1on1の現場から：1on1の記録は残すべき？

1on1という言葉がまだ市民権を得ていなかった８年前。1on1導入の必要性を説きながら多くの企業のコンサルティングに携わってきました。

現在、大手企業では当たり前のように1on1が実施され、1on1の研修や、運用の専用システムも世の中にでてくるようになりました。

中小～万単位の大企業まで、多くの企業での1on1導入を支援してきた経験から、実際に現場で1on1を実施する上長、される側のメンバー、導入・定着化を担当する推進者の方たちが感じている疑問・課題について、お答えしたいと思います。

弊社の導入・定着化支援の考え方は、アジャイルHR代表の松丘啓司の1on1における考え方を基本としています。詳細は「1on1マネジメント」をぜひ手に取ってみてください。

「Q. 1on1の記録は残した方がよいのでしょうか？」

今回のコラムでは、多くの1on1推進担当者が悩む「1on1の記録」について、解説していきたいと思います。

1on1の導入をする際の検討事項の1つに、「1on1の内容を記録として残すか否か」ということがあります。

多くの推進者の方は、できれば記録は残した方がよいと思っていながらも、ただでさえ1on1の導入で時間を取られるのに、現場にさらに負担をかけるのは1on1の定着化に影響がでるのではないかと心配されているのではないでしょうか？

そもそも、なぜ1on1の記録を残す必要があるのでしょうか？

・話したことを忘れてしまうから
・評価のために後で利用したいから
・上司と部下で共通の認識を持っておきたいから
など、様々な理由が考えられるかと思いますが、皆さんの会社はどうでしょうか？何を目的として「記録を残すか否か」を検討していますか？

結論からいうと、1on1の記録は残すことをお勧めします。ただし、その目的は「本人の成長のため」である必要があります。

例えば、皆さんはこの1週間で自分の中で「気づき」を得たことは、何かありましたか？と聞かれてすぐに答えられるでしょうか？

日常で忙しく過ごしていると、自分の行動や、感じたことを振り返って、そこから何かを学びとるということは、とても難しいことです。

1on1も同じで、上司と部下で15分間話をしたとします。その時に、「ああ、こういう考え方があったんだ」「次はこうすればよいのだ」と部下本人が何かしらの「気づき」を得たとしても、そのまま終わってしまうと、恐らく、よほどインパクトのあった話ではない限りは、記憶から消えてしまうことがほとんどです。

以前、社会人の7割は経験から学習をするというお話をしましたが、単に経験だけをしてもそこから学びを得ることは難しく、そこで、「振り返って整理する」というワンクッションを挟むことで、人は経験から学びを得て次につなげることができます。

1on1における「記録」を、その「振り返って整理する」ためにあると位置づけることで、1on1の効果があがっていきます。

企業によっては上司が報告書を書いて部下には共有しない、部下が話した内容をまとめて上司に提出するなどの運用を導入していていますが、記録を残すのは、上司ではなく本人であることが好ましく、話した内容をすべて書くよりも、得た学びを整理して簡単な記録として残しておく方が、負荷も少なく、効果も高くなるといえます。

また書いた内容については、上司から簡単なフィードバックやコメントをもらうのはもちろん、周囲の人からもフィードバックをもらえるように広く公開することをお勧めします。

エクセルなどでの運用は難しくなるため、公開範囲を設定でき、SNS感覚で利用できるツールなどを検討することも良いかもしれません。

記録のために記録にならないように、あくまでもシンプルに楽しく運用ができ、本人の成長のためになることが大前提です。皆さんの会社はいかがでしょうか？