テレワークでの報連相～「ちょっといいですか？」がやり難い～

このコラムでは、オンラインでの組織コミュニケーションに関していろいろと思ったことを書かせてもらっていますが、今回は上司・部下間の日々のコミュニケーションの土台、「報連相」の話です。

この「報連相」、社会人・組織人としての仕事の基本中の基本であり、新入社員研修で教えることの定番中の定番なのですが、実際はどこの組織でもなかなかうまくいってなくて、上司側にも部下側にも悩みを抱えるテーマではないでしょうか？

例えば上司側からは、
・部下が自分から報告・相談してこない（自分からいちいち聞きに行かないといけない）
・部下から相談を受けるけど、話がまとまってなくてよくわからない
・我慢して聴いているのだけど（苦笑）、知りたい話がなかなかでてこない

部下側からは、
・状況をすぐに伝えたいのだけど、自分の整理がついていないので話しにいけない
・上司も忙しそうなので、どのタイミングで話に言ったらよいかいつも悩む
・「で、何を相談したいの？」と言われるけど、自分でも相談したいことがよくわかっていない

といった話なども聞きます。ただ、これらは昔からよく言われていたことなのですが、コロナ禍になって、もっと顕在化・頻発しているのではないでしょうか？

コロナ禍以前、みんなが普通に出社していた頃は、相談があれば上司の席に行って「ちょっといいですか？」が、頻度高くできていたのですが、これがテレワークだとできなくなっています。

ある方が言っていました。「オンラインだと、報連相がいちいち『アポ』になる・・・」と。

なるほど、オンラインで「ちょっといいですか？」をやろうとすると、チャットやメールで上司に都合を聞いて、「何時からZoomでつなぐ？」とやり取りし、「じゃあ会議設定して、URL送って」となります。たしかに「アポ」。これはなかなか部下にとっては敷居高くなっていますよね。（特に若年層には）

そうなると、報連相の頻度は下がり、部下は溜め込んだ情報・相談事をまとめて伝えることになるので、前述のようなことがもっと起きるようになります。オンラインでも、いつでも気軽に話ができると良いのですが・・何とかしたいですねぇ。

そこで１つ、ある方が、テレワークで実践されていることをご紹介します。

その名も「オンライン会議つなぎっぱなし作戦」（笑）。

テレワーク時、終日のオンラインミーティングルームを設定し、上司であるその方は常にそこに入っておき、部下がいつでも自由に入ってきてすぐに話ができるようにしているそうです。普段はカメラもマイクもOFF（スピーカーだけON）で自分の仕事をしていて、部下が入ってきたら声をかけてもらってONにしてそこから話す、という風に進めているそうです。

なるほど、これなら部下も悩んだタイミングですぐに「ちょっといいですか？」ができる。それも出社時と近い感覚で、敷居が低くなってやりやすいですね！部下にも、とても好評なようで、上司としてもすぐに口頭でフィードバック・指示だしできるので楽だと話されていました。

世の中にはバーチャルオフィスなど、話しやすくするツールもいろいろとありますが、それを使わなくてもできることはある。オンラインでも、コミュニケーションは工夫次第ですよね。

また皆さんに参考になりそうな事例などがあれば、共有させて頂きますね。