法定調書と社宅─(２)社宅代行会社に作成依頼できるのか

こんにちは、プレニーズ秋口です。

前回に引き続き、借り上げ社宅を運用されている企業様が関わる「法定調書」についての解説です。

借り上げ社宅を運用されている企業様においては、社宅管理を外部の「社宅代行会社」に委託しているケースも多いかと思います。では、社宅代行会社に法定調書の作成を任せることはできるのでしょうか。

(１)作成するのは"企業"自身
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結論から言うと社宅代行会社が調書を作成するのはNGです。

社宅代行会社は、契約手続き、入居者対応、賃料送金管理といった業務を請け負うことは可能ですが、法定調書の作成については税理士法の観点から“グレーゾーン”となります。そのため作成を依頼しても、基本的に受け付けてもらえない可能性が高いでしょう。

"最終的な申告責任は自社にある"という点を理解しておく必要があります。

「せっかく代行会社を契約しているのに、
面倒な書類の作成は自分でしなきゃいけないの！？」

……と思ったご担当者様もいらっしゃるかもしれません。
まるまる作成することはできませんが、お手伝いはできるのでご安心ください。

(２)社宅代行会社ができるサポート
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賃料送金を行っている代行会社は「何月に」「いくら」「どこへ」支払いをしたのか記録しています。この「代行会社が持っている支払い記録の提供」という形のサポートを受けることは可能です。

• いつ、どの貸主に、どの物件で、いくら支払ったかという「賃料送金記録」の提供
• 月途中で契約／解約があった場合の日割り賃料など、複雑な賃料計算の根拠データの提供
• 記載内容の不明点を質問する(例：「貸主」欄には管理会社と物件所有者どちらを記載すればいいのか)

こうした情報があらかじめ整っていることで、社宅ご担当者様が法定調書を作成する際の集計・記入作業がぐっと楽になります。

【 依頼時のポイント 】
社宅代行会社に対しては、以下のように依頼するのが効果的です。

「年間支払いの一覧表を出してほしい」
「○月分の日割り賃料を計算して教えてほしい」
「貸主ごとに支払総額をまとめたデータを提供してほしい」
……など

(３)なぜ代行会社の活用が合理的か
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• 支払い記録や契約・解約データなど、代行会社が既に一元管理している情報を活かせる
• 月途中で契約や解約があったケースや、複数物件・複数貸主を抱えるような管理ボリュームの大きい企業では、集計ミス・漏れを防ぎやすい
• 情報提供のみであれば、税理士法の問題に抵触せず安心

一番は"自社で情報整理しなくても済む＝業務削減になる"という点です。

せっかく業務削減のために代行契約しているのですから、「年に一回のことだし、これくらい自分でやるか……」と思わず、代行会社を積極的に活用しましょう！

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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