きも社員様対応)にする企業様が増えています。

どちらで設定するかは半々といったところですが、いずれも負担者となった側の全額支払いです。

なお火災保険はその名称から「火事やボヤの補償のみ」という印象がありますが、実際は室内での損害が手広く補償されています。

• 落雷、風災・雹災などの自然災害
• 他の部屋での事故を原因とする水濡れ
• 家財の盗難に伴う損害
• 突発的な事故による家財の損害 ……など

＜加入しないとどうなる？＞

火災保険に入らず火事や水濡れを起こせば数十万～数千万の損害が発生することもあるため、貸主としては「加入してくれないと安心して貸せない！」のが本音です。そのため万が一の備えとしてほとんどの賃貸借物件では火災保険の加入が必須になっています。

ところが個人負担とした場合「だったら加入は自分の勝手だよね？」と手続きを怠る人もいらっしゃいます。認識の齟齬が無いように、加入状況を確認しましょう。

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(10)『24時間サポート費用』の負担
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7割程度の企業様では社員負担と定められています。
お部屋の契約時に加入を勧められるのですが、火災保険と違って任意であることが多いため「必須条件ではない＝会社負担にはならない」という考えです。

しかしなかには24時間サポート加入必須の物件も少なからず存在します。もし社員様が「支払い費用はできるだけ抑えたい！」という考えならばこういったお部屋は避けたいはずなので、加入任意のお部屋を探すよう事前に伝えておきましょう。

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(11)『水道・光熱費』『インターネット代』『町会費』の負担
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これらは基本的に全額個人負担です。

お部屋の契約に伴って発生した費用と異なり、電気やガスの使用は「そこで生活していくなかで発生していく費用」と考えられます。どの電気会社・ガス会社と契約するのかも社員様に任せていることがほとんどです。

町会費についてはそもそも設定されている物件が少なく、支払いも任意なことがあるため、「必須条件ではない＝会社負担にはならない」という考えです。

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規約を定める際の注意点
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会社負担or個人負担が決まったら以下の点にも注意しましょう。

■決定事項の明文化

どの項目は誰が支払うのか決定したら、契約書及び社宅利用規約に盛り込み明文化しましょう。もし契約書に負担者の記載が無く社員様も支払いを拒否した場合、管理会社は法人名義であることを理由に法人に対して請求してきます。

■支払い方法の確認

会社負担分は会社が、社員負担分は社員様が、それぞれ支払い手続きを行うのが基本です。

しかし個人に任せると、振り込みを忘れる方が出てくることも……。
管理会社からしてみても「バラバラに何件も振り込まれるより、一か所からまとめて支払いされる方がわかりやすい」という思いもあります。

解決策としては、社宅規約上は個人負担としつつ、支払い方法は「一旦会社が立替えてまとめて支払い、後に社員の給料から天引き」の方法をとる企業様もいらっしゃいます。経理担当者が手続きした方が確実に支払いが行えますし、社員様としても自分で手続きする手間が省けるので、企業様・社員様・管理会社、どの立場から見ても安心です。

■社員様の同意をとる

認識のズレが無いように、利用開始前の説明を社員様へ十分に行った上で、社員負担の費用について了承を得ましょう。

そして案内が完了したら必ず内容を了承した旨の同意書をお取りください。万が一言った/言わないのトラブルが発生してしまった際の切り札になります。

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様々な費用が発生する社宅利用
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今回ご紹介した内容もルールではないので、どちらの負担にするかは最終的に企業様ごとの判断に委ねられます。

時代のニーズや、お部屋探しを行う地域の特色で変化していくこともあるので、「必ず○○負担！例外は認めない！」なんてこともありません。御社の運用方針に沿う規定を目指してください。