中小企業こそ使いたい 採用管理ツールの選び方【後編】

数多くある採用管理ツールから、自社に合ったものを選ぶことはとても重要です。特に中小企業では、採用に係る人材や費用などが限られているなかで自社に合ったものを選ばくてはなりません。

前編では、採用管理ツールとはどういうものか。どのような採用課題を解決してくれるかや、導入するメリットについてご紹介させて頂きました。

この後編では、どのようにすれば自社に合った採用管理ツールを選ぶことができるのかを中心にお伝えしたいと思います。

採用管理ツール導入の目的

採用管理ツールを導入する目的はどのようなものがあるのでしょうか？

多くの企業では、主に以下のようなことを目的に導入を検討されているようです。あなたの会社はいかがでしょうか？目的を明確にした上で、採用ツールの検討を始めましょう。

採用コストを削減する

採用管理ツールにより、採用工程を一元化することで採用業務を効率化し採用に掛かる人的な負担の軽減を行う。また、自社で採用活動を行うことで広告代理店や人材エージェントなどの外部コストの削減を行う。

候補者の母数集団（プール）を形成する

採用管理ツールの応募者管理機能により、応募者の一括管理を行い候補者をプールすることで、採用ニーズ毎に必要な人材へアプローチできる体制を構築する。

採用力を強化する

採用管理ツールを活用し採用業務を標準化することで、社内の複数のメンバーで採用業務を実施できるようにする。また、システムで取得するデータを活用して定期的な振り返りを行い工程毎に分析・改善することで継続的に採用業務の質の向上を行う。

採用管理ツールの選び方

採用課題や導入目的が明確になりましたら採用管理ツールを選んで行きましょう。選び方のポイントをご紹介します。

①自社に合ったプランがあるか？

採用方法や規模により採用管理ツールに必要な要件は違います。採用サイトのページ数、求人情報の掲載数、ツールを利用する人数や拠点数など、利用状況に合わせてプランを選べるのかは重要です。

また、無料で利用を始める場合、継続的に無料利用が可能なフリープラン（フリーミアム）なのか？期間限定で無料利用できるトライアル（お試し利用）なのかも確認しておきましょう。

②必要なサポートは受けられるか？

利用する担当者のデジタルスキルにより、必要となるサポートは違います。どんな方でも利用が始められるように個別のトレーニングやオンボーディングが提供されているのかは大切です。

ツールを利用中にチャットなどで直ぐにサポートを受けられるのか。サポートサイトなどでヘルプ記事や活用方法などの記事が提供されているのかも確認しておきましょう。

③応募者に自社の魅力を伝えられるか？

求職者や応募者へ自社の魅力を伝えるには、会社紹介、事業紹介、代表メッセージ、従業員のインタビューやコラムなど複数のコンテンツを作成できる必要があります。

また、ページのテーマカラーの変更やレイアウト変更、画像や動画なども魅力を伝えるには重要なポイントですので、自由に掲載できるのかも重要なポイントとなりますので確認しておきましょう。

④求人を知ってもらうことができるか？

求職者が採用サイトへ訪れても、求人情報を見つけて求人の内容を理解することが出来なければ応募へは繋がりません。待遇や条件、業務内容などの詳細を自由に作成し、求人毎にページが作成される必要があります。

また、作成した求人をサイト内の各ページで掲載されるのか、複数の求人がある場合にリスト表示や検索などの機能が提供されているのかも確認しましょう。

⑤採用に合った求人が作れるか？

求人情報を見てもらい応募が来ても、応募者が求人にマッチした方でなければ採用には至りません。

応募の際に応募者の情報が不足していると、確認や無駄な面接などの余計な工数が発生してしまいます。そこで、必要な情報を取得できるよう応募フォームを自由に作成することが重要です。

また、応募フォームは求人毎に複数作成できるかも確認しておきましょう。

⑥求人が求職者へ届くか？

採用サイトを作成し求人情報を公開しても、より多くの求職者へ求人情報を見てもらうには、求人情報サイトへ掲載する必要があります。

公開した求人情報がIndeedやGoogleしごと検索、求人ボックスやスタンバイなどの大手求人サービスへ掲載されるのか確認しましょう。

また、公開した求人情報サイトで広告として掲載できるオプションがあるのかも確認しておきましょう。

⑦いち早い応募対応ができるか？

せっかく応募が来ても、対応が遅れるとキャンセルや不信感につながることが多くあります。応募が来た際につでもどこでも、いち早く対応できるようスマートフォンで管理画面を確認できることや、応募通知をメールなどで確認することが必要となります。

また、メッセージテンプレートや自動応答などで一次対応を素早くできる機能があるのかも確認しておきましょう。

⑧オンラインで完結できるか？

対面での接触を避けるためや、時間の効率化などを理由にオンラインでの応募対応が一般的になっています。

オンラインで応募の対応を行うには、チャット形式のメッセージングでやり取りができることや、WEB面接システムと連携している必要があります。

また、WEB面接を行う際には応募者へアカウント登録などの手間をかけさせることがないかも確認しておきましょう。

採用パターン毎のツール活用方法

また、採用を行う人材により、効果的な採用サイトの内容や求人情報の告知方法などは異なります。選び方のポイントを元に採用管理ツールの選定をすることとあわせて、自社の採用内容を確認して採用ツールの活用方法を検討しましょう。

採用する人数や、採用した人材が活躍するまでに想定される育成期間などは企業や募集する人材の要件などにいより異なります。

一度に多くの採用を行う際には、採用サイトの中で経営者メッセージ、従業員インタビューなど社内の様子がわかる情報を充実させる必要があります。求人情報の配信は、多数の求人広告媒体への掲載やSNSを活用し、より多くの人へリーチさせることが大切です。

即戦力や幹部候補を採用する際には、会社のビジョンや、事業内容、業務内容など活躍するイメージが持てる情報を充実させ、ダイレクトリクルーティングやスカウト、リファラルなどを活用し信頼できる人材へアプローチすると良いでしょう。

まとめ：自社に合ったツールを選びましょう

このように採用といっても、会社や体制、必要な人材によりやり方は異なります。そして、採用管理ツールも提供する事業者毎に提供するターゲットは違い、それにより機能やサポート内容も異なります。

知名度や多くの導入実績も重要な要素ではありますが、それと自社に合った使い方ができることとは別となります。ぜひ、今回ご紹介させていただいた選び方のポイントを参考に、自社に合った採用管理ツールに出会えることを願っています。