時間管理ができる人とできない人の特徴は７つです！

今回は職種や業種や役職に関係なく、誰もが求められる時間管理を取り上げます。

タイムマネジメントについては企業での研修・講演会等で、これまで何度もお伝えしてきました。

企業目線でも、個人目線でも、時間管理ができる様になることは不可欠です。

仕事のパフォーマンスも上がりますし、ワークライフバランスも促進されます。

「時間管理ができる社員を育成したい」

「タイムマネジメントができない社員を改善したい」

こうした相談は定期的に私の元へ寄せられます。

今回は時間管理ができる人とできない人の違いを、具体的に解説します。

その上で時間管理ができる様になる方法をお伝えします。

●時間管理ができる人とできない人の特徴

時間管理ができる人には、７つの特徴があります。

見方を変えれば時間管理ができない人は、できる人と比べて７つの違いがあるのです。

理想は７つの特徴すべてを満たすことですが、まず１つずつでも満たすことで現状は改善できます。

これから７つの特徴を具体的に解説します。

１、期限を決めているか

時間管理ができる人は、物事の期限を主体的に決めています。

「来週までに仕上げてね」という様に、相手から指定された期限があってもなくても、

自ら期限を決めて取り組めるのです。

「今日中にここまでは進めたい」

「明日の午前中に上司へ中間報告をしたい」

この様に自発的に期限を決めるからこそ、期限内に終えるための時間管理をするのです。

一方で時間管理ができない人ほど、期限を決めずに仕事をしています。

あるいは相手から指定された期限のみを意識し、受け身で仕事をしているのです。

期限を決めずに仕事をしているのは、「いつか実現したい」という状態です。

明確な期限なく働いている状態なので、仕事の生産性も落ちてしまいます。

２、優先順位をつけられているか

時間管理ができる人は、普段から優先順位をつけて働いています。

「まず何から取り組みたいか？」

「優先順位が高いのはどの仕事か？」

この問いかけを常にしているので、余計なことを考えずに仕事を進められます。

同時に複数の仕事を依頼されたり、繁忙期でタスクが多くなる時期でも、優先順位を明確にして仕事ができるのです。

優先順位ではない仕事は後に回したり、「その話は午後にしてね」といった対策を取れるのです。

一方で時間管理ができない人は、仕事の優先順位がつけられていません。

目の前の仕事をこなすことにとらわれたり、突然依頼された仕事をすぐこなしたりするのです。

３、１０分前行動を意識しているか

10分前行動を意識することは、時間管理ができる様になるために不可欠です。

これは決して、10分前に出社しましょうということではありません。

普段の仕事から10分前行動を意識してください。

つまり10分前には次の仕事の体制を整えているのです。

たとえばオンラインMTGが続いている時に、最初のMTGが伸びて次のMTGに遅れるのは致命的です。

これは時間管理ができていませんし、待たせている相手の印象も悪くなります。

もしクライアントや見込み客とのMTGならば、売上にも悪影響が及んでしまうでしょう。

それならば次のMTGの10分前には終了する様に、前のMTGの予定を組んでおくことです。

もしMTGが伸びても5分ほどで切り上げれば、次のMTGに影響を及ぼさないでしょう。

この様に普段の仕事の１つ１つを切り取って、10分前行動を意識している人は意外と少ないです。

時間管理ができていない人は、10分前行動を意識できておらず、結果的に仕事のパフォーマンスも悪くなるのです。

時計10分早く進めておくなど、時間管理ができる様な工夫をするのもオススメです。

４、午前中の使い方を意識しているか

時間管理ができる人は、午前中を有効に活用しています。

私たち人間の脳は午前中の方が、午後の３倍も活性化すると言われています。

つまり午前中に取り組んだ方が、仕事が３倍はかどるのです。

アイデアを出したり、会議の準備をしたり、営業先への提案資料を作ったりと、頭を使う仕事は午前中に回すのがタイムマネジメントの鉄則です。

