OJTリーダー「準備力」編ー育成の土台となる７つの準備

OJT担当者にとって、育成のスタートは「教える」ことからではありません。 実はその前に、“準備”という大切なステップがあります。

準備が不十分なままOJTが始まると、 「何を教えればいいのかわからない」 「この業務、もう任せていいのかな？」 と、担当者も新人も不安を抱えたまま日々が過ぎてしまいます。そうした不安が人間関係の溝となり、職場に溶け込めないことから離職につながったり、OJTリーダー側の負担のもととなります。

では、どんな準備が必要なのでしょうか？ 育成が効果的に行われている組織のOJTにおける“育成の土台づくり”を、7つの視点で整理してみました。

１）職場の年間計画
年間スケジュールをもとに、繁忙期・閑散期を見える化します。
見える化は、想像以上に効果的です。
・育成に集中できるタイミングが明確になります。
・新入社員にとっては、繁忙期の時期や長さがわかることで、心づもりができ、頑張りがききます。
また、繁忙期までに覚えるべき業務を自律的に習得しようとする意識も芽生えます。
さらに、まだ任せられない業務がある場合は、自己学習期間としてテーマを与えることもできます。
・OJT担当者側にとっては、自分のスケジュール調整や、周囲の協力も得やすくなるので、負担を軽減しやすくなります。

２）職場内の役割の一覧表
誰がどんな業務を担っているかを整理し、「誰に何を教えてもらえるか」を可視化します。
例年、新入社員に「悩み」や「困ったこと」を訊くと、「誰が、どんな仕事をしているのか、わからなくて困った」や「きいていいのかわからなくて困った」という声が多数あがります。
先輩社員からすれば「気軽に聞いてくれればいいのに」と思うようなことでも、新入社員にとってはなかなか聞きづらいようです。あらかじめ伝えておくことで、新入社員の心理的負担を減らし、「聞きづらさ」から生じる業務の停滞の予防になります。

３）新入社員の育成計画
1年後にどのレベルまで成長していてほしいか、１年後の成長の目安を明らかにします。
１年後のイメージを持って仕事に取り組むのと、目の前の仕事を次々与えられるのでは、気持ちの面や、成長度合いが大きく変わってきます。
また、身につける必要がある知識、スキル、経験しておかなければいけないことの有無がわかっていれば、自立的な学習にもつながります。

４）当面任せる役割のすり合わせ
上司やチームと共有し、「この範囲は任せてOK」という共通認識を持ちます。

５）業務項目と簡単な手順書の準備
最初に任せる業務をリストアップし、迷わず取り組めるように手順を整えます。

６）備品の準備
暗黙知になっている職場のルールや、出退勤、休憩時の過ごし方などに必要な情報や備品を準備します。また、業務に必要なツール（作業着などを含む）やアカウントなど、初日に困らないように整えておきます。

７）配属メンバーの人となりの把握
配属されるメンバーがどんな人なのか、前もって情報がもらえる場合は把握しておきます。

これらの準備は、特別なスキルがなくてもできることばかり。 でも、このひと手間が、育成の安心感とスムーズな立ち上がりを生み出します。

準備には手間と時間がかかりますが、一度準備の過程を経れば、その後は、引き継ぎや見直しなどがスムーズに行えるというメリットがあります。それゆえ「準備力」はOJTの土台と言えるのです。

次回は「関係性構築力」について、現場での実践例とともにご紹介します。

なお弊社では、OJTに必要な準備を体系的に進めるためのオンラインセミナーをご用意しております。是非ご活用ください。