できる営業パーソンがやっている５つの"手帳術"とは

こんにちは、高橋です。

皆さんも普段から手帳を活用していると思いますが、“できる営業パーソン”というのはどのように手帳を使っているのでしょうか。

5つの特徴に分けて解説していきましょう。

（１）さまざまな時間軸でスケジュールをとらえている

1日1ページ型の厚めの手帳もありますが、手帳を開いたときに1日のスケジュールしか見えないような手帳を使っていてはダメです。

営業活動では、週や月をまたぐような少し長めの取り組みが多くあります。
その際に、「どういった段取りで進行させていくか」という計画が立てづらくなってしまいます。

できる営業パーソンは、スケジュールを確認する際に「現状のステータス」をイメージしやすくするため、「月間」や「週間」なども織り交ぜながら時間を読んでいるのです。

（２）所要時間をビジュアル的にとらえている

営業パーソンに限らず、時間の使い方に長けている人は「スキマ時間」を上手に活用しています。上手に活用するには、どれぐらいのスキマがあるのか、そのスキマで何をすべきかを把握しているというわけです。

そのためにも、予定と予定の間にあるスキマ時間を一目で把握できるよう、ビジュアル化しているのが特徴です。色を付けたり図解化することで、案件によって所要時間を瞬時に把握できます。すると、その日の空き時間も読みやすく、スキマ時間に何をすべきか考えやすいというわけです。

「11:00 A社訪問」「15:00 B社訪問」などというように、文字だけで記述してしまうとスキマ時間が読みにくくなり、ぽっかり空いた時間を無駄にしがちなのです。

（3）TODOの管理を徹底している

やるべき業務は幾つもあると思いますが、つい「目の前の作業」から取り掛かっていませんか？ 「自分の好きな仕事」ばかり先にやっていませんか？

できる営業パーソンは、ただ予定を書き込むだけでなくTODOについて以下の確認事項も押さえつつ、同時に記入するようにしています。

■プライオリティの確認
取り組む仕事の重要度によってプライオリティ（優先順位）もしっかり決めます。例えば重要な仕事は赤文字にする、字を大きくする、A・B・Cなどとランクを追記するなど、プライオリティを明示する工夫をするのです。

■デッドラインの確認
仕事には概ね「いつまで」といった期限が存在します。今日中なのか、今週中なのか、今月中なのか、急がないのか。仕事の期限についても明確な区別をつけましょう。当然ながら期限が近いものほどプライオリティも高くなるわけです。

■ボリュームの確認
「タスク」とひとくちに言っても「一人で5分ほどでできるタスク」もあれば、「複数のメンバーの協力が必要なタスク」、「一人で取り組めるが8時間程度かかるタスク」など、ボリュームには違いがあるはずです。そういったボリューム感を認識することも大切です。

また、ボリュームが大きい仕事は細分化して小さなタスクにすることで、取り掛かりやすくなります。出来る限り細分化してとらえるようにしましょう。

（4）情報を常にアップデートしている

例えばお客様先に訪問する際、次のような情報をメモすることがあります。

・住所・部署名・駅の出口・順路・所要時間・お客様の特徴・会話の内容・・・

こういった情報は変化する可能性があります。しかし、変化しても更新されていない場合、改めて訪問する際に直前で慌ててしまうことになります。情報を常に進化させていれば、無駄な時間を使ってしまうことがなくなるのです。

お客様先に訪問する際には「ストレスをなくす」ことも重要です。お客様の情報を忘れてしまって、迷いながら時間ギリギリに到着したり、焦りながら訪問したり……、そんなことでは商談にも影響が出てしまいます。

これは自分で管理できる部分ですから、常に情報をアップデートして迅速に動けるようにしておきましょう。

（5）手帳を繰り返し見て覚えている

できる営業パーソンは、こまめに手帳を読み返して自分のスケジュールを暗記しています。つまり、“脳内に手帳が存在する”ことになっていきます。そうすることで、満員電車や入浴時など、手帳への書き込みができない時間にも情報を整理できる、というメリットがあります。

例えば、電車に乗りながらこんなことを考えます。

「来週の月曜日13時は、A社への訪問だったよな。A社といえば近くにB社もあるな。B社の部長は月曜日の午前中は必ず在社しているから、アポを取っておいて顔を出すと効率がいい。よし、電車を降りたらB社の部長に電話をしよう」

このように、頭の中で営業戦略、営業戦術を組み立てることができるのです。これは大きなアドバンテージになるはずです。

さらに言えば、手帳を繰り返し見ている人は手帳をすぐ取り出せるようにしています。そのためにも、スーツやバッグ、デスクでの手帳の定位置を決めていたり、常に筆記用具とセットにしていたり。機動力が高い状態を維持しているといえるでしょう。

いかがでしたでしょうか。
ぜひ、営業で結果を出すためにも、2017年をより充実した1年にするためにも、手帳を賢く使っていきたいものですね。

※この記事は『アルヴァスデザインHP メンバーズ・コラム』に掲載された内容を転載しています。