出張費の相場はどれくらい？出張費の節約ポイント3つ

出張する社員が多い会社では、出張旅費規程や出張ガイドラインにおいて、出張費の上限を決めることで、さまざまなメリットが生まれます。出張費の上限を定める際や見直す際は、出張費の相場がどれくらいなのか、目安を知っておきたいものです。また、出張費の節約を考える場合には、出張費の上限額の設定以外にも、あらかじめ節約のための手を打っておくのがポイントです。

本コラムでは、出張費の相場や出張日当（手当）を定めるメリット、出張費節約のためのポイントを解説します。

出張における宿泊費と出張日当（手当）の相場

出張先や目的、宿泊があるかどうかによって出張日当（手当）の金額が変わりますが、まずは、一般的な出張における宿泊費と出張日当（手当）の相場を、国内と海外それぞれについて見ていきましょう。

出張日当（手当）のメリット

出張日当（手当）を定めると、会社、社員それぞれにとって金額面のメリットがあります。

節税になる

出張日当（手当）の額は、出張旅費規程による定めにより決まります。この出張旅費規程で出張日当（手当）を定めておくと、通常必要とされる範囲内については非課税対象となるため、出張日当（手当）を支給する会社としては節税になります。非課税となる旅費の範囲については国税庁の基本通達9-3に、詳細が記載されています。

出張社員の手取り額が増える

出張日当（手当）は給与ではなく、経費扱いになります。つまり、出張日当（手当）については所得税も住民税も引かれないため、出張日当（手当）を受け取る社員からすれば手取り額が増えます。

出張費を節約する3つのポイント

出張費の相場が気になる方の中には、出張費を削減したいという課題に直面しているケースもあるのではないでしょうか。そこで、できるだけ出張費を節約するためのポイントを3つご紹介します。

出張自体の削減

出張経費を節約したい場合、まずは出張自体を削減することが考えられます。出張削減に有効な方法としては、無駄な出張をなくし、Web会議で代替できるところは代替していくなどが挙げられます。

出張予約システムの導入 

出張予約システムを利用することで、法人向け運賃の利用が可能となるため、直接的なコスト削減効果が見込めます。また、管理者が手配状況を確認できることにより、出張者に「会社に見られている」意識が働き、出張旅費規程の遵守によるコスト削減や、カラ出張などの不正防止といったガバナンス強化にも貢献します。

出張管理（ビジネストラベルマネジメント：BTM）サービスの利用

そもそも、出張費の削減にどう手を付けたらよいか分からない場合は、出張管理（ビジネストラベルマネジメント：BTM）を行う旅行会社へ外部委託する方法があります。

BTMとは、企業の代わりに、出張に特化した旅行会社が、出張に必要な航空会社やホテルなどの予約手配・出張状況の分析・出張費削減のコンサルティングなどの出張関連業務を行うことを指します。国内出張の場合はオンラインで各自手配をすることが一般的ですが、海外出張の場合は手配が複雑になるため、プロフェッショナルに委託することで、出張費の節約効果が期待できるとともに、トラブル発生のリスクも減らすことができます。

まとめ

出張費の削減を実現させるためには、出張費の相場や自社の出張実績を踏まえて、出張費の上限額や適正価格を見直すことが重要です。さらに、大きな効果を出すために、システム導入や外部委託を検討してみてはいかがでしょうか。