逆に言えば頭をそれほど使わない仕事は、できる限り午後に回すのです。

・特段重要な役割が振られていないタスクやMTG

・メールの返信

こうした仕事はできる限り午後に回しましょう。

時間管理ができていない人ほど、脳の働きを理解せず仕事をしています。

５、スマホを見る時間を決めているか

スマホを見るほど集中力が乱れるのは、近年の研究でも明らかになってきています。

たとえ仕事に関連ある内容だとしても、いちいちスマホを見る人は時間管理に悩みがちです。

一方で時間管理ができる人ほど、スマホを見る時間を決めています。

・営業での移動中にスマホを見る

・午後一番の時間でスマホを見る

時間を決めることで短時間でスマホを見るのを終えられますし、他の業務の集中力を乱すこともありません。

もし電話をする仕事であれば、この時間帯に電話をすると決めるのも１つですし、機内モード等にして電話を折り返す時間を決めるのもアリです。

６、頭の中の考えを声に出しているか

私たち人間の脳は頭の中で考えるほど、ネガティブ思考が増大する習性があります。

一説では１日に頭で考える事柄の９割が、ネガティブな内容だと言われています。

仕事中に頭の中で考えを巡らせる人ほど、実は時間管理ができなくなります。

ネガティブ思考をすればするほど、目の前の仕事に集中できなくなります。

一方で時間管理ができる人は、頭に浮かんだ言葉をブツブツ声に出しています。

独り言をつぶやくかの様に、声に出しながら仕事をすると作業効率が上がるのです。

７、自分軸で問いかけているか

「どうしたい？」という問いかけは、時間管理ができる人が必ずしています。

「どうしたい？」の主語は自分自身。

自分軸で問いかけているので、物事の意思決定スピードが早くなるのです。

一方で自分を主語にしていない人は、時間管理ができないのです。

「した方がいい」

「するべきだ」

「しなければいけない」

「して欲しい」

「してあげる」

「してもらう」

これらは他人軸の問いかけであり、自分より先に誰かや何かのことを考えています。

どれだけ周りのことを考えても、周りの気持ちはわかりません。

正解のわからない問題を解いているかの様に、いつまでも結論が出ず悩みやすいのです。

語尾を「〜したい」の形で問いかけるのは、時間管理ができる様になるために必須です。

●時間管理は才能ではありません

ここまで７つの特徴を解説しましたが、時間管理は誰でもできる様になります。

生まれ持った才能ではありませんし、生まれた時から時間管理ができる赤ちゃんなどいません。

後天的に身につけられるスキルなので、誰でも今から時間管理ができる様になります。

役職や業種は一切関係なく、時間管理ができる人はできますし、できない人はできないのです。

●時間管理ができる人になるには？

できる・できないではなく、やるかやらないか。

時間管理ができる様になるためには、時間管理ができる人の特徴をやってみることです。

自分にはできない・無理だと思えば、いつまでも時間管理はできません。

先ほど紹介した７つの特徴を、まず１つでも良いので試してみることです。

なぜなら時間管理は先天的な才能ではなく、誰でも後天的に身につけられるスキルだからです。

ただし大事なのは「習慣化」です。

一度や二度だけ実践しても…

数日だけ実践しても…

根本的な変化につながりません。

何度も実践して習慣にするからこそ、時間管理ができる様になります。

即効性のある効果も見込めますが、時間管理とは今までの習慣で構築されたものです。

一定の期間をかけて取り組みを継続しないと、効果は持続しません。

だからこそ新たな習慣が定着するまで続ける必要があります。

私は企業での研修や講演会を通して、時間管理ができる様になる方法をメンタルヘルスの視点から具体的にお伝えしているので、必要に応じてお問い合わせいただければと思います。

時間管理力が向上することは、従業員の生産性アップや自律型人材の育成にもつながります。

本日も最後まで読んでくださり、ありがとうございました！