日報へのコメントが新人を育てる！～コメントの注意＆指導編～

日報は毎日書くものだけに、書き続けるのが大変です。日報を書き続ける励みになるのが、先輩や上司からのコメントやフィードバック。しかし、コメントは書き方が難しく頭を抱える人も多いはず。新人を育てるためのコメント術をまとめました。

｜日報にコメントするときの注意点｜

日報へのコメントは口頭よりも印象に残りやすくなります。印象に残ることで効果的な反面、注意しなければならない点もあるでしょう。コメントするときの注意点を紹介します。

◆ダメ出しばかりしない

ミスが多い時、業務が上手くいっていない時には、ついついコメントでもダメ出ししてしまいます。しかし、ダメ出しはやり方によっては部下のモチベーションを大きく下げてしまいます。

特に避けたいのが上から目線の曖昧なダメ出しです。コメントに必要なのは否定ではなくアドバイスなので、まず部下の気持ちや立場を理解してからどうすればよくなるのか伝えましょう。特に感情的な叱責は避けるようにしてください。業務について総括しつつ、どこに問題があるのか、どんな行動を取ればいいのか上司の目線でコメントしましょう。

◆「〜してください」「〜すべき」を多用しない

日報はコミュニケーションツールではありますが、上司からの指示や命令には使いません。仕事に対して、「○○してください」というような指示ばかりになってしまうのは的確なコメントとは言えません。

コミュニケーションはあくまで取り交わすものなので、意見の押し付けや一方的になってしまう内容は避けることをおすすめします。一方的になってしまうと部下も受け手に回ってしまうため、双方向のコミュニケーションが乏しくなってしまいます。

◆人格否定するような指摘は避ける

日報だけに限らず、会社の指導で性格や能力を否定するのは絶対に避けてください。部下のダメな部分を放置はしていけないと責任感から注意することはあるでしょう。

しかし、その中には人格否定になるような内容は避けます。「君は口下手だから」「同期の○○はできるのに」といった言葉は使わないようにしましょう。

性格や能力を否定する内容はパワハラ、モラハラと捉えられることがあります。あくまで人格ではなく行動を客観的に捉えて、行動の問題点の改善を求めるようにします。データや客観的な情報をベースにして改善を促すようにしてください。

◆すぐにコメントを返信する

仕事のやる気を大きく左右するのが張り合いです。自分の日報に対して素早くコメントを返してくれる上司は「すぐに見てくれた！気にかけられている！」と張り合いを感じます。一方で「後で読むから置いておいて」といわれてしまうと、後回しにされたと感じてしまうでしょう。

しかし現実的には業務の忙しさや他の業務があって、すぐに見てコメントするのは困難な場合が多いでしょう。そんなときには「読んだよ！」、「○○頑張っているね！」とリアクションだけ返してみてください。すぐに返答できなくても反応があるだけで書いた側も張り合いを感じます。

日報は書く側もネタに困ったり、時間がなかったりと苦労しています。「日報なんて意味ない」、「何を書けばいいかわからない」と思いながら書いている社員もいるので、そういった気持ちを理解した上で日報を読みましょう。さらに書きやすいフォーマットの用意や、日報を書くモチベーションをアップさせるのは上司の役目でありマネジメントの一環と考えてください。

｜所感の書き方は指導するのがおすすめ｜

日報の書き方は学校やアルバイトで勉強するものではありません。特に新入社員の場合は、いきなり「日報を書け」と言われても、どう書いていいかわからず戸惑ってしまいます。その結果、注意されれば日報を書くやる気も水を差されてしまうでしょう。

日報を書くときにありがちなのが、業務の報告はできても所感部分が上手くまとまらないという悩みです。所感は感想文と違って、組織に対する貢献や意見、具体的な改善策が求められます。

部下が日報をスムーズにまとめられるようにするには、所感の書き方をあらかじめ指導しておきましょう。テンプレートを使用するのもおすすめです。

日報の書き方を意識することで、新入社員でも気付いたことをもれなく伝えられるようになります。部下が日報の目的や役割を理解していない場合があるので、自己の振り返りのために欠かせないツールであり、上司と部下のコミュニケーションツールであることを伝えておきましょう。

｜日報コメントで部下のやる気を引き出そう！｜

日報のコメントの返し方は、マニュアルなどもないため上司の判断にゆだねられます。成長のために必要な教育活動ですが、コメントの難しさや手間に悩む管理職は多いでしょう。

日報の運用に悩んだときには、日報作成ツールの導入も検討してください。日報作成ツールnanotyはクラウド上で日報を提出、コメントができます。社内全体で日報を確認でき、クラウド上で閲覧した人がリアクションを表示することができます。見てもらえたという意識は新入社員のモチベーションアップにつながります。

また未読、既読がわかる機能もあるため、自分がどの日報を読んだか人目で判断できます。外出先から日報を確認できるので、在宅ワークや出張の時にも部下とリアルタイムでコミュニケーションが取れるでしょう。

日報は活用できれば、業務効率アップや労働環境改善に役立ちますが、確認や提出、作成に手間がかかります。日報を手間なく効果的に運用するのであれば日報作成ツールの導入もご検討ください。