プロフェッショナルコラムファシリテーション 2024/07/16 15:59

メンバーの主体性が生まれる会議に必要なこと(前編)

渡部静香（ワタナベシズカ）: 日本テレビ放送網株式会社　社長室　新規事業部　日テレHR　コンサルタント

「可視化/言語化」を通して、組織・個人の【モヤモヤ】を解決することが得意技です
キャリアの中で、自社の人事・経理・商品開発に携わり、その経験を活かして組織開発・人材育成を提供してきました。「論理的思考」と「可視化」「言語化」を通して、思考をスッキリ整えることが得意です♪プライべートでは小1の壁にぶつかるワーママです。

皆さんこんにちは！
日テレHRの渡部です。

今回は、メンバーの主体性が生まれる会議に必要なこと、というテーマでお届けいたします。

さて、皆様の組織では「会議」は週に何時間ほど開催されているでしょうか？

またその中で「有用だ」と思える会議は何時間ほどでしょうか？

＿＿φ(..)｛Q.あなたの組織での、1週間当たりの会議の実施時間は？
そしてその中で何％を有用だと感じている？〕

JMARの従業員意識調査によると、下記のデータが発表されています。

『平均的な日本の企業では1週間あたりの会議時間が15時間（中略）。
これを有用だと感じている人は非常に少なく、約3割程度にとどまっています。』

いかがでしょうか？
上記の数値は、皆様の認識とは一致するでしょうか？

会議というのは1人だけに影響するものではなく、
中には参加者が数十人を超えるものもあり、影響範囲が大きいものです。

全ての人が上記の認識を持っているとすれば、
会議こそが生産性を下げている、と言われかねません。

では、会議を有用だ、と感じるためにはどのような工夫が必要でしょうか？

生産性を高めるために、時間を短くしたり、
事前にアジェンダを提示し読み込んで意見を持って参加したり、
参加者を限定したり…
様々な打ち手はあると思いますが、
今回は、せっかく参加するのであれば、
参加者全員が「主体性」を持つために
どのような工夫ができるかに目を向けていきたいと思います。

では、ここでさっそく考えたいのは、会議の目的は何か？ということです

会議の目的を2つの軸で4つのグリッドに分けて考えてみましょう。

さて、皆様の会議は、どの枠のものが多いでしょうか？

当然、会議の目的によって、準備や進行を変える必要がありますね。

しかしながら、会議の目的が違うにもかかわらず、同じ準備で時間を迎えてしまったり、
全ての会議の参加者がほぼ同じになっていたり…
ということは往々にして起こり得るものです。

参加者すら工夫せず、高度な意思決定の会議に新人が紛れ込んでいたとしたら、
その新人が意思決定に主体性を持てるかどうか…
それは難しい要求かもしれません。

まずはその会議の「目的」をしっかりと確認し、
そして参加者にも認知していただいたうえで、
会の目的に合った
「事前準備」「進行」「役割分担（参加者の選定）」を行うことが
非常に重要です。

これは会議ファシリテーションにおいては、
「仕込み」と「捌き」ともいわれる要素ですが、
それぞれの会議毎に求められる対応をまとめてみましたので、
ダウンロード資料の方も併せてご確認をいただけると幸いです！

さて、今回は、メンバーの主体性が生まれる会議に必要なことと題して前編をお伝えいたしました。

次回は、同様のタイトルで、後半戦、
では、会議進行中に相手の「思考」を促すためにはどうしたらよいか？についてお伝えいたします！

ぜひ「★検討フォルダに追加」してお待ちください！

また、今後のコラムで「こんなことを扱ってほしい！」というテーマがありましたら、
「このプロフェッショナルにお問合せ」からお聞かせくださいね♪

では、また次回のコラムにてお会いしましょう！

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