会議を振り返る「２つの軸」〜その1 決定事項編〜
私たちは、仕事を行う上でよく「PDCA」という言葉を使います。
Plan（計画）-Do（実行）-Check（評価）-Action（改善）のサイクルを回し、経験と学習を進めながら仕事の質を上げていくことです。
ところが、会議でPDCAの重要性を説いている方でも、「会議自体のPDCA」を見落としていることがあるのではないでしょうか。
そこで、2回にわたって会議の「C」、会議の振り返り方について考えます。
会議を振り返るポイント
会議の運営のスキルを上げるのに振り返りは欠かせませんが、特に重要なのが次の「２つの軸」だと考えています。
まずは「決定事項」、そして「プロセス」です。
今回は特に前者の「決定事項」について考えます。
会議の決定事項を振り返る
これははある意味当たり前かもしれません。
「何が決まって、次に何をするのか」を振り返って参加者と共有しておくことが必要不可欠です。
この「決定事項」を振り返るポイントになるのは以下の２点です。
①会議時間中に振り返りまで行う
会議の決定事項を振り返る必要があるのは、ファシリテーターだけではなく会議参加者全員です。
今後何をする必要があるのか、決定事項を確認しておかないと「決まったはずなのに実行されない」事態になりかねません。
参加者全員が決定事項を振り返れるように、「会議の最後の５分は振り返りの時間」と決めてしまうことがコツです。
②決定事項は「誰が・いつまでに」をあわせて決める
もう一つ、決定事項の振り返りとして「決めたことを、会議後すぐ実行に移せる」状態であるかどうかを確認します。
会議で「何を」やるのかは決まっていても、「誰が、いつまでに」を決めていないケースが以外に多いもの。
強い物言いをすれば、「誰が、いつまでに」が決まっていない事項は決定事項とは呼べません。
また、何かの理由で会議中に決定事項を見い出せなかったら、その議題を次に扱うのかどうか、扱うのであれば次回までにどんな準備が必要か、そしてその準備を誰が担当するのかを決める必要があります。
この場合も、次回の会議までにやるべきことが人とセットで決まっている状態にします。
会議は事前の想定よりも時間がかかるケースが多いです。
時間に流された状態で何となく終了してしまうのではなく、議題が途中であっても「どこまで決まったのか」を全員が把握した状態で会議を終えるようにしましょう。
今回のポイント
・会議でも「振り返り」が重要
・決定事項は会議内に時間を決めて、「誰が・何を・いつまでに」をセットにして共有する
- モチベーション・組織活性化
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