1on1の現場から：忙しすぎて時間が取れない＃3

1on1という言葉がまだ市民権を得ていなかった８年前。1on1導入の必要性を説きながら多くの企業のコンサルティングに携わってきました。

現在、大手企業では当たり前のように1on1が実施され、1on1の研修や、運用の専用システムも世の中にでてくるようになりました。

中小～万単位の大企業まで、多くの企業での1on1導入を支援してきた経験から、実際に現場で1on1を実施する上長、される側のメンバー、導入・定着化を担当する推進者の方たちが感じている疑問・課題について、お答えしたいと思います。

弊社の導入・定着化支援の考え方は、アジャイルHR代表の松丘啓司の1on1における考え方を基本としています。詳細は「1on1マネジメント」をぜひ手に取ってみてください。

「Q. 仕事が忙しすぎて、1on1の時間を取ることができません～日程の決め方のポイントは？」

あけまして、おめでとうございます。

年末年始は、どのようにお過ごしになりましたか？

アジャイルHRは、本年も、一人でも多くの働く人達が「仕事って楽しい」と思えるような組織作りのご支援をしてまいります！

さて、コラム「1on1の現場」から、昨年に引き続き、上長側が忙しくて1on1を見送りしてしまっているケースについて解説します。

1. 1名の上司が担当するメンバーは何名いるのか？

2. 1on1の頻度や時間等はどのくらいを基準にしているのか？

3. 日程の決め方はどのようにしているのか？

4. 経営層は1on1に対してどのくらい重要性を感じているのか？

本日は、３つ目の「日程の決め方」について、考えてみましょう。皆さんは、1on1の実施日程について、どのような決め方をしていますか？

共有のスケジューラーで、メンバーが上長の空き日程を確認して、「～日に実施お願いします」と調整したり、上長があらかじめ1on1可能な日程を公表して、部下側が調整する等という方法が一般的なのではないかと思います。

営業部等、外部の予定が多い職場では、予定を調整するのに苦労している間に数か月たってしまったということはよくあります。

そのような場合は、予め第３月曜日の１０時～１０時半などというように、一人一人との1on1を定例のスケジュールとして、お互いに先に確保をしてしまうことをお勧めしています。

さらに重要なのは、「基本的に一度決めた予定は、変更しない」ということです。

他の会議や急な用事があった場合、社内の用事、特に1on1は「調整可能」な予定として考えられがちですが、プライオリティの高い予定として位置付け、よほどのことがなければ予定の変更はしないこと、もし、キャンセルをせざるを得ない状況になった場合は「また改めて、日程調整する」のではなくて、キャンセルが発生した時、その場で代替日程を決めるということをルールづけることをお勧めします。

特に上長側が他の予定のために1on1をキャンセルするような状況が続くと、メンバーからすると「上長にとっては、自分は重要な事ではない」という意識がでてきてしまい、上長との信頼関係にも影響することを、上長側に理解してもらうことも必要です。

最初は少し負担に感じるかもしれませんが、前回のコラムでも書いたように５分でもいいので、「定例化し、キャンセルはしない」ということができるようになると1on1が習慣化され、いつの間にかに負担に感じることなく双方1on1を実践することができるようになります。

まずは少しの時間でもいいので、決まった日時に継続して実施する事を心がけて見ましょう。