人事関連文書の整理・廃棄

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年度末の3月は、人事関連文書を整理・廃棄する時期です。文書の中には法律上、「保存期間」が定められているものがあります。従業員数や保管スペースなど社内の現状を鑑みて、自社としての「文書管理規定」を定め、保存文書と廃棄文書に分けて適切に対処します。

主要業務

(1)文書(書類)管理規定の策定
・法律で定められている保存期間を踏まえ、自社としての「文書(書類)管理規定」を作成する。

(2) 文書(書類)保存期間への対応（起算日、保存期間）

・人事関係

文書（書類）	起算日	保存期間
労働者名簿	労働者の退職、死亡の日	5年
雇入れ・退職に関する書類(雇用契約書、解雇通知など)	労働者の退職、死亡の日	5年
労働時間の記録に関する書類(タイムカード、残業命令書など)	労働者の最後の出勤日	5年
就業規則の作成・届出・変更	―	定めなし
時間外・休日労働協定届	協定の有効期限満了から	5年
派遣先管理台帳	派遣期間終了	3年

・給与関係

・社会保険関係

健康保険・厚生年金保険に関する書類(資格取得確認通知書、資格喪失確認通知書、被保険者標準報酬決定通知書など)	退職、解雇、死亡の日	2年
健康診断個人票	作成日	5年

・雇用保険関係

雇用保険に関する書類(被保険者関係以外)	退職、解雇、死亡の日	2年
雇用保険の被保険者に関する書類（離職票など）	退職、解雇、死亡の日	4年

・労働災害関係